Monatsabschluss

Hier wird der Ablauf zur Abwicklung des Monatsabschluss im lbase TMS beschrieben. Geltungsbereich: Berger Logistik Österreich und Berger Logistik Deutschland.

Input

Gebuchte Eigen- und Fremdbelege, sowie Eingangsvorschauen .....

Output

Kostenstellenbezogene Buchungsjournale für die EFP-Kosten, Umsatz- und Erlösabgrenzungen, Kostenverteilung durch interne Umlagen (AB/IN).

Ablauf

Der Ablauf innerhalb der Verrechnungsabteilung muss zwingend nach dem nachfolgend beschriebenen Schema durchgeführt werden.

Die RACI Matrix zu den Aufgaben ist hier:

Stopp Faktura Ausgangsrechnungen und Verbuchung von Eingangsrechnung

Der Monatsabschluss beginnt mit dem Stopp der Rechnungserstellung, Erstellung von Gutschriften und der Verbuchung von Eingangsrechnungen aus dem Intex Workflow.

FIBU - Überleitung

Übergabe der letzten Belege an die Finanzbuchhaltung. Bei der Übergabe werden Eigenbelege (Ausgansrechnungen) und Fremdbelege (Eingangsrechnungen) mittels einer CSV Datei an die FIBU übermittelt.

Die Überleitung wird für die Berger Logistik Deutschland und die Berger Logistik Österreich in separaten Modulen aufgerufen.

Anpassung Firmenstamm

Monatsabschluss Rohertragskontrolle

LI Modul ausführen. Menie!

Abgrenzungen

Dieses Abgrenzungsmodul ermittelt im lbase die Werte für:

• Erlöse, die noch nicht an die Fibu übergeben wurden (egal ob bereits eine Beleg-Nr. vergeben wurde). Spalte Sachkonto = UMSATZ
• Erlöse einer Folgeperiode, die bereits an die Fibu übergeben wurden. Spalte Sachkonto = UMS_FP
• Kosten aus Eingangsvorschauen (EV) auf Sendungen, die noch keinem Eingangsbeleg zugeordnet sind. Spalte Sachkonto = KOSTEN
• von den Fahrten auf die Sendungen umgelegte Plankosten/Eingangsvorschauen (AB/IN mit Spesencode 2260). Spalte Sachkonto = KOSTEN
• von den Fahrten auf die Sendungen umgelegte Istkosten/Eingangsrechnungen einer Folgeperiode, die bereits an die Buchhaltung übergeben wurde (AB/IN mit Spesencode 2270). Spalte Sachkonto = KOSTEN_FP

Eine detailliertere Anleitung zu dem Abgrenzungsmodul findet ihr hier Abgrenzungsmodul_Lbase

Ausführung des Moduls BL_ABGRENZ

Das Abgrenzungsmodul BL_ABGRENZ wird über den allgemeinen Modulaufruf unter dem Reiter "Lbase Auftragsbearbeitung" geöffnet.

Anschließend muss der Haken bei "nur Firmenmodule suchen" entfernt werden und mit F5 kann man die Module auswählen.

Dann nach dem BL_ABGRENZ Modul suchen und mit OK bestätigen.

Ein vor befülltes Dialogfeld öffnet sich, wo die Parameter des Abgrenzungszeitraums aber veränderlich sind.

Durch die Bestätigung mit Ok wird der Lauf ausgeführt.

Ist für den zeitraum bereits ein Abgrenzungslauf erstellt worden, wird kein neuer Lauf ausgeführt und folgende Infomeldung erscheint.

Nach dem Ausführen des Moduls werden die Abgrenzungslisten erstellt und können über die Allgemeinen Funktionen unter dem Reiter Lbase Auftragsbearbeitung exportiert werden.

Erstellung Buchungsjournal Abgrenzungsliste

Es gibt 2 Anzeigearten auf den gleichen Datensatz. Die BL_ABGRENZUNGSLISTE_KONTROLLE enthält alle Positionen mit Sendungsbezug. Sie dient der Prüfung der Abgrenzungslogik. Die andere Anzeigeart ist die BL_ABGRENZUNGSLISTE. Diese Liste enthält kumulierte Werte auf Aggregation der Kostenstellen. Sie dient der FiBu für die monatlichen Buchungen auf Ebene der Kostenstellen.

Die Liste kann auf das Abgrenzungsdatum über einen Filter eingeschränkt werden. Das Datum ist der Monats Letzte des Abgrenzungsmonats.

Die letzte Laufnummer ist immer der aktuelle Abgrenzungslauf.

Die Liste kann wie alle anderen Tabellen im lbase auch, direkt über die Funktion nach Excel exportiert werden.

EFP Buchungsbeleg

Der EFP Buchungsbeleg dient der FIBU bei der Buchung der Kosten aus Fahrten des Eigenfuhrparks.

Ausführung des Moduls für Erstellung des Buchungsbelegs EFP

Das Modul wird über den allgemeinen Modulaufruf ausgeführt.

Dort das Modul BL_EFP_BELEG auswählen und bestätigen.

Das „Sendungsdatum von“ ist immer der erste Tag des aktuellen Monatsabschluss.

Das „Sendungsdatum bis“ ist immer der letzte Tag des aktuellen Monatsabschluss.

Der Beleg ist erstellt nach der erfolgreichen Meldung

Erstellung des Buchungsbelegs EFP

Allgemeine Auswahl – Anzeigeart

In der Auswahl wird die Anzeigeart „BL_EFP_BELEG“ ausgewählt, das Datum der EFP Belege eingetragen, also das Monatsende des Buchungsmonats und bestätigt.

Nachdem die Liste angezeigt wird, muss diese als Excel exportiert werden.

Der Export erfolgt wie bei allen Anzeigearten im Lbase über das Menü.

Diese Auswertung ist die Buchungsgrundlage für Abgrenzungsbuchungen in der Finanzbuchhaltung und muss nach dem Export an die FIBU übermittelt werden.

Die Auswertung kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt nach dem Monatsabschluss erstellt werden.

Umbuchungsliste interne Umlagen auf Kostenstellen

Diese Auswertung ist die Buchungsgrundlage für Umbuchungen von Kosten auf der Ebene von Kostenstellen. Hier muss kein Modul ausgeführt werden sondern nur die Liste aus der Anzeigeart exportiert werden.

Allgemeine Auswahl – Anzeigeart „BL_Umb.Liste_interne_Umlage_KST“

Anschließend den Abschlussmonat in den Filter Buchungsmonat eintragen und mit OK bestätigen.

Die erzeugte Liste wieder exportieren und an die FIBU übermitteln.

Hinweis: Durch die Verbuchung von Eingangsrechnungen auf Fahrten wird in der Finanzbuchhaltung die Kostenstelle der Fahrt mit den Kosten belastet. Wenn sich auf einer Fahrt Sendungen (Transport-LAs) unterschiedlicher Arbeitsgruppen befinden, ist die Kostenbelastung in der Finanzbuchhaltung (systembedingt) falsch. Dies wird durch diese Umbuchungsliste korrigiert.

Ende Monatsabschluss

Wiederaufnahme Faktura Ausgangsrechnungen Wiederaufnahme Verbuchung von Eingangsrechnungen

Verantwortlicher

Menekse Lacin