Speditionelle Eingangsrechnungsverarbeitung: Unterschied zwischen den Versionen

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Hier wird der Ablauf zur Abwicklung der speditionellen Eingangsrechnungen beschrieben.
 
Hier wird der Ablauf zur Abwicklung der speditionellen Eingangsrechnungen beschrieben.
  
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= Ablauf =
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[[Datei:Ablauf_Intex.JPG|900px]]
  
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== Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung ==
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Die eingesetzte Software von INTEX ist das zentrale Dokumentenmanagement System. Diese verbindet alle Softwarekomponenten für den Rechnungseingang, die Beleglesung sowie Verarbeitung (Prüfung und Freigabe/ Korrektur), Buchung und Archivierung im Betrieb.
  
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[[Datei:Bild1.JPG]]
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Die Programmme die mit INTEX verbunden sind lauten:
  
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{| class="wikitable"
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|style="background-color:#F8F9FA"| '''Software'''
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|style="background-color:#F8F9FA"| '''Beschreibung'''
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|style="background-color:#FFFFFF"| '''[[Datei:Easy Software.JPG|100px]]'''
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|style="background-color:#FFFFFF"| Easy Capture Plus [Digitale Aktenerstellung]. Diese Software dient der Aktenbildung nach dem Scanvorgang
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|-
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|style="background-color:#FFFFFF"| '''[[Datei:FCI Software.JPG|100px]]'''
 +
|style="background-color:#FFFFFF"| FCI [Texterkennungssoftware]. Diese Software dient der Texterkennung bei der Beleglesung im Eingangsrechnungsworkflow
 +
|-
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|style="background-color:#FFFFFF"| '''[[Datei:lbase FCI Software.JPG|100px]]'''
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|style="background-color:#FFFFFF"| lbase [Transportmanagement System]. Die Bestellungen werden im TMS ausgelöst. Bei der RG Prüfung werden die Werte aus FCI abgeglichen
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|-
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|style="background-color:#FFFFFF"| '''[[Datei:Easy Software.JPG|100px]]'''
 +
|style="background-color:#FFFFFF"| Easy Archive [Revisionsichere Datenbank]. Die Ablage der Belege geschieht auf dieser Datenbank. Eine direkte Verknüpfung mit lbase existiert bereits.
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|-
 +
|style="background-color:#FFFFFF"| '''[[Datei:Intex Software.JPG|100px]]'''
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|style="background-color:#FFFFFF"| Intex [Dokumenten Management System]. Der Workflow zur Belegprüfung findet hier statt. Es ist die Zentrale Software in dem Prozess.
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|-
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|}
  
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* '''auf Vollständigkeit - eine ordnungsgemäße Rechnung muss die diese Bestandteile aufweisen:'''
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= Ablauf =
  
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: - Rechnungsdatum
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In den nachfolgenden Ablaufbildern sind die zuständigen Abteilungen farblich gekennzeichnet.
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: - Rechnungsnummer
 
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: - Name bzw. richtiger Firmenwortlaut und Anschrift des Empfängers
 
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: - gültige UID Nummer von Lieferant und Empfänger (Prüfung unter [http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?selectedLanguage=EN UID Nummer Prüfung])
 
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: - Rechnungsbetrag in der richtigen Währung (USD oder EUR)
 
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: - Art der Leistung
 
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: - bei steuerpflichtigen Rechnungen: Steuersatz, Netto- und Bruttobetrag
 
  
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[[Datei:Legende_Abteilungen.JPG|500px]]
  
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* '''auf Richtigkeit - die Angaben müssen richtig sein'''
+
Postalische Rechnungen, die an die BLD adressiert sind, müssen digitalisiert und als PDF gespeichert werden.
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Rechnungen für die Berger Logistik Deutschland werden an das E-Mail Postfach invoiceDE@berger-logistik.com weitergeleitet.
  
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: - Rechnungsbetrag
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Postalische Rechnungen für die Berger Logistik Österreich werden in der Zentrale in Wörgl digitalisiert und direkt in den Workflow der Speditionellen Eingangsrechnungsverarbeitung weitergeleitet.
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: - Steuer ist richtig ausgewiesen
 
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: - unser Firmenwortlaut oder unsere UID-Nr sind richtig auf der Rechnung vermerkt.  
 
  
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Alle Lieferanten die bereits digitale Rechnungen an uns versenden, schicken diese an invoice@berger-logistik.com
  
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==Vorgehensweise, wenn die Eingangsrechnung nicht richtig ausgestellt ist==
+
== Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung ==
  
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Wenn die unten stehenden Fälle auftreten, ist die Rechnung zu reklamieren, die Ablieferbelege können aber bearbeitet werden.
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[[Datei:Variante_OK.JPG|700px]]
  
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* Fall 1: Der Preis auf der Rechnung ist ein anderer als in unserem System
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Im Regelfall, dass der Rechnungsbetrag und unsere Bestellnummer (Transportauftragsnummer / Seefrachtbuchungsnummer / Einzelsendungsnummer) übereinstimmen, wird der Beleg einfach ohne Rückfrage gebucht und die Rechnung nach Fälligkeit gezahlt.
−
  In diesem Fall ist eine Rückfrage an die zuständige Abteilung zu erstellen, die Korrektur oder Reklamation erfolgt direkt aus der Dispo-Ebene
 
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* Fall 2: Der Preis ist gar nicht eingetragen
 
−
  In diesem Fall ist eine Rückfrage an die zuständige Abteilung zu erstellen, die Korrektur oder Reklamation erfolgt direkt aus der Dispo-Ebene
 
−
* Fall 3: Bei der Rechnung fehlt ein wichtiger Bestandteil wie zB unsere UID-Nr. oder unser Firmenwortlaut ist falsch
 
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  In diesem Fall ist der Rechnungsaussteller direkt zu kontaktieren, eine Korrektur wird verlangt. Die Rechnung bleibt in der Zwischenzeit ungebucht.
 
−
* Fall 4: Steuer wurde falsch ausgewiesen
 
−
  In diesem Fall ist der Rechnungsaussteller direkt zu kontaktieren, eine Korrektur wird verlangt. Die Rechnung bleibt in der Zwischenzeit ungebucht.
 
  
 +
== Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung mit falschem Betrag im Transportauftrag ==
  
 +
[[Datei:Variante_NOK1.JPG|1200px]]
  
−
==Prüfung der Ablieferbelege==
+
Stimmt bei der automatischen Rechnungsprüfung der Rechnungsbetrag nicht mit dem Bestellbetrag in der Bestellung (Transportauftragsnummer / Seefrachtbuchungsnummer / Einzelsendungsnummer) überein, wird diese Rechnung an die jeweilige Arbeitsgruppe per Rückfrage zur Prüfung im Workflow gesendet. Nach Prüfung durch den Besteller / AG wird der Betrag im lbase angepasst. Anschließend wird im Workflow die Rechnung mit Pflichtkommentar versehen und an die Verrechnung (Abrechnungsgruppe) retourniert.
  
−
Ablieferbelege sind auf folgende Punkte zu kontrollieren ...
+
== Eingang einer Lieferantenrechnung mit falschem Betrag in der Rechnung - Storno ==
  
 +
[[Datei:Variante_NOK2.JPG|1200px]]
  
−
'''Auf Vollständigkeit'''
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Diese Variante ist ähnlich der Variante "Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung mit falschem Betrag im Transportauftrag" jedoch wird die Rechnung durch die Fachabteilung (AG) beim Lieferanten storniert. Diese Rechnung wird nicht gebucht und der Lieferant sendet eine neue korrekte Rechnung an uns.
  
−
* Sind alle notwendigen Dokumente mitgeschickt worden, die wir für unsere Abrechnung benötigen?
+
== Eingang einer Lieferantenrechnung mit falschem Betrag in der Rechnung - Teilgutschrift ==
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* Wurden die Dokumente vom Empfänger bestätigt?
 
  
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[[Datei:Variante_NOK3.JPG|1200px]]
  
−
'''Auf Richtigkeit'''
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Diese Variante ist ähnlich der Variante "Eingang einer Lieferantenrechnung mit falschem Betrag in der Rechnung - Storno" jedoch wird nach Reklamation durch die Fachabteilung (AG) eine Teilgutschrift vom Lieferanten angefordert. Nach dem Eingang der Teilgutschrift wird die Rechnung durch die Verrechnungsabteilung im Workflow zurückgezogen, ausgebessert und gebucht.
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* Wurden die richtigen Ablieferbelege der Rechnung beigelegt?
 
  
 +
== Eskalationsstufe ==
  
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'''Auf etwaigen Palettentausch'''
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[[Datei:Stern.JPG|20px]] Der Stern markiert einen Subprozess der zeitlich begrenzte Eskalationsstufen beinhaltet, wenn keine auf den Eingang im Workflow reagiert.
−
* Sind auf den Ablieferbelegen Palettenaktivitäten vermerkt?
 
  
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[[Datei:Eskalationsstufen.JPG|1000px]]
  
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'''Auf einen Schaden'''
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Die Hierarchie ist aufgrund unseres Organigramms im Intex Workflow hinterlegt. Sollte keine Reaktion innerhalb der 5 Tage erfolgen, wird die Rechnung an die nächste Eskalationsstufe weitergeleitet.
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* Sind auf den Ablieferbelegen Schäden oder Differenzen vermerkt?
+
Das Eskalationsdatum kann nur von den hinterlegten Gruppen geändert werden, muss aber mit einem Kommentar versehen werden.
  
 +
= siehe auch =
  
−
==Vorgehensweise bei temperaturgeführten Transporten==
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Die Beschreibung des Workflow Tools (INTEX) findet ihr hier:
  
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Die Frächter verpflichten sich bei Durchführung eines temperaturgeführten Transportes (Frigo) das Thermoprotokoll mit den Transportdokumenten an uns zu übermitteln. Sollte das Thermoprotokoll nicht vorliegen, können wir die Frachtrechnung nicht zur Bezahlung freigeben. Thermoprotokolle sind verpflichtend zu führen und ausnahmslos an uns auszuhändigen.
+
[[:Kategorie:Workflow|Workflow]]
  
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Wenn es sich um einen Kühltransport handelt, müssen die operativen Abteilungen in der Sendung als Verkehrstyp „Frigo“ verwenden (Beispielsendung BL-665255-BL-1):
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= Verantwortlicher =
  
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[[Datei:Thermoprotokoll_BspSdg665255.png]]
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Menekse Lacin
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Speditionelle Eingangsrechnungen werden im Cockpit „Belegrückmeldung“ bearbeitet, wenn die Eingaben in der Sendung richtig gemacht werden, sieht man eindeutig, ob es sich um einen Frigo-Transport handelt (Beispiel-Fahrt BL-739800):
 
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[[Datei:Thermoprotokoll_BspFahrt739800.png]]
 
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Wenn alle Belege vollständig sind, wird die Rechnung zur Bezahlung freigegeben und die Dokumente archiviert (inkl. Thermoprotokoll).
 
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Wenn das benötigte Thermoprotokoll fehlt, wird es direkt vom Frächter angefordert, erst nach Erhalt wird die Rechnung zur Bezahlung freigegeben.
 
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Wenn wir Thermoprotokolle erhalten, die in der betroffenen Sendung nicht erfasst sind, wird die betroffene Abteilung kontaktiert, damit sie die Eingaben in der Sendung korrigieren.
 
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== Sonderfall Abtretungserklärung ==
 
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* '''Wann benötigt man eine Abtretungserklärung?'''
 
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Generell: Wir erteilen einer Niederlassung einen Auftrag und erhalten '''immer''' von wo anders (Hauptsitz) die Rechnung.
 
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Ausnahme ist auf der Rechnung die Niederlassung mit Adresse angeführt ist die Gutschrift auf die Niederlassung zu buchen!
 
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* Vorgehensweise:
 
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1. Es hat der Disponent der den Auftrag verkauft hat zu prüfen, ob nicht der Transportauftrag intern weitergegeben wurde oder, ob die Rechnung immer von diesem Sitz erstellt wird.
 
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2. Ist dies der Fall, ist in der Adresse im Feld Fremdzahler der Rechnungsersteller einzutragen.
 
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3. Die Rechnung wird verbucht und
 
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4. Es wird eine Abtretungserklärung geschrieben (Vorlage) und gefaxt.
 
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5. Bei Erhalt der bestätigten Abtretungserklärung ist die verbuchte Rechnung in die Buchhaltung zu geben und die bestätigte Erklärung im Ordner ''''Bestätigungenen für Abtretung der Verbindlichkeiten'''' abzulegen.
 
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== Dokumentationsüberwachung des Aufgabengebietes (der Kategorie) Belegrückmeldung ==
 
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[mailto:m.lacin@berger-logistik.com Menekse Lacin]
 
  
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= siehe auch =
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== Unterstützung ==
  
−
= Verantwortlicher =
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Nadine Steiner
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Menekse Lacin
 
  
 
<!-- zugehörig zu folgenden Kategorien -->
 
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Aktuelle Version vom 7. Juli 2022, 13:44 Uhr

Hier wird der Ablauf zur Abwicklung der speditionellen Eingangsrechnungen beschrieben.

Ablauf Intex.JPG

Die eingesetzte Software von INTEX ist das zentrale Dokumentenmanagement System. Diese verbindet alle Softwarekomponenten für den Rechnungseingang, die Beleglesung sowie Verarbeitung (Prüfung und Freigabe/ Korrektur), Buchung und Archivierung im Betrieb.

Die Programmme die mit INTEX verbunden sind lauten:

Software Beschreibung
Easy Software.JPG Easy Capture Plus [Digitale Aktenerstellung]. Diese Software dient der Aktenbildung nach dem Scanvorgang
FCI Software.JPG FCI [Texterkennungssoftware]. Diese Software dient der Texterkennung bei der Beleglesung im Eingangsrechnungsworkflow
Lbase FCI Software.JPG lbase [Transportmanagement System]. Die Bestellungen werden im TMS ausgelöst. Bei der RG Prüfung werden die Werte aus FCI abgeglichen
Easy Software.JPG Easy Archive [Revisionsichere Datenbank]. Die Ablage der Belege geschieht auf dieser Datenbank. Eine direkte Verknüpfung mit lbase existiert bereits.
Intex Software.JPG Intex [Dokumenten Management System]. Der Workflow zur Belegprüfung findet hier statt. Es ist die Zentrale Software in dem Prozess.

Ablauf[Bearbeiten]

In den nachfolgenden Ablaufbildern sind die zuständigen Abteilungen farblich gekennzeichnet.

Legende Abteilungen.JPG

Postalische Rechnungen, die an die BLD adressiert sind, müssen digitalisiert und als PDF gespeichert werden. Rechnungen für die Berger Logistik Deutschland werden an das E-Mail Postfach invoiceDE@berger-logistik.com weitergeleitet.

Postalische Rechnungen für die Berger Logistik Österreich werden in der Zentrale in Wörgl digitalisiert und direkt in den Workflow der Speditionellen Eingangsrechnungsverarbeitung weitergeleitet.

Alle Lieferanten die bereits digitale Rechnungen an uns versenden, schicken diese an invoice@berger-logistik.com

Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung[Bearbeiten]

Variante OK.JPG

Im Regelfall, dass der Rechnungsbetrag und unsere Bestellnummer (Transportauftragsnummer / Seefrachtbuchungsnummer / Einzelsendungsnummer) übereinstimmen, wird der Beleg einfach ohne Rückfrage gebucht und die Rechnung nach Fälligkeit gezahlt.

Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung mit falschem Betrag im Transportauftrag[Bearbeiten]

Variante NOK1.JPG

Stimmt bei der automatischen Rechnungsprüfung der Rechnungsbetrag nicht mit dem Bestellbetrag in der Bestellung (Transportauftragsnummer / Seefrachtbuchungsnummer / Einzelsendungsnummer) überein, wird diese Rechnung an die jeweilige Arbeitsgruppe per Rückfrage zur Prüfung im Workflow gesendet. Nach Prüfung durch den Besteller / AG wird der Betrag im lbase angepasst. Anschließend wird im Workflow die Rechnung mit Pflichtkommentar versehen und an die Verrechnung (Abrechnungsgruppe) retourniert.

Eingang einer Lieferantenrechnung mit falschem Betrag in der Rechnung - Storno[Bearbeiten]

Variante NOK2.JPG

Diese Variante ist ähnlich der Variante "Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung mit falschem Betrag im Transportauftrag" jedoch wird die Rechnung durch die Fachabteilung (AG) beim Lieferanten storniert. Diese Rechnung wird nicht gebucht und der Lieferant sendet eine neue korrekte Rechnung an uns.

Eingang einer Lieferantenrechnung mit falschem Betrag in der Rechnung - Teilgutschrift[Bearbeiten]

Variante NOK3.JPG

Diese Variante ist ähnlich der Variante "Eingang einer Lieferantenrechnung mit falschem Betrag in der Rechnung - Storno" jedoch wird nach Reklamation durch die Fachabteilung (AG) eine Teilgutschrift vom Lieferanten angefordert. Nach dem Eingang der Teilgutschrift wird die Rechnung durch die Verrechnungsabteilung im Workflow zurückgezogen, ausgebessert und gebucht.

Eskalationsstufe[Bearbeiten]

Stern.JPG Der Stern markiert einen Subprozess der zeitlich begrenzte Eskalationsstufen beinhaltet, wenn keine auf den Eingang im Workflow reagiert.

Eskalationsstufen.JPG

Die Hierarchie ist aufgrund unseres Organigramms im Intex Workflow hinterlegt. Sollte keine Reaktion innerhalb der 5 Tage erfolgen, wird die Rechnung an die nächste Eskalationsstufe weitergeleitet. Das Eskalationsdatum kann nur von den hinterlegten Gruppen geändert werden, muss aber mit einem Kommentar versehen werden.

siehe auch[Bearbeiten]

Die Beschreibung des Workflow Tools (INTEX) findet ihr hier:

Workflow

Verantwortlicher[Bearbeiten]

Menekse Lacin

Unterstützung[Bearbeiten]

Nadine Steiner



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