Vertragsmanagement

Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.

Fakten

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Verträge sind meist quer durch ein Unternehmen vorhanden – von Verträgen mit Kunden und Lieferanten im direkten Geschäftsumfeld bis hin zu Leasingverträgen, IT-Verträgen und Vereinbarungen mit externen Dienstleistern. Ein zentraler Zugriff, die schnelle Verfügbarkeit für Auskünfte und Verhandlungen und ein nachvollziehbares Zeichnungsverfahren sind unabdingbare Anforderungen in heutigen Unternehmen. Die stets wachsenden gesetzlichen Rahmenbedingungen verschärfen diese Aufgaben.

Ein Vertragsmanagement unterscheidet sich von einer einfachen Vertragsverwaltung und -ablage im Wesentlichen dadurch, dass es Vertragsdaten zur aktiven Überwachung und Beeinflussung der Geschäftsprozesse nutzbar macht und Unterstützung in vielen Bereichen bietet.

Teilgebiete des Vertragsmanagements

• Vertragscontrolling
• Vertragsverwaltung (Vertragsausführungsverantwortung)
• Vertragsarchivierung

Vertragscontrolling

Risiken, die sich aus dem Vertragsbestand ergeben, zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern. Risiken können beispielsweise aus abnehmender Kreditwürdigkeit von Vertragspartnern entstehen oder aus zu erfüllenden Vertragspflichten und Vertragslaufzeiten. Das Vertragscontrolling ist häufig zusätzlich für die Zahlungsüberwachung sowie Finanzplanung zuständig.

Vertragsverwaltung & - archivierung

Eine funktionierende Vertragsverwaltung stellt sicher, dass Dokumente und Informationen in aktueller Version vorliegen und durch einheitliche Strukturierung unkompliziert auffindbar sind. Die Ablage und Verschlagwortung von Vorgängen und Dokumenten nach einheitlicher Systematik ist eine Aufgabe der Vertragsverwaltung. Eine weitere Aufgabe der Vertragsverwaltung ist die Prüfung von Vertragsdaten und -dokumenten auf Vollständigkeit sowie die Überwachung von Vertragsfristen. Auch die Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben zählt zu den Aufgaben in der Vertragsverwaltung.

Aufgaben im Vertragsmanagement

• Suchen und Finden von Verträgen nach den unterschiedlichsten Kriterien, Metadaten und auch einer Volltextsuche, auch Freitextsuche genannt.
• Digitalisierung von papierhaften Verträgen und Ablage in der digitalen Vertragsakte, inkl. Text- bzw. OCR-Erkennung
• Revisionssichere Ablage aller Dokumente, Schriftverkehr und Emails
• Termin und Fristenüberwachung
• Automatisierte Erinnerungen in elektronischer Form
• Automatisierte Vertrags- und Dokumenterstellung
• Versionsmanagement und Dokumentvergleich
• Aufgabenmanagement von wiederkehrenden und Adhoc-Aufgaben
• Workflowmanagement
• Freigaben und Genehmigungen
• Rechtssichere Elektronische Unterschriften
• Umsetzung aller Datenschutzvorschriften z.B. nach der Europäische Datenschutz Grundverordnung (DSGVO)
• Vertragscontrolling
• Risikomanagement von Verträgen und Vertragsbeziehungen
• Vertragsmanagement und ERP Integration

Risiken bei mangelndem Vertragsmanagement

Allgemeine Risiken, welche sich bei mangelndem Vertragsmanagement ergeben, sind u. a.:

• Nichteinhalten der gesetzlichen Vorschriften
• Ungleicher Informationsstand/fehlende Aktualität
• Schwieriges Auffinden von Verträgen
• Inhaltliche Risiken von Verträgen
• Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen
• Versäumnis von Fristen, Vertragsoptionen etc.
• Mangelhafter Bearbeitungsprozess
• Nicht immer transparenter Genehmigungs-/Freigabeprozess
• Hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling
• Bilanz- und Revisionssicherheit (siehe auch interne Revision).

siehe auch

Vertragsprüfung

Verantwortlicher

Maja Lukic