Visits Seefracht FCL - Auftragsabwicklung

Hierbei handelt es sich um die Auftragsabwicklung von Containertransporten im Visits Bereich.

Ablauf

Die Red Bull Werbematerial (VISITS) Container werden bei der Firma BLS Logistics in Hamburg in Container verladen und zu den verschiedenen Destinationen verschickt. Sobald wir die Aufträge von Red Bull erhalten, organisieren wir die Transporte.

Auftragseingang

Aufträge werden uns von Red Bull ins System übermittelt - Dispogruppe PVI

ACHTUNG: Es werden uns auch Aufträge übermittelt, die von BLS per TNT versschickt werden. Diese erkennen wir an der Ship. Cond., da diese YE Express ist. Bei diesen Aufträgen fragen wir bei Red Bull an ob wir diese stornieren können. Storno siehe Frachtbrief Stornierung

Auftragseröffnung

Wenn der neue Auftrag in unser System übermittelt ist, erhalten wir vom CSC ein Mail mit der Lieferscheinnummer. Danach können wir mit der Organisation des Transportes beginnen. Erhalten wir kein Mail, so müssen wir bei der zuständigen Länderbetreuerin im CSC nachfragen.

Nach Erhalt der Freigabe kontrollieren wir die Daten im Auftrag:

• Position - 1. Verp.: Art des Containers erfassen - Info bezüglich Containerart erhalten wir von Red Bull.
  • 20'BX = 20B
  • 40'BX = 40B
  • 40'HC = 40H
  • LCL = LTL

• Lieferschein - Gewicht kontrollieren -> Gewicht im Caro muss mit dem Gewicht auf der Proforma Rechnung ident sein

• Eigenschaften - Erfassung der Dispogruppe (SOC) zur späteren FB-Aufteilung

Auftragsannahme

Da Red Bull ein Key Account ist, wird der Auftrag automatisch angenommen.

Auftragsbearbeitung

Buchung des Auftrages bei der Reederei

Handelt es sich bei dem neuen Auftrag um eine FCL Sendung, so verwenden wir den Carrier laut aktuellem Visit MLP pricefile.

Anschließend suchen wir uns auf der Reederei Homepage ein passendes Schiff. Bei der Wahl des Schiffes ist die Aviso Zeit bei BLS (72 h) sowie der Vorlauf von BLS zum Hafen zu beachten.

Buchungsanfrage

Wenn wir die Buchungsanfrage an die Reederei schicken, erstellen wir als erstes das Shipment:

Erstellung des Shipments

Pro Container wird ein Shipment erstellt.

Car_O -> Programme -> Shipments verwalten

SHP erstellen

Firma = 1
Bereich = FV
Carrier = ausgewählte Reederei
Depot = bei Lieferungen ex BLS immer ein Depot in Hamburg (dieses gibt uns die Reederei in der Buchungsbestätigung bekannt)
Voyage = Schiffsnummer
Typ = Containerart
Vessel = Schiffsname
Anzahl = Anzahl der Container (ACHTUNG: pro Shipment darf nur 1 Container gebucht werden!)
release ab = Datum ab welchem wir den Leercontainer am Depot benötigen. (1 Tag vorm Ladetag)
Terminal = Terminal, von welchem das Schiff abfährt
POL = Abgangshafen
ETD = vorr. Abfahrtsdatum des Schiffes
POD = Empfangshafen
ETA = vorr. Akunftsdatum des Schiffes
Bem. = Lieferscheinnummer
Text = wird eine Sendung in Carriage Haulage im Empfangsland weitertransport, so muss dies hier vermerkt werden

Um das Shipment dem Auftrag zuzuteilen, wird die Shipment-Nummer im Frachtbrief ins Feld Shipment eingetragen

Versand der Buchungsanfrage

Je nach Anbindung des Carriers ans INTTRA wird die Buchungsanfrage via Internet oder Mail gesendet.

Buchungsanfrage via Intra:

Buchungsanfragen müssen über die Buchungsseite INTRA übermittelt werden -> Inttra Homepage
Nach Anmeldung auf der Homepage klickt man in der Menüleiste auf „Booking“ – „Create New Booking“

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:
Carrier: ausgewählte Reederei
Contract Number: Filing Referenz
Shipper Name: Red Bull GmbH
Shippers Reference Number: Lieferscheinnummer
Forwarders Reference Number: Lieferscheinnummer
Port of Loading: Abgangshafen
Port of Discharge: Ankunftshafen
Vessel: ausgewähltes Schiff
Voyage: Reisenummer
Cargo Description: Warenbeschreibung, in unserem Fall „Red Bull Advertising Material“
Cargo Weight: Bruttogewicht laut Lieferschein
Container Quantity/Type: Containertyp
Customer Comments: in diesem Feld muss folgendes hingeschreiben werden:
Pick up date: (Datum an dem der Leercontainer benötigt wird)
Pick up depot: (Abnahmedepot)

Nachdem alle benötigten Felder gefüllt sind, dann die Buchung über den Button "Book Now" übermittelt werden.

Buchungsanfrage via E-Mail:

Wenn ein Carrier nicht auf der Plattform INTTRA registriert ist, müssen die Anfragen per Mail versendet werden:

Als Buchungsanfrage wird ein Hardcopy des Shipments per Mail verschickt.

E-Mail Text:

Sehr geehrte ...

anbei sende ich unsere Buchungsanfrage für einen ??’BX Container ex (Angabe des Abgangshafen lt. Homepage) (Angabe des Incoterm inkl. Ort lt. Factsheet).

Bitte um Bekanntgabe der Verschiffungsdaten des von uns gewünschten ETD. Bitte auch um Bekanngabe des Leerdepots, dieses muss in Hamburg sein.

Nur lebensmitteltaugliche bzw. saubere, geruchsfreie und funktionstüchtige Container stellen! Bitte unbedingt in der Buchungsbestätigung sowie auf dem B/L anführen!

Durchführung und Überwachung des Transportes

Erhalt der Buchungsbestätigung / Abklärung Ladetag

Nach Erhalt der Buchungsbestätigung von der Reederei kann das Shipment vervollständigt werden. Shipment mit der vorhandenen Shipmentnummer aufrufen und aktualisieren. Daten wie Depot, Buchungsnummer, Terminal und Closing müssen eingegeben werden. Button SHPADV drücken (= Verschiffungsdaten werden an Red Bull versendet).

Nach Versand des Shipments an Red Bull muss mit BLS der Abholtag abgeklärt werden.
ACHTUNG: Wir müssen bei BLS mind. 72 Stunden vor Abholung den Ladetag anfragen.

Bei Abklärung des Ladetages muss das Closing berücksichtigt werden. Lt. interner Regelung laden wir bei BLS normalerweise 48 Stunden vor Closing. Weiters müssen die lagergeldfreien Tage im Hafen beachtet werden.

Vorlaufauftrag

Als Vorlaufauftrag wird die Strecke von BLS zum Hafen (Hamburg oder Bremerhaven) bezeichnet. Dieser wird von unseren Frächtern A+A , EKB oder Contlog organisiert.

Durch das verschicken der SHPADV im Shipment, wird der Vorlaufauftrag automatisch von Red Bull übermittelt.

Versand des Vorlaufauftrages an den Frächter

Für den Vorlaufauftrag schicken wir ein Mail an den jeweiligen Frächter:

Abwicklung des Vorlaufauftrages im System

Alle Vorlaufaufträge gehen in der Dispogruppe PVI ein. Nach Erhalt des Auftrages stellen wir diesen die Dispogruppe SVC um.

Kontrolle des übermittelten Auftrages

Zur Sicherheit kontrollieren wir im übermittelten Aufrag folgende Daten:

• abw. Empf. muss Terminal lt. Shipment sein
• Termin Empfänger (SOLL) muss Closing lt. Shipment sein
• SHP muss Shipmentnummer inkl. der Zusatz VL sein
• Position - 1. Verp. muss Containerart enthalten

Bearbeitung des Vorlaufauftrages

Frachtbrief
Termin Absender (SOLL) = Zeitfenster, welches mit BLS für die Beladung vereinbart wurde

Eigenschaft

• CTR_Release: Es muss sowohl im Wert1 als auch im Wert2 die Release Nummer lt. Shipment aufscheinen
• MTL_YH: In Wert2 den Ankunftshafen aus Wert1 von Zeile MTL_YA kopieren.
• VERPACK: In Wert1 die Transportart HUTRU101(= 1 Step Bahn ab Widnau)

Erfassung der Reise
Nachdem oben angeführte Änderungen vorgenommen wurden, disponieren wir den Auftrag. Hierzu geben wir bei HLU unsere Frächter A+A (714659), EKB (711091) oder Contlog (716093) ein. Dadurch das disponieren wird die Reise erstellt.

In der Kategorie Reise müssen folgende Daten erfasste werden:

• Kosten: aktuelle Frächter Kosten
• Tr.-Mittel = 67

In der Kategorie Nebenkosten müssen folgende Daten erfasste werden Hier erfassen wir Kosten, welche uns vom Frächter zusätzlich zu den Transportkosten verrechnet werden bzw. die Kosten für die BHT / ZAPP Erstellung, welche derzeit von WZC gemacht wird.

Nachdem die Reise fertiggestellt wurde, müssen wir den Button RB-DFÜ vorab betätigen.

Empfänger + Red Bull über Abholtermin/Schiffsdaten informieren

Einen Tag bevor der Lieferschein bei BLS geladen wird, schicken wir an Red Bull in Fuschl sowie dem Empfänger eine pick up confirmation mit den Schiffsdaten:

an: Empfänger -> POS Contact In The Country (siehe Factsheet)
cc: Red Bull Fuschl -> Responsible Person CSC (siehe Factsheet)

Loading Details von BLS:

Am Ladetag erhalten wir die Containernummer vom Frächter, sowie die „Loading Details“ von BLS in denen CTR Nummer, Siegelnummer und Packstückanzahlen des Auftrages vermerkt sind.
Wenn wir diese erhalten, vervollständigen wir den Vorlaufauftrag und erstellen den Hauptlaufauftrag:

Vervollständigen des Vorlaufauftrag

• 1. Eintragung der Containernummer im Frachtbrief
• 2. Eintragung der Containernummer und der Siegelnummer in der Reise
• 3.Erfassung einer LKW-Nummerin der Reise - LKW (dies ist nötig damit der Vorlaufauftrag an RB übermittelt werden kann - Kennzeichen muss nicht stimmen = Dummy Kennzeichen)
• 4.Frachtbrief - Button RB-DFÜ vorab betätigen

Erstellung Hauptlaufauftrag

PVI - Auftrag öffnen - Doppelklick auf Feld Kontrakt-FB - Klick auf Kontrakt-FB erzeugen -> Hauptlaufauftrag wird erzeugt

Hauptlaufauftrag (Dispogruppe SOC) öffnen - Reise - -WB - Erfassung der Containernummer / -Plombe - Erfassung der Siegelnummer

Weiters müssen im Hauptlaufauftrag die Proforma Rechnung von Red Bull im Frachtbrief Dossier hinterlegt werden, sowie die VK Preise an Red Bull laut aktuellem Visits VK Pricefile eingetragen werden.

B/L Instruktionen

Weiters müssen nach Erhalt der Loading Details, die BL Instruktionen an die Reederei übermittelt werden:
Diese müssen auf der Internetseite INTRA Shipping Instructions- Create New SI an die jeweilige Reederei übermittelt werden.
Pro Destination haben wir Vorlagen im INTRA hinterlegt, diese müssen verwendet werden und mit Container-, Siegelnummer, Packstückanzahlen, HS-Codes, etc… ergänzt werden.

BHT / ZAPP Erstellung

Wenn wir die Loading Details von BLS erhalten, hat BLS alle Dokumente für den Auftrag in der Datenbank hinterlegt:

Datenbank BLS

• Senator Homepage
• Username: ld-berger
• Passwort: be1056

Sobald die Dokumente in der Datenbank sind, müssen wir uns die Ausfuhr ausdrucken und zusammen mit dem Antragsformular zur BHT (Bremerhaven) bzw. ZAPP (Hamburg) Erstellung via Fax an WZC Riemann schicken. Ohne die BHT / ZAPP Nummer wird der Container nicht verschifft.

Antragsformular POL Bremerhaven

Antragsformular POL Hamburg

Nach Erhalt der BHT/ZAPP Nummer tragen wir diese im SVC Auftrag im Feld Entladestelle Hinweise ein und tragen die Kosten in der Reise in den Nebenkosten ein.

Gate In + Zollfreigabe kontrollieren

Nachdem der Container bei BLS geladen wurde, wird dieser von unserem Frächter zum Hafen gebracht.
Um sicherzugehen, dass der Container wirklich am Hafen ist, sowie am richtigen Terminal angeliefert wurde, kontrollieren wir das „Gate In“ auf der HHLA Seite bzw. Eurogate Seite.
Weiters muss kontrolliert werden ob bei Zollfreigabe „JA“ steht. Falls nicht, muss mit der Firma WZC Riemann gesprochen werden.

Wenn der Container „Gate In“ hat, müssen wir dieses Datum + Uhrzeit im SVC Auftrag unter Termin Empfänger SOLL eintragen und das RB-DFÜ (endgültig) übermitteln.
Somit ist der Vorlaufauftrag abgeschlossen.

Weiters muss das Gate In Datum + Uhrzeit im SOC Auftrag in der Reise – Zwischenstrecke – Gate In eingetragen werden.

B/L

Ein bis zwei Tage vor Verschiffung sollten wir einen Vorabzug des B/L bekommen. Diesen schicken wir zur Kontrolle entweder direkt ins Land oder an die zuständige Person im CSC. Kategorie:Factsheets Red Bull

Sobald wir vom CSC oder dem Empfangsland das Okay für den B/L draft erhalten haben, geben wir dieses Okay an die Reederei weiter und geben ihnen auch gleichzeitig bekannt ob wir ein Express oder Original B/L (siehe auch Kategorie:Factsheets Red Bull) benötigen.

Das Original B/L sollten wir, ein paar Tag nach Schiffsabgang erhalten. Sobald wir es erhalten, schicken wir es per TNT direkt ins Land oder zu RB Fuschl (siehe auch Kategorie:Factsheets Red Bull).

Weiters schicken wir nach Erhalt des Original oder Express B/Ls ein Shipping advice (=pick up confirmation incl. documents) raus. Bei diesem Mail wird das B/L sowie alle Dokumenten und Bilder, welche sich auf der Datenbank von BLS befinden, als Anhang mitgeschickt.
Falls ein Original BL verschickt wird, schreiben wir auch die TNT Tracking Nummer im Mail dazu.

Nachbearbeitung des Transportes

Felder im Shipment pflegen
Informationen zur Pflegung diverser Shipmentfelder erhalten wir entweder auf der Reederei Homepage mittels Tracking oder auf Anfrage direkt von der Reederei.

• ATD: spätestens zwei Tage nach geplantem ETD sollten wir die Bestätigung haben, dass der Container verschifft wurde - genaues "Abgangsdtaum" wird hier eingetragen, sollte der Container nicht abgegangen sein, so müssen wir das ETD updaten
• wir der Container umgeladen so müssen auch die Felder Via1 ATA sowie ATD gepflegt werden
• ATA: spätestens zwei Tage nach dem geplanten ETA sollten wir die Bestätigung haben, dass der Container am POD angekommen ist - genaues "Ankunftsdatum" wird hier eingetragen, sollte der Container nicht angekommen sein, so müssen wir das ETA updaten

Nach jeder Änderung muss der Button SHPADV betätigt werden, damit Red Bull die neuen Informationen erhält!

Verantwortlicher

Astrid Baumgartner