Inbound - Auftragsabwicklung Red Bull

Hierbei handelt es sich um die spezifische Auftragsabwicklung der Importlieferungen.

Auftragseingang

Da es eine Datenverbindung zu unserem Kunden Red Bull gibt, können uns die Aufträge direkt ins System LBASE überspielt werden.

Auftragsannahme

Da Red Bull ein Key Account ist, wird der Auftrag automatisch angenommen.

Auftragsbearbeitung

Buchung

Die diversen Kerry Logistics Länderbetreuer schicken vor endgültiger Buchung eine Anfrage an uns.

Die Buchungsanfrage kann z.B. so aussehen:

new booking
Shipper:	Qianjiang Yongan Pharm. Co. Ltd
Consignee:	Red Bull
PO:	4850006034
Date of shipping advice :	2016.03.16
POL:	FOB Wuhan
POD:	HAMBURG
CARGO:	TAURINE
Scheduled pick up:	cargo will be ready on 23-Mar

We'll book as follows:
Ocean Carrier:	OOCL
ETD Wuhan:	25-MAR- 2016
ETD Shanghai:	01-APR- 2016
ETA Hamburg:	03-MAI- 2016

Es müssen immer folgende Informationen in der Buchungsanfrage enthalten sein:

• Anzahl der Container
• PO Nummer
• Reederei
• ETD
• ETA
• Abgangshafen POL

Anschließend wird geprüft ob die von Kerry Logistics angegebene Reederei verwendet werden kann.

Bei den Häfen Wuhan und Shanghai wird auf drei Reeder aufgeteilt.

Sind alle Daten korrekt, müssen diese noch wie folgt in unserem System LBASE eingetragen werden.

Hier muss in der Auswahlmaske die Ocean RB Sendungsübersicht ausgewählt werden um den Auftrag zu Suchen

in der Einzelsendung werden die Daten von ABS und EMPF in Sendungstyp ERF und die Reederei eingetragen

ABS = ETD

EMPF = ETA

Frankatur auf FOB oder CIF ändern

Status : halbfertig

Weiteres muss die neue Buchung noch bestätigt und in unserem Excelfile eingetragen werden.

Die Excel Liste Lieferungen Berger dient uns und Red Bull zum Überblick über alle aktuellen Lieferungen.

Shipment erfassen und übermitteln

Um ein Shipment erstellen zu können benötigen wir die pre alert Dokumente sowie die Packing List.

Die Packing List wird uns automatisch von den Lieferanten nach Verschiffung zugeschickt.

Die pre-alert Dokumente sollten wir spätestens am 4. Arbeitstag nach Verschiffung von Kerry Logistics erhalten. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen diese angefordert werden.

Master BL

House BL

Packliste

Haben wir diese Dokumente erhalten, so beginnen wir mit der Erstellung des Shipments.

Grundsatzregel: 1 PO item z.B. 4850006034-10 = 1 Shipment = 1 Container ABER 1 PO (= Purchase Order) kann mehrere Items z.B. 480006034-10 bis 480004850-60 haben.

• Sendung:
• Typ auf Einzelsendung
• Verkehr auf Container Import
• in der Einzelsendung müssen folgende Daten ergänzt werden:
• CTPOD - DUMMY CT - ETA
• CAR2 - 133211 - ETA - ETA + 20 Tage
• CAR3 - DUMMY CAR - ETA - ETA + 20 Tage
• CD - 109679 - ETA
• LCD - 106711 - ETA
• EMPF - ETA + 10 Tage
• in Attribute Red Bull Pick up Date = Loading date in Packliste

Daten mit F10 speichern

Um eine Seefrachtbuchung zu erstellen in der Sendungs-Übersicht auf den Button "Neu" klicken und folgende Daten eintragen:

• Typ: Seefrachtbuchung
• Verkehr: Buchung
• Suchbegriff: PO-Nummer
• POL - Abgangshafen - ETD
• POD - Hamburg (103619) - ETA
• CAR1 - Reederei - ETD - ETA
• bei Referenz Nummer im CAR1 die Freistellnummer eintragen
• Frankatur: 991
• Schiff + Voyage Nummer
• Attribute - DEM + DET
• Status auf halbfertig

Damit die Seefrachtbuchung zugeordnet werden kann, in der Sendungsübersicht auf den Button "Zuordnen" und bei Sendungs ID die Nummer vom Shipment suchen um die Buchung zuzuordnen muss ein Doppelklick auf das Shipment erfolgen

Danach muss in der Einzelsendung die Containernummer, Siegelnummer + Buchungsnummer eingetragen werden. Containernummer + Sieglenummer immer von der Packliste verwenden.

Anschließend können die Tagespreise erfasst werden.

• • Verkaufspreis lt. Pricefile eingeben
• Text für Rechnung muss in Abrechnung - Gesamtinfo - Fußtext eingetragen werden
  • FOB/CIF Land - Reederei
  • Die Verrechnung der Nachlaufkosten und eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung.
  • Nachlaufkosten lt. Pricefile eingeben
• Text für Rechnung muss wieder in Abrechnung - Gesamtinfo - Fußtext eingetragen werden
  • FOB/CIF Land - Reederei
  • Die Verrechnung eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung.

Packing List

Die Lieferanten müssen nach erfolgtem "pick-up" uns eine Packliste mit folgenden Informationen übermitteln:

• SSCC Nummer
• EAN Nummer
• Mat. Bezeichnung
• Charge
• MHD
• Netto-KG
• Verp. Type
• Pal. Type

Ist diese korrekt muss sie wie folgt ins LBASE eingefügt werden:

• Packliste auf Desktop speichern
• aus dem Ordner "C:\Java_Car_O" das Program PacklistenImport_LBase_v0.8_Prod öffnen
• das gespeicherte Excelfile vom Desktop in das Program ziehen

• Kontrolle LBASE ob Packliste richtig ins System übernommen wurde

Wenn Packliste richtig importiert wurde, kann in der Seefrachtbuchung die TPV erstellt werden.

• TPV: 960_RBIP
• Status: Fertig

Übermittlung an RB

• nach Erstellung der TPV in die Einzelsendung um auf die LA-Übersicht zu kommen.
• hier muss die Fahrt der Seefrachtbuchung geöffnet werden
• in der Fahrt der Seefrachtbuchung anhand des Import Preisfiles die Tagespreise erfassen
• Kerry Kosten von USD 27,50 müssen auch eingetragen werden
• Kosten werden auf Status "Fertig" gesetzt
• nun in der Fahrt den Status "auf Fahrt" ändern
  • es wird ein Feld geöffnet wo die BL-Nummer und das BL-Datum eingetragen werden müssen

Nach erfolgter Eingabe der Daten werden an Red Bull folgende Statusnachrichten übermittelt:

1. SHPCON Packliste
2. Shipment Anlage

ACHTUNG: Bei Übermittlung dieser Nachrichten muss die oben genannte Reihenfolge strikt eingehalten werden!

Dokumente/Verzollungsauftrag

Spätestens am Tag an dem der Container am POD ankommt, sollten wir die Original Dokumente (Rechnung, Packliste, Certificate of Origin, B/L) erhalten.

Achtung: Lautet der Empfänger Rauch Wídnau, erhalten wir keine Originale diese werden direkt in die Schweiz geschickt. Hier verzollt der Empfänger selbst.

Bei RB Importen nach Ludesch müssen wir die Papiere per DHL an TISA Wolfurt schicken. Am Wichtigsten hierbei ist, dass das „Certificate of Origin“ als Original geschickt wird, die restlichen Dokumente können auch Kopien sein.

Weiteres bleibt immer ein Original des BL's, der Rechnung und der Packliste bei uns.

Sobald die Docs sortiert wurden muss noch der Verzollungsauftrag per Mail an unser Büro in Ludesch geschickt werden.

Freistellungen

Jeden Montag (interne Regelung) schicken wir für die Aufträge, welche in den nächsten 14 Tagen am Hafen ankommen sollen die Freistellungsaufträge an die Reedereien.

Der Freistellungsauftrag dient dazu:

1. dass die zuständige Reederei die Container an RCO freistellt
2. dass unser Bahnoperator RCO die Container im Hafen übernehmen darf
3. dass die Reederei weiß in welchem Depot der Container zurückgegeben wird

Der RCO-Transportauftrag dient dazu:

1. dass RCO weiß, dass Container in Hamburg ankommen
2. dass der Auftrag von RCO gebucht werden kann
3. dass RCO, die Container ex HAM auf die Züge planen kann

Arbeitsablauf Die Verschiffungsdaten werden mit der BL-Nummer auf der Reederei Seite geprüft ob Verschiffungsdaten gleich geblieben sind wie von uns erfasst. Danach das Schiff auf den Hamburg Terminal Seiten tracken, damit das genaue Ankunftsterminal bekannt ist. z.B.: CTB, CTA oder CTH

• wenn CTPOD bekannt in die Einzelsendung und den CTPOD von Dummy auf Terminal ändern
• in der Seefrachtbuchung neue Zeile erstellen
  • CTPOD - Terminal - ETA - Freizeit am Hafen
• in die LA-Übersicht, da in der einstufigen Disposition im Bahnauftrag ebenfalls das Terminal geändert werden kann.
• ist das Terminal geändert, muss man in die Fahrt der Bahn
  • Tagespreise - Preise lt Preistableau RCO und Ein-und Auslagerungsgebühren von 8,50 EUR eintragen
  • ebenfalls müssen für Terminal Wolfurt Kranungskosten von 27.50 EUR erfasst werden
• Status kann auf "in Vorbereitung" gesetzt werden damit der Transportauftrag für die RCO erstellt wird.
• in der Fahrt Übersicht den Button Container Freistellungsmail drücken
  • hier erhalten wir automatisch ein Mail vom System

MBL muss aus den E-Mails gesucht werden, da dies für die RCO und für die Reederei zum Schicken benötigt wird.

Freistellungsmail Reederei

Freistellungsmail RCO

Buchungsbestätigung

Normalerweise bekommen wir noch am selben Tag an dem der Transportauftrag rausgeschickt wurde, die Buchungsbestätigung. Ansonsten wird uns die BUBE am nächsten Tag zugeschickt.

• im Cockpit bei der Fahrt für die RCO die Plan Daten auf den geplanten Abgang von RCO ändern
• auf der Fahrt vom Frächter die Zeiten vom Terminal Wolfurt auf die geplante Ankunft in Wolfurt ändern

ETA Kontrolle

Es ist wichtig, dass das ETA laufend überprüft wird, da immer wieder Änderungen vorkommen. Sollte ein Schiff früher am POD ankommen und es wird nicht bemerkt, können hohe Lagergelder anfallen.

Eine Info von Seiten der Reederei bekommt man selten bzw. nie.

Daher müssen die Aufträge regelmäßig mit Hilfe der Reederei Websites überprüft werden.

Ändert sich ein ETA (Voraussichtliches Ankunftsdatum) oder steht ein ATA (Definitives Ankunftsdatum) fest, so ist dies natürlich im LBASE und im Excelfile zu aktualisieren.

1. hierzu wieder ins Cockpit einsteigen
2. ist ein ETA zu ändern die Planzeiten auf der Fahrt des Reeders ändern
3. auf der Fahrt von der Seefrachtbuchung sind beim ATA die "Ist Zeiten" einzutragen
4. anschließend das Shipment Ende schicken und den Status auf "in Kontrolle" setzen

Wurde ein ATA eingetragen, sind noch folgende Schritte zu beachten:

1. auf der Fahrt von der RCO muss noch eine Nachlauf Anlage geschickt werden

RCO Änderungsinformation

Es kann auch vorkommen, dass sich eine Schiffsankunft ändert und dadurch der geplante Zug nicht erreicht werden kann. Wenn dies der Fall ist, schickt RCO per Mail eine Änderungsinformation. Im System müssen die gleichen Felder wie bei der Eingabe der Buchungsbestätigung auf die neuen Abgangsdaten im Hafen angepasst werden.

RCO Laufinformation (Turn out)

Nachdem RCO die Bestätigung hat dass der Container am Hafen verladen worden ist, erhalten wir die Laufinformation.

Anhand dieser Information geben wir folgende Daten im Cockpit auf der Fahrt der RCO ein:

• Ist-Zeiten werden eingetragen
• in der Fahrt der RCO wird die Waggonnummer eingetragen

Anschließend wird an RB das Nachlauf Update geschickt

Anlieferung beim Empfänger

Wenn wir von RCO die definitive Abgangsmeldung erhalten haben, wird der Zustelltermin bei Simone Eugster angefragt.

Achtung: Handelt es sich bei der Entaldestelle um Rauch Widnau muss ein Mail an Thomas Reuter von Rauch gesendet werden.

Sobald wir den definitiven Zustelltermin erhalten haben, muss im System noch folgendes erfasst werden:

• im Cockpit in der Fahrt vom Frächter die Plan Daten auf den Zustelltermin ändern
• ändert sich der Empfänger von Site 1 (RBIP) auf Site 2 (RBLC) muss dies in der Einzelsendung und einstufigen Disposition geändert werden

Anschließend senden wir den Transportauftrag an den Frächter. Wichtig ist, dass Ludesch im CC ist, damit diese wissen ob der Termin vom Frächter bestätigt wurde und welcher Frächter den Container fährt

Am Tag der Zustellung muss beim Frächter überprüft werden ob dieser den Termin einhalten kann.

Verzollung

Die Verzollung sollte spätestens einen Tag vor Zustellung erfolgen.

Hierfür benötigt unser Büro in Ludesch die Frachtbriefe, welche wir nach Ankunft des Containers in Wolfurt erhalten und an die allgemeine E-Mail Adresse von Ludesch weiterleiten.

Nachdem die Container verzollt wurden, erhalten wir eine Importanmeldung und einen Abgabenbescheid. Diese Dokumente sind im Logistik Ordner abzuspeichern und müssen monatlich an RB geschickt werden.

Die MRN Nummer muss noch im System (in der Einzelsendung) und in der Bergerliste erfasst werden.

Abrechnung Nachlauf

Am Tag an welchem der Container beim Empfänger angeliefert wurde, wird der Nachlauf abgerechnet.

Hier ist folgendes im Cockpit zu bearbeiten:

• auf der Fahrt vom Frächter das Datum bei den Ist-Zeiten eintragen und den Status auf in Kontrolle setzen

• auf der Fahrt von der RCO muss der Status auf in Kontrolle gesetzt und das Nachlauf Ende verschickt werden

• in die Einzelsendung - in die Tagespreise - auf die Abrechnung bei den Nachlaufkosten und den Status auf Fertig setzen

Durchführung und Überwachung des Transportes

Übermittlung der ATB Nummern

RCO benötigt die ATB Nummern für die Abnahme des Containers am Hafen. Am Eurogate wird noch zusätzlich eine PIN-Nummer vom Reeder benötigt, damit der Container abgenommen werden kann.

Die Nummern müssen zweimal wöchentlich (meist Dienstag und Freitag) verschickt werden.

Die ATB's findet man auf den Webseiten der Reederein oder werden von den Reedereien per Mail zugeschickt. Diese einfach kopieren und an RCO senden.

Um einen besseren Überblick zu haben, tragen wir dies noch in unserer Liste ein.

Anfordern von Packlisten und Pre Alerts

Am Dienstag und Freitag muss immer überprüft werden ob noch Packlisten und Pre alerts fehlen.

Die fehlenden Packlisten werden bei Red Bull angefordert und die Pre Alerts bei Kerry.

Listen

• Liste Lieferungen Berger Red Bull (im Logistik Ordner)
• Update Liste Mix Fruit Flavour Zustelltermine

O.a. Listen sind wöchentlich zu versenden, diese sind einfach zu aktualisieren, kontrollieren und lt. Vorlage zu verschicken.

Sobald die Lieferungen Berger Red Bull Liste versendet wurde, müssen die farbigen Felder wieder weiß markiert werden.

Bekanntgabe der Abnahme und Erfassung der Lagergelder

Einmal pro Woche werden die anfallenden Lagergelder auf der Fahrt von der Bahn erfasst.

Hier gilt wie folgt:

Tag 1 bis 10: 1,71 EUR pro Tag und Container ab Tag 11: 3,42 EUR pro Tag und Container

Das Lagergeld wird hier ab dem 7. Tag mit 3,50 EUR pro Tag und pro Container abgerechnet.

Gefahrgut

zum Gefahrgut gehört das Produkt Mix Fruit Flavour (Aroma) Für diese Aufträge benötigen wir für die Verzollung ein IMO

• für Ludesch Aufträge bekommen wir diese mit den Originaldokumenten mitgeschickt
• bei Widnau Aufträgen erhalten wir diese per Mail
  • die Gefahrgutklasse kann im LBASE bei Gefahrgut erfasst werden

Caffeine wurden als Gefahrgut verschifft - wird jedoch mittlerweile als NON IMO vom Lieferanten selbst verschifft. Hier erhalten wir die Aufträge CIF Hamburg. Der Lieferant schickt uns die Packliste mit dem BL als PDF - danach kann der Auftrag im System erfasst werden. Ab Hamburg wird der Transport wieder von uns übernommen.