Visits Seefracht LCL - Auftragsabwicklung

Hierbei handelt es sich um die spezifische Auftragsabwicklung von LCL Containertransporten in der Seefracht.

Ablauf

Wenn nur einige Paletten Red Bull Werbematerialien verschickt werden sollen und diese einen Container nicht ausfüllen, werden diese per LCL (Stückgut) verschickt.

Die Info ob der Auftrag per LCL verschickt werden soll, erhalten wir von Red Bull.

Auftragseingang

Wir bekommen die Anfragen für ein Angebot per E-Mail und fragen dies beim Co-Loader an. Wenn wir das Angebot vom Co-Loader erhalten verfassen wir unser Angebot und geben es an Red Bull durch. Wenn der Auftrag an uns vergeben wird bekommen wir die Info über Email.

Wird die Sendung von BLS weggeschickt bekommen wir den Auftrag im System mit Übermittlung. Alle anderen Standorte müssen wir selber im System ohne Übermittlung erfassen.

Angebotsvergleich:

Sobald wir ein Offert von einem unserer "Partner" erhalten haben, öffnen wir die Kalkulation um die EK und VK zu kalkulieren. Diese sind im Ordner Logistik - RB Visits - Angebote Visits_Seefracht gespeichert.

ACHTUNG: linke Spalte = USD Preise / rechste Spalte = EUR Preise -> muss unbedingt unterschieden werden, da ansonsten der Vergleich falsch ist!

Auftragseröffnung

Nach Erhalt der Freigabe kontrollieren wir die Daten in der Planungsendung:

• Verkehr: Less Container Load Export
• Status: halbfertig

Auftragsbearbeitung

Die Fracht bei den Co-Loadern auf der Website oder per Mail einbuchen.

Erstellung der Seefrachtbuchung:

Nach Erhalt der Buchungsbestätigung von unserem Partner muss die Seefrachtbuchung erstellt und der Planungssendung zugeordnet werden.

Die Daten aus der BuBe entnehmen und anschließend auf erfasst speichern.

Abwicklung der MLP_01 Einzelsendung

Mit Strg + U sehen wir die Fahrtnummer und öffnen im Reiter das Feld Fahrt und geben die Fahrtnummer ein.
In der Fahrtauswahl übermitteln wir die Shipment Anlage an Red Bull.
Anschließend tragen wir laut Pricefile die Verkaufspreise in die Einzelsendung (Abrechnung halbfertig) und die Einkaufspreise (Abrechnung fertig) in die Fahrt ein.
Die Fahrt bleibt bis zur Verschiffungsbestätigung auf Status geplant.

Empfänger + Red Bull über Abholtermin/Schiffsdaten informieren

Laut Factsheet vom jeweiligen Land senden wir die Verschiffungsdaten an die zuständigen Personen.

Abwicklung des Vorlaufs PLP_01 im System

Auftrag öffnen und folgende Felder ändern/erfassen:

ABS = Ladefenster von-bis eintragen
LCD = Datum vom Closing
CTPOL = Datum von Closing
EMPF = ETA Datum im Empfangsland eintrage
CAR1 = Co-Loader Adress ID eintragen und das Closing Datum eintragen
TPV = 960VIS_LCL
Attribut Verpack = mit F5 das oberste Feld (HUTRU101) auswählen
Attribut keine Kundenabrechnung = heutiges Datum/User Kürzel
Staus = fertig

Über LA Übersicht die Fahrt aufrufen, Vorlauf Anlage übermitteln und in der Fahrt den Fahrtpreis (Abrechnung Fertig) eintragen. Fahrt Statuswechsel von Geplant auf auf in Vorbereitung setzen und dadurch bekommen wir vom System den PDF Auftrag für den Frächter erstellt und an das jeweilige E-Mail Postfach geschickt. Den brauchen wir nicht an den Co-Loader schicken da wir den Vorlauf bereits mit der Seefrachtbuchung eingebucht haben.

Empfänger + Red Bull über Abholtermin/Schiffsdaten informieren

Laut Factsheet vom jeweiligen Land senden wir die Verschiffungsdaten an die zuständigen Personen.

Loading Details von BLS:

Am Ladetag erhalten wir die „Loading Details“ von BLS.

Daten in MLP und PLP pflegen. PLP Fahrt Update schicken.

B/L Instruktionen:

Weiters müssen nach Erhalt der Loading Details, die BL Instruktionen an den jeweiligen Partner per Email oder auf der Website geschickt werden.

BHT / ZAPP Erstellung:

Die Hafenanmeldung wird bei LCL von unseren Partnern erledigt.

B/L:

Drei Tage vor Verschiffung sollten wir einen Vorabzug des B/L bekommen. Diesen schicken wir zur Kontrolle entweder direkt ins Land oder an die zuständige Person im CSC. (siehe Factsheet)

Sobald wir vom CSC oder dem Empfangsland das Okay für den B/L draft erhalten haben, geben wir dieses Okay an unseren Partner weiter und geben ihm auch gleichzeitig bekannt ob wir ein Express oder Original B/L (siehe Factsheet) benötigen.

Das Original B/L sollten wir, ein paar Tag nach Schiffsabgang erhalten. Sobald wir es erhalten, schicken wir es per TNT direkt ins Land oder zu RB Fuschl (siehe Factsheet).

Weiters schicken wir nach Erhalt des Original oder Express B/Ls ein Shipping advice (=pick up confirmation incl. documents) raus. Bei diesem Mail wird das B/L sowie alle Dokumenten und Bilder, welche sich auf der Datenbank von BLS befinden, als Anhang mitgeschickt.

Falls ein Original BL verschickt wird, schreiben wir auch die TNT Tracking Nummer im Mail dazu.

Nachbearbeitung des Transportes

• ATD: spätestens zwei Tage nach geplantem ETD sollten wir die Bestätigung haben, dass der Container verschifft wurde - genaues "Abgangsdtaum" wird entweder über die Inttra Schnittstelle automatisch eingespielt, oder wir tracken auf der Carrier Website und tragen das ATD in der Stopp Übersicht nach. In beiden Fällen schicken wir an Red Bull ein Shipment Update.
• ATA: spätestens zwei Tage nach dem geplanten ETA sollten wir die Bestätigung haben, dass der Container am POD angekommen ist - genaues "Ankunftsdatum" wird entweder über die Inttra Schnittstelle automatisch eingespielt, oder wir tracken auf der Carrier Website und tragen das ATA in der Stopp Übersicht nach. In beiden Fällen schicken wir an Red Bull Datenübermittlung Shipment Ende.

siehe auch

• Visits_Seefracht_FCL_-_Auftragsabwicklung

Verantwortlicher

René Göltl