Rauch Inbound - Auftragsabwicklung

SEITE NOCH IM AUFBAU

kurze Beschreibung ...

Auftragseingang

Wir erhalten die Aufträge per Mail.

Auftragseröffnung

Alle Aufträge müssen in der Dispogruppe POI erfasst werden.

Auftragsannahme

Da Rauch ein Key Account ist, wird jeder Auftrag angenommen.

Auftragsbearbeitung

Buchung

Unser Partner Kerry Logistics schickt vor endgültiger Buchung eine Anfrage an uns

Die Buchungsanfrage kann z.B. so aussehen:

new booking
Shipper:	Yixing-Union Biochemical
Consignee:	Rauch
PO:	14A16
Date of shipping advice :	2014.05.23
POL:	FOB Shanghai
POD:	HAMBURG
CARGO:	CITRIC ACID ANHYDROUS(8-40MESH)
Total:	10x20' / 200.600 Kg
Scheduled pick up:	cargo will be ready on 25.05.2014

We'll book as follows:
Ocean Carrier:	CMA
Voyage No:	0019W
Vessel:	CSCL LE HAVRE
ETD:	30.05.2014
ETA:	28.06.2014

Auf alle Fälle müssen aber folgende Informationen in der Buchungsanfrage enthalten sein:

• Anzahl der Container
• PO Nummer
• Reederei
• ETD
• ETA
• Abgangshafen POL

Anschließend wird geprüft ob die von Kerry Logistics angegebene Reederei verwendet werden kann.

Derzeit müssen die Aufträge auf 3 Carrier aufgeteilt werden.

Sind alle Daten korrekt, muss dies noch unserem Partner bestätigt werden und in unserer Liste und im Caro erfasst werden.

Die Excel Liste Lieferungen Rauch dient uns und Red Bull zum Überblick über alle aktuellen Lieferungen.

Auftragserfassung

Alle Aufrträge müssen wie folgt erfasst werden:

Am Besten einen alten Auftrag kopieren (Pfeiltaste unten und F4) und wie folgt abändern:

Termin Abs Mögkich + SOLL: ETD

Termin Empf. Möglich: ETA

Termin Empf. SOLL: ETA + 10 Tage (voraussichtliche Ankunft beim Empfänger)

Auftragsnummer abändern

Dispo Gruppe: POI

Kontrakt-FB = Frachtbriefnummer

Positionen Anzahl: 10

1. Verp: 20B

LS Zeichen: PO Nummer

Inhalt: CITRIC ACID ANHYDROUS

Brutto: 200600

Food: VP

Halt. : HL

Eigenschaften:

KONTR_ANZ 10

KONTR_DG XOI

Ladungsdispo POI Gesamtübersicht Plan FV = Reederei

Shipment + Kontrakt erzeugen

Um ein Shipment erstellen zu können benötigen wir die pre alert Dokumente.

Die pre-alert Dokumente sollten wir spätestens am 4. Arbeitstag nach Verschiffung von Kerry Logistics erhalten. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen diese angefordert werden.

Master BL

House BL

Haben wir diese Dokumente erhalten, so beginnen wir mit der Erstellung des Shipments.

Grundsatzregel: 1 PO item z.B. 14A15 = 1 Shipment = 10 Container

klick auf Button SHP verwalten (rechts oben in Car_O Menüleiste-weißes Segel )

Im Shipment müssen alle relevanten Daten aus dem Master B/L sowie House B/L eingetragen werden:

• Firma = 1
• Bereich = FV
• Carrier = Reederei
• Booking = M B/L Nummer
• Release = M B/L Nummer
• Voyage
• Vessel
• Typ = 20B
• Anzahl = 10
• POL = Port of Loading
• POD = Port of Destination
• ETD + ATD = B/L Datum
• Closing In = B/L Datum
• ETA = ETA auf Homepage von der Reederei
• DEMFD = 3 -> lt. unserer Vereinbarung mit Red Bull
• DETFD = 14 -> lt. unserer Vereinbarung mit Red Bull
• M B/L Nummer = B/L Nummer des Reederei B/Ls
• Als Bemerkung muss die Order Nummer als Referenz hinterlegt werden
• Kosten lt. Offert Reederei, siehe im Ordner: W:\Logistik\1_Ocean Import\Offerte Import
• M B/L Datum = B/L Datum des Reederei B/Ls
• Haken bei M B/L Express setzen

ACHTUNG: Es müssen IMMER 50 USD für Kerry Logistics erfasst werden, dabei muss auch der Haken bei SFK gesetzt sein.

Wenn diese Punkte erledigt sind, kann das zuvor erstellte Shipment zugeordnet werden:

F10 - Feld Shipment Nummer kopieren - im Frachtbrief Feld SHP einfügen - F10

Nachdem das Shipment angehängt wurde, ist es wichtig die Order im POI anzupassen.

Das heißt:

1. Daten wie folgt anpassen:

• Termin Absender (SOLL) = ATD lt. MB/L
• Termin Empfänger (SOLL) = vorrausichtlicher Ankunftstermin beim Empfänger in Europa = ETA + 10 Tage (da im Offert an Red Bull 10 Tage Detention Freizeit angeführt sind. D. h. der Container muss innerhalb dieser 10 Tage leer im Depot zurückgegeben werden, ansonsten fallen Detentionkosten an, siehe im Ordner: W:\Logistik\1_Ocean Import\Offerte Import)

2. Feld "Kontrakt-FB" muss mit Frachtbrief Nummer ident sein

3. In den Eigenschaften überprüfen ob folgende Aufteilungskriterien festgelegt wurden:

• KONTR_ANZ = Anzahl für FB-Aufteilung = 10
• KONTR_DG = Dispogruppe für FB-Aufteilung = XOI

4. In der Position das Gewicht lt. B/L anpassen. = Gewicht excl. Container

5. Im Text FOB Hafen - Reederei hinzufügen und den Hacken bei RG setzen

Nun kann der Kontrakt erstellt werden.

Dazu ist ein Doppelklick auf die Kontrakt-FB-Nummer notwendig!

In der Kontrakt-Maske reicht dann ein Klick auf „Kontrakt-FB erzeugen“ und der FB wird in die zuvor festgelegten Eigenschaften aufgeteilt sowie disponiert!

Als letzten Punkt muss im POI der Status händisch auf T geändert werden.

Seefrachtauftrag (XOI)

Nachdem die Kontrakte aufgeteilt wurden, erfolgt die weitere Bearbeitung im XOI.

ACHTUNG: Im XOI Auftrag müssen folgende Änderungen manuell vorgenommen bzw. kontrolliert werden:

• Text
  • Die Verrechnung der Nachlaufkosten und eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung. -> Nicht vergessen den Haken bei RG zu setzen.
• Vorgabe
  • Verkaufspreis lt. Pricefile eingeben
• Reise
  • Container und Siegelnummer erfassen
• CTR-NR
  • Containernummer von Packliste eingeben

Abrechnung

Eine Mail mit den Frachtbriefnummern an Tanja senden.

Tanja Freund bringt uns anschließend die Rechnung, welche von Helmut Marschik kontrolliert bzw. für den Versand freigegeben wird.

Weiteres muss noch der Frachtbrief für den Nachlauf erstellt werden.

• Kopieren
• Teilstrecken FB erzeugen
• Text anpassen
  • Die Verrechnung eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung.
• Dispogruppe XNI
• Frankatur oben: FOB
• Frankatur unten: leer

Zum Schluss muss der Status händisch auf T gesetzt werden.

Nachlaufauftrag (SNI)

Nachdem wir vorher bereits den ersten Frachtbrief für den Nachlauf erzeugt haben, müssen wir wenn der Auftrag an RCA vergeben wird jetzt den zweiten erstellen.

Dazu wieder auf Feld Kopieren und Teilstrecken FB erzeugen.

Freistellung

Jeden Montag (interne Regelung) schicken wir für die Aufträge, welche in den nächsten 14 Tagen am Hafen ankommen sollen die Freistellungsaufträge.

Der Freistellungsauftrag dient dazu:

1. dass die zuständige Reederei die Container an RCA freistellt
2. dass somit unser Bahnoperator RCA die Container im Hafen übernehmen darf
3. dass die Reederei weiß in welchem Depot der Container zurückgegeben wird

Arbeitsablauf

1. Beide FB müssen wie folgt benannt werden

Der FB mit der Endung .T1 ist für den Bahntransport mit RCA bestimmt

Der FB mit der Endung .T2 wird für den Frächter verwendet

2.Im FB vom Frächter ist vorerst nur folgendes einzutragen

abw. Absender = RCA Terminal Wolfurt (707086)

Als Text muss bei Lieferungen nach NÜZ/LUD das Kürzel „TIB“ eingegeben werden, bei Lieferungen nach Widnau muss das Kürzel „TIW“ eingegeben werden.

Dies dient später als Info für den Frächter.

3. Im FB von RCA (.T1) müssen diese Daten eingegeben werden:

abw. Absender = Terminal, an welchem das Schiff in Hamburg oder Bremerhaven ankommt

abw. Empfänger = RCA Terminal Wolfurt (707086)

alle Termine = ETA 00:00 Uhr (Die Termine werden erst mittels Buchungsbestätigung angepasst).

4. Anschließend muss der FB auf RCA Salzburg disponiert werden. (712403 bei Feld HLU eintragen)

5. Eingabe der Kosten und auch aller Nebenkosten in der Reise

6. Bei Transportmittel 67 (Kombiverkehr LKW) eintragen.

7. Erfassen der Vorgabe lt. Pricefile

• Gebühren:
  • Fracht = - FO
  • T1 Erstellung = T2O

• Kosten der Reederei:
  • THC = Gebühr OTA

Die Kosten des Reederes werden in der Vorgabe als Minusbeträge eingegeben, da diese an uns verrechnet werden.

Verantwortlicher

Astrid Baumgartner