Visits Seefracht FCL - Auftragsabwicklung

Hierbei handelt es sich um die Auftragsabwicklung von Containertransporten im Visits Bereich.

Ablauf

Die Red Bull Werbematerial (VISITS) Container werden bei der Firma BLS Logistics in Hamburg in Container verladen und zu den verschiedenen Destinationen verschickt. Sobald wir die Aufträge von Red Bull erhalten, organisieren wir die Transporte.

Auftragseingang

Aufträge werden uns von Red Bull ins System übermittelt - Org. Einheit: AG RB Ocean One Step, Verkehr: Container Export

Wir erhalten öfters Visits + Fertigwarenbeiladungen (Truck). Die Aufträge werden ohne Org. Einheit und Verkehr eingespielt, deshalb suchen wir die Aufträge nur mit Suchfeld Niederlassung: NL Woergl und der Lieferscheinnummer.

Auftragseröffnung

Wenn der neue Auftrag in unser System übermittelt ist, erhalten wir vom CSC Team ein Mail mit der Lieferscheinnummer. Danach können wir mit der Organisation des Transportes beginnen. Erhalten wir kein Mail, fragen wir bei den zuständigen Länderbetreuerin im CSC nach.

Nach Erhalt der Freigabe kontrollieren wir die Daten im Auftrag:

• Container Typ: Art des Containers erfassen - Info bezüglich Containerart wird von RB im Typ ERF Sendungstext übermittelt
  • 20'BX = 20B
  • 40'BX = 40B
  • 40'HC = 40H

• Status - von Erfasst in Halbfertig ändern

Auftragsannahme

Da Red Bull ein Key Account ist, wird der Auftrag automatisch angenommen.

Auftragsbearbeitung

Buchung des Auftrages bei der Reederei

Wir buchen mit der Reederei, die im Seafreight Pricefile als Prime1 nominiert ist.

Anschließend suchen wir uns auf der Reederei Homepage ein passendes Schiff. Bei der Wahl des Schiffes ist die Aviso Zeit bei BLS (72 h) sowie der Vorlauf von BLS zum Hafen zu beachten.

Buchungsanfrage

Die Buchungsanfrage können wir über die Inttra Schnittstelle im System buchen. Dafür müssen wir die Seefrachtbuchung erstellen und der Plansendung zuordnen.

Erstellung der Seefrachtbuchung

Pro Container wird eine Seefrachtbuchung erstellt.

Org. Einheit = AG RB OneStep
Typ = Seefrachtbuchung
Verkehr = Buchung
Suchbegriff = Lieferscheinnummer
LCD = bei Lieferungen ex BLS immer ein Depot in Hamburg (dieses gibt uns die Reederei in der Buchungsbestätigung bekannt)
CTPOL = das Terminal wo der Container auf das Schiff geladen wird (steht entweder bereits auf der Website oder folgt mit der Buchungsbestätigung)
POL, POD, evtl. VIA1 etc. = Port of Loading, Port of Discharge und evtl. Umladehäfen
CAR1 = Reederei
Frankatur = 991 und der Lieferort im Epfangsland
TPV = 960VIS_DIR für Verschiffungen ohne Umladehäfen
TPV = 960VIS_V1 für Verschiffungen mit Umladehäfen
Schiff 1 / Voyage = Schiffsname und Voyage, falls mehr Schiffe sind bei Schiff 2 / Voyage und Schiff 3 / Voyage eintragen
POL = Abgangshafen
Staus = erfasst

Speichern und der Planungssendung zuordnen.

Buchen via Schnittstelle Inttra

Beim Buchen über die Schnittstelle müssen beide Felder Datum von und Datum bis ausgefüllt werden.

Typ = INT1
Sendungstext = hier schreiben wir das gewünschte Freistelldatum und Leerdepot, von wem die Buchung beantragt wird plus Vistis Email und ggf. weitere Infos die die Reederei brauchen könnte
Attribut Movement Type = mit F5 den passenden Movement Type auswählen
Attribut Inttra Kontraktnummer = die Filing Ref. der Reederei eintragen

Die Seefrachtbuchung auf Halbfertig speichern und dadurch wird automatisch die Anfrage an die Reederei gesendet.

Erhalt der Buchungsbestätigung / Abklärung Ladetag

Nach Erhalt der Buchungsbestätigung von der Reederei fragen wir ein Ladefenster bei BLS an. Bei Abklärung des Ladetages muss das Closing berücksichtigt werden. Lt. interner Regelung laden wir bei BLS normalerweise 48 Stunden vor Closing. Weiters müssen die lagergeldfreien Tage im Hafen beachtet werden.

Nach Erhalt des Ladefensters vervollständigen wir den Auftrag im System. Dafür öffnen wir die Seefrachtbuchung und kontrollieren alle Daten mit der PDF Buchungsbestätigung oder Emailbestätigung der Reederei. Durch die Schnittstelle wird die Buchungsnummer bereits bei Referenz Nr. im Feld LCD, CTPOL und CAR1 eingespielt. Anschließend setzten wir den Status auf Fertig und die Hauptlauf Einzelsendung (Letra_MLP_01) wird automatisch erstellt.

Abwicklung der MLP_01 Einzelsendung

Mit Strg + U sehen wir die Fahrtnummer und öffnen im Reiter das Feld Fahrt und geben die Fahrtnummer ein.
In der Fahrtauswahl übermitteln wir die Shipment Anlage an Red Bull.
Anschließend tragen wir laut Pricefile die Verkaufspreise in die Einzelsendung (Abrechnung halbfertig) und die Einkaufspreise (Abrechnung fertig) in die Fahrt ein.
Die Fahrt bleibt bis zur Verschiffungsbestätigung auf Status geplant.

Empfänger + Red Bull über Abholtermin/Schiffsdaten informieren

Laut Factsheet vom jeweiligen Land senden wir die Verschiffungsdaten an die zuständigen Personen.

Abwicklung des Vorlaufs PLP_01 im System

Unser Hauptfrächter is A&A Transporte, Alternativen sind EKB und Contlog. Durch das verschicken der Shipment Anlage wird der Vorlauf ( meistens innerhalb von einer Stunde von Red Bull übermittelt.

Auftrag öffnen und folgende Felder ändern/erfassen:

ABS = Ladefenster von-bis eintragen
LCD = Datum von Leercontainer Pick up kontrollieren
CTPOL = Datum von Closing am Terminal kontrollieren
EMPF = ETA Datum im Empfangsland eintrage
CAR1 = Frächter Adress ID eintragen und bei Datum von das LCD Datum eintragen, bei Datum bis das Closing Datum eintragen
CTPOL = das Terminal wo der Container auf das Schiff geladen wird (steht entweder bereits auf der Website oder folgt mit der Buchungsbestätigung)
TPV = 960VIS_FCL
Attribut Verpack = mit F5 das oberste Feld (HUTRU101) auswählen
Attribut keine Kundenabrechnung = heutiges Datum/User Kürzel
Staus = fertig

Über LA Übersicht die Fahrt aufrufen, Vorlauf Anlage übermitteln und in der Fahrt den Fahrtpreis (Abrechnung Fertig) eintragen. Fahrt Statuswechsel von Geplant auf auf in Vorbereitung setzen und dadurch bekommen wir vom System den PDF Auftrag für den Frächter erstellt und an das jeweilige E-Mail Postfach geschickt. Da der automatisch erstellte Auftrag aus dem System für manche Frächter schwer zu lesen ist, schreiben wir die wichtigsten Daten ins E-Mail und versenden es dann mit dem PDF Auftrag im Anhang.

Loading Details von BLS:

Am Ladetag erhalten wir die „Loading Details“ von BLS in denen CTR Nummer, Siegelnummer und Packstückanzahlen des Auftrages vermerkt sind.

Wenn wir die Loading Details von BLS erhalten, hat BLS alle Dokumente für den Auftrag in der Datenbank hinterlegt:

Datenbank BLS

• Senator Homepage
• Username: ld-berger
• Passwort: be1056

Sobald die Dokumente in der Datenbank sind, laden wir die Ausfuhr und die VGM Excel Datei auf den Desktop herunter.

Vervollständigung Hauptlauf und Vorlauf

Containernummmer, Siegelnummer, Staumaterial und VGM in den Einzelsendungen MLP und PLP eintragen. PLP Update über die Fahrt an RB schicken.

VGM Übermittlung

Seefrachtbuchug markieren und über den Modulaufruf Modulname Inttra VGM auswählen

B/L Instruktionen

Weiters müssen nach Erhalt der Loading Details, die BL Instruktionen an die Reederei übermittelt werden:
Diese müssen auf der Internetseite INTRA Shipping Instructions- Create New SI an die jeweilige Reederei übermittelt werden.
Pro Destination haben wir Vorlagen im INTRA hinterlegt, diese müssen verwendet werden und mit Container-, Siegelnummer, Packstückanzahlen, HS-Codes, etc… ergänzt werden.

BHT / ZAPP Erstellung

Eine Mail mit den Anhängen Buchungsbestätigung, Ausfuhr und VGM Excel File an zoll@berger-logistik.com schicken

Gate In + Zollfreigabe kontrollieren

Nachdem der Container bei BLS geladen wurde, wird dieser von unserem Frächter zum Hafen gebracht.
Wenn der Container „Gate In“ hat, müssen wir dieses Datum + Uhrzeit im System eintragen und an RB Vorlauf E´nde übermitteln.
Somit ist der Vorlaufauftrag abgeschlossen.

B/L

Drei Tage vor Verschiffung sollten wir einen Vorabzug des B/L bekommen. Diesen schicken wir zur Kontrolle entweder direkt ins Land oder an die zuständige Person im CSC. Kategorie:Factsheets Red Bull

Sobald wir vom CSC oder dem Empfangsland das Okay für den B/L draft erhalten haben, geben wir dieses Okay an die Reederei weiter und geben ihnen auch gleichzeitig bekannt ob wir ein Express oder Original B/L (siehe auch Kategorie:Factsheets Red Bull) benötigen.

Das Original B/L sollten wir, ein paar Tag nach Schiffsabgang erhalten. Sobald wir es erhalten, schicken wir es per TNT direkt ins Land oder zu RB Fuschl (siehe auch Kategorie:Factsheets Red Bull).

Weiters schicken wir nach Erhalt des Original oder Express B/Ls ein Shipping advice (=pick up confirmation incl. documents) raus. Bei diesem Mail wird das B/L sowie alle Dokumenten und Bilder, welche sich auf der Datenbank von BLS befinden, als Anhang mitgeschickt.
Falls ein Original BL verschickt wird, schreiben wir auch die TNT Tracking Nummer im Mail dazu.

Nachbearbeitung des Transportes

Felder im Shipment pflegen
Informationen zur Pflegung diverser Shipmentfelder erhalten wir entweder auf der Reederei Homepage mittels Tracking oder auf Anfrage direkt von der Reederei.

• ATD: spätestens zwei Tage nach geplantem ETD sollten wir die Bestätigung haben, dass der Container verschifft wurde - genaues "Abgangsdtaum" wird hier eingetragen, sollte der Container nicht abgegangen sein, so müssen wir das ETD updaten
• wir der Container umgeladen so müssen auch die Felder Via1 ATA sowie ATD gepflegt werden
• ATA: spätestens zwei Tage nach dem geplanten ATA sollten wir die Bestätigung haben, dass der Container am POD angekommen ist - genaues "Ankunftsdatum" wird hier eingetragen, sollte der Container nicht angekommen sein, so müssen wir das ETA updaten

Nach jeder Änderung muss ein Shipment Update geschickt werden, damit Red Bull die neuen Informationen erhält!

siehe auch

• Visits_Seefracht_LCL_-_Auftragsabwicklung

Verantwortlicher

René Göltl