Verfassung Logistik Wiki

Einleitung

Die Verfassung soll den Rahmen und die Regeln für das Zusammenspiel der verschiedenen Wikis und deren Verwendung vorgeben, damit die Aufgaben der Kommunikation und Dokumentation bestmöglich erfüllt werden und sich jeder Mitarbeiter darin zurechtfindet und ein größtmöglicher Nutzen daraus entsteht.

Kommunikation und Dokumentation

Unsere interne Kommunikation und Dokumentation beruht auf dem System der Wikis.

Wir haben insgesamt 5 Wikis.

Intranet Wiki

Das Intranet Wiki dient vorwiegend der Kommunikation (z.B. News), der Dokumentation aller streng reglementierten Dokumente (z.B. QM Handbuch) und sonstiger für Mitarbeiter nicht veränderbare Dokumente (z.B. Organigramm) für das gesamte Unternehmen.

Berechtigungen: Schreibberechtigung im Intranet Wiki haben nur ausgewählte Personen, Leseberechtigung haben jedoch alle Mitarbeiter.

Weitere detaillierte Infos dazu findet man im …

Logistik Wiki

Das Logistik Wiki dient der Information und Dokumentation in unserem eigentlichen Geschäftsablauf.

Berechtigungen: Schreibberechtigung im Logistik Wiki hat jeder Angestellte und Leseberechtigung haben alle Mitarbeiter.

Gehört hier die Verfassung für das Logistik Wiki hin???

Weitere detaillierte Infos dazu findet man im Logistik Wiki unter „Einleitung Logistik Wiki“

IT Wiki

Das IT Wiki dient der Kommunikation und Dokumentation für die IT Abteilung.

Berechtigungen: Auf das IT Wiki haben nur ausgewählte Personen Zugriff.

Weitere detaillierte Infos dazu findet man im …

Lehrlings Wiki

Das Lehrlings Wiki dient als Übungsplattform für unsere Lehrlinge zur Kommunikation und Dokumentation für alle Belange der Lehrlingsausbildung.

Berechtigungen: Schreibrechte im Lehrlings Wiki sind nur den Lehrlingen vorbehalten, Leseberechtigung hat jeder Mitarbeiter.

Weitere detaillierte Infos dazu findet man im …

Sandbox Wiki

Das Sandbox Wiki dient als Übungsplattform für alle Angestellten.

Berechtigungen: Schreibrechte im Sandbox Wiki haben alle Angestellten. Leseberechtigung hat jeder Mitarbeiter.

Weitere detaillierte Infos dazu findet man im …

Logik Logistik Wiki

Das Logistik-Wiki NEU ist wie folgt aufgebaut

User-Logik

Grundsätzlich orientiert sich das Logistik-Wiki NEU (LWN), was die Logik für den User betrifft, am Organigramm der Berger Logistik GmbH.

Funktions-Logik

Diese basiert auf einer 2-Ebenen Logik, wobei wir von einer Kategorie-Ebenen und einer Seiten-Ebene sprechen.

Der im Wiki vorkommende Begriff der Unterkategorie kommt nur dann zu Stande wenn eine bestimmte Kategorie einer anderen zugeordnet wird und stellt damit keine Zwischenebene dar.

Links

KATEGORIE-EBENE:

• Zertifikate

Zusammenfassung aller für die jeweilige Zertifizierung gültigen Dokumente inklusive allgemeiner Einleitung auf der Kategorieseite selbst. Ist diese Kategorie noch sinnvoll auf einer höheren Ebene? Weil ursprünglicher Zuordnungsgedanke zu Zertifikaten nicht umsetzbar/sinnvoll - Damit selbe Kategorie wie Struktur…

• Struktur (Bereiche, Abteilungen, Teams), Prozesse, Kunden, Dienstleister, Sammlungen (Informationen, Häfen, Terminals,...)

SEITEN-EBENE:

• Detailprozesse, Informationen

Kategorien

Kategorien sind im Logistik-Wiki ein Mittel, mit dem Seiten nach bestimmten Merkmalen zugeordnet werden können. Eine Seite kann einer oder mehreren Kategorien zugewiesen werden.

Die Kategorien können ihrerseits wieder anderen Kategorien zugeordnet sein. Sie werden stets am Ende einer Seite angezeigt.

Die Kategorien sollen den Artikelbestand gliedern, dessen Zugehörigkeit zu Strukturen, Hauptprozessen, Kunden, Dienstleister und Übersichtsseiten für Sammlungen darzustellen und dadurch das Logistik-Wiki übersichtlicher machen.

Generell

Kategorien werden ausschließlich vom QM erstellt. Jede Seite ist mindestens einer Kategorie zuzuordnen über die Anlage neuer Kategorien entscheidet ausschließlich das QM.

Es gibt zwei Kategorie-Ebenen im Logistik-Wiki

Kategorien der Ebene 1

Diese Kategorien dienen ausschließlich der Dokumentensammlung für unsere Zertifizierungen. Hier sind die Zertifikate ISO 9001, ISO 14001, IFS, SQAS und AEO angesiedelt. Jedes Zertifikat z.B. ISO 9001 ist eine eigene Kategorie.

Zu diesen Kategorien gehören Seiten zugeordnet, die sich spezifisch auf die Zertifizierungen beziehen. Ein Gesamtüberblick aller zu einer Zertifizierung gehörenden Dokumentation ergibt sich aus der Zusammenfassung aller in den drei Wikis (Intranet, Logistik und IT) enthaltenen Dokumente.

Hier unterscheiden wir folgende Kategorien:

Zertifizierungen:

• ISO 9001

• ISO 14001

• IFS

• SQAS

• AEO

Kategorien der Ebene 2

Diese Kategorien sind auch sogenannte Themenkategorien. Die Einordnung folgt also der Regel „Gehört zu dem Thema“.

Zu diesen Kategorien gehören Struktur, Prozesse (Hauptprozesse sind selbst eigene Kategorien, die auch der Kategorie Prozesse zugeordnet sind), Kunden (Key Accounts sind selbst eigene Kategorien, die auch der Kategorie Kunden zugeordnet sind), Dienstleister und Sammlungen(nach Themenbereich werden selbst eigene Kategorien gebildet, z.B. Hintergrundinformationen, Häfen, Terminals,…), die alle auf der Hauptseite enthalten sind.

Hier unterscheiden wir folgende Kategorien:

Struktur (8 Bereiche mit den jeweiligen Abteilungen und Teams)

• Sales
• European Business
  • Abteilung Region Mitte
    • Team AT / CH / DE-Süd
    • Team DE-Nordwest / Benelux
    • Team DE Mitte & Ost
  • Abteilung Region Nord & Ost
    • Team Britische Inseln
    • Team Skandinavien & Balkan
    • Team sonstige Länder
  • Abteilung Region Süd
    • Team Italien
  • Abteilung Region Südwest
    • Team Frankreich
    • Team Iberien
• Global Business Various Customers
  • Abteilung Key Accounts 1
  • Abteilung Key Accounts 2
• Global Business Red Bull
  • Abteilung Red Bull Europe
    • Team Red Bull Truck
    • Team Red Bull Rail and Short Sea
  • Abteilung Red Bull World
    • Team Red Bull Air and Ocean
    • Team Red Bull Portstuffing
  • Abteilung Red Bull Services
    • Team Office Ludesch
    • Team Event Service
• Flotte
  • Abteilung Flotte
    • Team Eigenfuhrpark
    • Team Partnerfuhrpark
• Product Management
  • Abteilung Europa Land & Cross docking
  • Abteilung Air & Ocean
• IT
  • Abteilung IT
    • Abteilung IT-Systems
    • Abteilung IT Application & EDI
• Administration
  • Abteilung Finanzbuchhaltung
  • Abteilung Controlling
  • Abteilung Personalverwaltung
  • Abteilung Verrechnung
  • Abteilung Versicherung
  • Abteilung Quality

Prozesse:

• Prozesse
  • Angebotserstellung
  • Auftragsabwicklung
  • Belegrückmeldung
  • Fakturierung
  • Reklamationsbearbeitung
  • Lademittelverwaltung
  • Bonitätsprüfung

Kunden:

• Kunden
  • Alfred Graf
  • Alnatura
  • Bacardi
  • Barilla
  • Campari
  • Chep
  • Danone
  • Eni
  • Ferrero
  • FWE
  • Glaswerk Ernstthal
  • Gunz Warenhandels
  • Indulleida
  • Lactalis
  • Lavazza
  • Mack & Schühle
  • Mead Westvaco
  • Mondi
  • Nestlé
  • Novartis
  • OI Owens-Illinois
  • Pernod Ricard
  • Red Bull
  • Rewe
  • Rexam
  • Rey Pastificio
  • San Benedetto
  • SCA
  • Schenk
  • Spumador
  • Sunpor
  • Unilever
  • Volkswagen
  • Wander
  • Zuegg

Dienstleister:

• Dienstleister
  • Road
  • Rail
  • Sea
  • Air
  • Cross docking partner

Sammlungen:

• Kategorie Informationen
• Kategorie Häfen
• Kategorie Terminals
• Kategorie Sammlung 4

Aufbau einer Kategorie

Hauptkategorien

Nachstehend der Aufbau der Kategorien Struktur, Prozesse, Kunden, Dienstleister und Sammlungen

a) Überschrift Name, darunter wird dieser/diese kurz beschrieben

b) Überschrift Verantwortliche/r

Unterkategorien

Hier unterscheiden wir nachfolgende Unterkategorien:

Strukturkategorien

a) Überschrift Name der Struktur(Bereich-, Abteilung- oder Teamname), darunter wird dieser/diese kurz beschrieben

b) Überschrift Verantwortliche/r, hier wird der Verantwortliche für diesen Bereich, dieser Abteilung oder dieses Teams genannt

Prozesskategorien

Nachstehend der Aufbau einer Prozess-Kategorien:

a) Überschrift Prozessname, darunter wird dieser kurz beschrieben

b) Überschrift Ablauf

c) Überschrift Sonstiges

d) Überschrift Verantwortliche/r

Kundenkategorien

Für Key Account Kunden gilt folgender Aufbau:

Aufbau einer Kundenkategorie in folgender Reihenfolge und Überschriften:

a) Überschrift „Der offizielle ganze Name des Unternehmens“, darunter wird dieses kurz beschrieben

b) Überschrift Key Account und Auftraggeber (diese Daten werden aus dem Car_O übernommen)

c) Überschrift Erfassungsvorschriften

d) Überschrift Lademittelvorschriften

e) Überschrift Abrechnungsvorschriften

f) Überschrift Reklamationsabwicklung

g) Überschrift Belegrückmeldungsvorschrift

h) Überschrift Factsheets

i) Überschrift Sonstiges

j) Überschrift Weblinks mit Link zur offiziellen Homepage

k) Überschrift siehe auch mit weiterführenden Informationen

l) Überschrift Verantwortliche/r

Auf der Key Account Kategorie werden alle kundenspezifischen Informationen erwähnt. Für NICHT Key Account Kunden gelten die Regeln der Kundenseiten wie weiter unten angeführt.

Dienstleisterkategorien

a) Überschrift „Road, Rail, Sea, Air oder Cross docking partner“, darunter wird dieser Bereich kurz beschrieben

b) Überschrift Verantwortliche/r

Sammlungskategorien

Bei den Sammlungskategorien erfolgt folgender Aufbau:

a) Überschrift „Informationen, Häfen…“, darunter wird dieses kurz beschrieben.

b) Überschrift Verantwortliche/r

Kategorisieren Kategorien der Ebene 2

Am Ende einer Kategorie stehen immer die hier angeführten Hilfstexte für die Kategorisierung in folgender Reihenfolge:

<!-- zugehörig zu folgenden Kategorien -->

<!-- zugehörig zu Zertifizierungen -->

<!-- zugehörig zu Struktur -->

<!-- zugehörig zu Prozessen -->

<!-- zugehörig zu Kunden -->

<!-- zugehörig zu Dienstleister -->

<!-- zugehörig zu Übersichtsseiten Sammlung -->

Der Grund hierfür ist, dass eine einheitliche Struktur bzw. Reihenfolge in der Anzeige am Ende einer Seite oder Kategorie erzielt wird. Da nicht jede Seite oder Kategorie zu mehreren Kategorien gehören muss bleiben nicht benötigte „zugehörig zu Kategorie …“ leer.

Beispiel:

<!-- zugehörig zu Zertifizierungen -->

<!-- zugehörig zu Struktur -->

[[Kategorie: Abteilung Red Bull Europe]]

<!-- zugehörig zu Prozessen -->

[[Kategorie:Prozesse]]

[[Kategorie:Auftragsabwicklung]]

<!-- zugehörig zu Kunden -->

[[Kategorie: Kunden]]

[[Kategorie: Red Bull]]

<!-- zugehörig zu Dienstleister -->

leer

<!-- zugehörig zu Übersichtsseiten Sammlung -->

leer

Kategoriesieren von Strukturkategorien

Bei der Kategorisierung von Strukturen verweisen wir nur auf den nächsthöheren Bereich. Beispiel Team Red Bull Rail and Short Sea wird in Abteilung Red Bull Europe kategorisiert.

Kategoriesieren von Prozesskategorien

Prozesskategorien wie zum Beispiel die Kategorie Auftragsabwicklung wird in Prozesse kategorisiert.

Kategoriesieren von Kundenkategorien

Kundenkategorien sind Key Accounts. Key Accounts werden unter Kunden kategorisiert.

Kategoriesieren von Dienstleisterkategorien

Die Dienstleisterkategorie wie zum Beispiel Road wird in Dienstleister kategorisiert.

Kategoriesieren von Sammlungskategorien

Die Sammlungskategorie wie zum Beispiel Hintergrundinformationen wird in Sammlungen kategorisiert.

Seiten

Seiten werden im Wiki auch als Artikel bezeichnet. Jede Seite muss mindestens einer Kategorie zugeordnet werden.

• Artikelnamen (Seitenname) überprüfen.

Besteht der Prozess/die Prozess-Seite möglicherweise bereits unter einem anderen Namen? Wo es möglich und sinnvoll ist sind Redundanzen jedenfalls zu vermeiden.

• Artikelbezeichnung (Seitenname) wählen

Der Titel der Seite soll so gewählt werden, dass das im Artikel behandelte Thema nach internem Sprachgebrauch üblich, gleichzeitig aber auch drittverständlich ist. Wenn es alternative Bezeichnungen für den im Artikel behandelten Sachverhalt gibt (Synonyme), dann sollen unter diesen Bezeichnungen Weiterleitungen (auch Redirects genannt) auf den Artikel angelegt werden. Soweit es nach den Namenskonventionen möglich ist, sollte man die Einmaligkeit des Artikeltitels anstreben.

• Schreibstil

Schreibe neutral und sachlich: Beschreibe den Sachverhalt und nicht deine persönliche Meinung. Schreibe verständlich und leserorientiert: Versteht mehr oder weniger jeder deine Aussage? Ist etwas, das du für relevant oder irrelevant hältst, auch für den Leser relevant bzw. irrelevant?

• Länge des Artikels

Ein Artikel im Logistik Wiki sollte mindestens aus 2 Sätzen bestehen und für jeden verständlich machen, um welchen Sachverhalt es sich handelt.

• PDF-Dateien

Grundsätzlich ist alles als Text ins Logistik Wiki zu schreiben. Nur in Ausnahmefällen dürfen PDF-Dateien ins Wiki gestellt werden. Hierfür muss Rücksprache mit der Qualityabteilung gehalten werden und die zugehörige Word-Datei soll der Qualityabteilung (quality@berger-logistik.com) zugesendet werden.

• Überschriften

Die vorgegeben Überschriften (gemäß nachstehen Definitionen) sind immer zu verwenden und bei Bedarf können eigene Unterüberschriften erzeugt werden. Generell gilt alle vorgegebenen Überschriften sind zu verwenden, sollte eine Information nicht vorhanden sein, wird die Überschrift zwar hingeschrieben, allerdings steht kein Inhalt darunter.

Prozessseiten

Nachstehend der Aufbau einer Prozessseite:

• Überschrift Prozessname, darunter wird dieser kurz beschrieben

• Überschrift Anwendungsbereich

• Überschrift Ablauf

• Überschrift Sonstiges

• Überschrift Weblinks

• Überschrift siehe auch

• Überschrift Verantwortliche/r

Kundenseiten

Kundenseiten können zusätzliche Seiten für Key Accounts, Seiten für nicht Key Accounts sein und teamspezifische Kundenseiten, siehe „Teamspezifische Seiten“. Die Benennung von teamspezifischen Seiten wird weiter unter detailliert beschrieben.

Aufbau einer Kundenseite für Key Accounts und Seiten für nicht Key Accounts in folgender Reihenfolge und Überschriften:

a) Überschrift „Der gebräuchliche Name des Unternehmens“ in unserem Unternehmen, darunter wird dieses kurz beschrieben

b) Überschrift Kunde und Auftraggeber

c) Überschrift Erfassungsvorschriften

d) Überschrift Lademittelvorschriften

e) Überschrift Abrechnungsvorschriften

f) Überschrift Reklamationsabwicklung

g) Überschrift Belegrückmeldungsvorschrift

h) Überschrift Factsheets

i) Überschrift Weblinks mit Link zur offiziellen Homepage

j) Überschrift siehe auch mit weiterführenden Informationen

Auf der Kundenseite werden alle Kundeninformationen erwähnt. Teamspezifische bzw. kundenspezifische Informationen werden ebenfalls hier unter der entsprechenden Überschrift beschrieben. Bei Kunden mit sehr viel Detailinformationen (= es werden zusätzlich eigene Seiten erstellt, wie z.B. bei Red Bull die Factsheets) dann werden „Teamspezifische Kundenseiten“ erstellt, um Übersichtlichkeit zu erreichen.

Dienstleisterseiten

Unter Dienstleisterseiten versteht man Seiten, die Dienstleister unseres Unternehmens beschreiben.

• Überschrift „Der gebräuchliche Name des Unternehmens“, darunter wird dieses kurz beschrieben

• Überschrift Leistungsspektrum

• Überschrift Statistik

• Überschrift Weblinks mit Link zur offiziellen Homepage

• Überschrift siehe auch mit weiterführenden Informationen

• Überschrift Verantwortliche/r

Sammlungsseiten

Unter Sammlungsseiten versteht man Seiten, die Informationen zu Begriffen oder Hintergrundinformationen darstellen bzw. beschreiben. Hierbei handelt es sich um zusätzliches Wissen, dass zur Verfügung gestellt wird, um das Grundverständnis und Zusammenhänge besser zu verstehen. Bei den Sammlungsseiten wird die Seite mindestens wie folgt aufgebaut:

a) Überschrift „Der Name der zu beschreibenden Info“, darunter wird dieses kurz beschrieben.

b) Überschrift Weblinks

c) Überschrift siehe auch

Teamspezifische Seiten

Teamspezifische Seiten beschreiben ein Thema (Prozess und Kunde), über die allgemein gültige Beschreibung hinaus mit teamspezifischen Besonderheiten. Diese Seiten werden immer mindestens der jeweiligen Teamkategorie und wenn es sich um eine Besonderheit einer anderen Kategorie handelt auch dieser zugeordnet. Bei der Erstellung von teamspezifischen Seiten muss eine Verlinkung auf die allgemeine Seite unter der Überschrift „Allgemein“ hinzugefügt werden, wobei dies die erste Überschrift sein muss. Eine Ausnahme besteht nur bei der Kategorie Key Account, bei der die erste Überschrift nicht „Allgemein“, sondern „Kunde und Auftraggeber“ lautet. Es ist derselbe Aufbau wie bei Prozess und Kunden zu verwenden.

Benennung:

Teamspezifische Seiten beginnen, falls vorhanden, mit dem Namen der Seite (z.B. „Auftragserfassung“) und enden mit der Bezeichnung der Teamkategorie (z.B. Team Red Bull Rail and Short Sea) in Summe also Name der Seite und Teamname ergibt zum Beispiel „Auftragserfassung Team Red Bull Rail and Short Sea“.

Ausnahme:

Die Ausnahme zur Benennung bilden die zwei Abteilungen Key Accounts 1 und Key Accounts 2 im Bereich Global Business Various Customers. Da unter diesen 2 Abteilungen keine Teams bestehen, wird bei diesen zwei Abteilungen so verfahren wie bei den anderen Teams zwecks Aufbau, Kategorisierung und Benennung.

Kategorisieren von Seiten

Kategorisieren von Strukturseiten

Nicht relevant, da keine Strukturseiten vorgesehen sind.

Kategorisieren von Prozessseiten

Prozessseiten werden der jeweiligen Prozesskategorie, also z.B. Auftragsabwicklung zugewiesen.

Kategorisieren von Kundenseiten

Kundenseiten werden der Kategorie Kunden zugewiesen.

Kategorisieren von Dienstleisterseiten

Dienstleisterseiten werden der jeweiligen Dienstleisterkategorie, also z.B. Road zugewiesen und dem jeweiligen Team, allerdings nur wenn es von Bedeutung ist. Darüber hinaus erfolgt eine Kategorisierung in die Kategorie Dienstleister.

Beispiel Road (Team DE Mitte & Ost): Nicht jeder Frächter muss auf der Teamseite aufgeführt werden, nur solche die häufige Verwendung finden. Beispiel Sea (Team Red Bull Rail and Short Sea): Da hier nur eine Hand voll Dienstleister verwendet werden, können alle aufgeführt werden.

Kategorisieren von Sammlungsseiten

Sammlungsseiten werden der jeweiligen Sammlungskategorie zugewiesen, also z.B. Hintergrundinformationen und bei Bedarf dem jeweiligen Team.

Kategorisieren von Teamseiten

Teamseiten werden dem jeweiligen Team zugewiesen und dem Themenbereich dem sie entsprechen. Also bei einer teamspezifischen Seite, die sich auf Prozesse bezieht, wird sie in das jeweilige Team und den jeweiligen Prozess kategorisiert.

Überwachung von Seiten

Die Überwachung von Seiten wird jeweils von dem Verantwortlichen, der auf jeder Seite aufscheint, übernommen. Die Verantwortlichen für die jeweiligen Bereiche sind die folgenden:

• Zertifizierungen: Quality

• Struktur: Der gemäß Organigramm Verantwortliche

• Prozesse: Der im Prozess definierte Verantwortliche

• Kunden: Der in der Kundenkategorie oder Kundenseite definierte Verantwortliche (Name oder Sales)

• Dienstleister:

• • Unterscheidung:

• • • a) fixe Subunternehmer: Flotte/Netzwerk: Mehmet

• • • b) Lkw / Transportunternehmer: Finki?

• • • c) alle sonstigen DL: PM

• Sammlungen: Quality

Bestehende Seiten

Alle Seiten (allgemeine und teamspezifische) welche einen Verantwortlichen (Teamleiter, Abteilungsleiter, Bereichsleiter, ...) betreffen, müssen auf Änderungen überwacht werden. Auch Seiten auf die wir nur verlinken, müssen beobachtet werden.

Dazu muss bei der zu überwachenden Seite bei „Diese Seite beobachten“ ein „Hacken“ gesetzt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass man bei einer Änderung in dieser Seite ein E-Mail bekommt und die Änderung nachverfolgen kann.

Neue Seiten

Um über neue Seiten informiert zu werden und um zu prüfen ob diese Seite auch für meinen Bereich relevant ist, nützt man die Wiki-Funktion „Letzte Änderungen“.

Diese muss mindestens 1 x pro Woche aufgerufen werden und bis zum Datum der letzten Prüfung kontrolliert werden.

Spezialseiten

Jeder Verantwortliche (Teamleiter, Abteilungsleiter, Bereichsleiter, ...) ist verpflichtet regelmäßig (min. ¼ jährlich) mit Hilfe der „Spezialseiten“ im Logistik Wiki seine Seiten, verlinkte Seiten und zugeordnete Kategorien auf defekte Weiterleitungen, nicht kategorisierte Seiten, verwaiste Dateien, verwaiste Seiten usw. zu überprüfen und gegeben falls zu korrigieren.

Jährliche Überprüfung

Jeder Verantwortliche (Teamleiter, Abteilungsleiter, Bereichsleiter, ...) mindestens 1 x im Jahr alle seine Seiten, verlinkte Seiten und zugeordnete Kategorien zu prüfen.

Formatieren von Seiten

Den Syntax und die Regeln wie man eine Seite formatieren und aufbauen soll findet man in den:

• Anleitungen Syntax Logistik Wiki