QM Auswertung IFS-SQAS

Diese Auswertung dient zur Einhaltung der Vorgaben für IFS und SQAS

Ablauf

Umfang: 1x Woche (montags)
Beschreibung: Prüfung Dokumentation - digitales Archiv und Datenqualität gem. Vorgaben IFS / SQAS / Kennz.
Zuständig: Benjamin ZIJERVELD

Datenauswertung Lbase (ADR, IFS-AR; dopp.KZ; IFS-KZ)

Start

• Lbase im „produktiv-Modus“ öffnen

-> Auf Auswertung klicken

-> Auf Sendung Statistik klicken

-> Anzeigeart: STAT_BER_QM (MatView) wählen

-> Sdg.-Datum: -3 Monate bis: 1 Tag vor Auswertung

-> Auf OK klicken

-> wenn Auswertung fertig: -> Datei -> Senden an -> MS Excel

MERKE: Die angezeigten Spalten können nachdem eine Auswertung heruntergeladen wurde über das Feld "Spalten ein/ausblenden" ausgewählt bzw. verändert werden!

IFS-Archiv

Es wird auf Befüllung des Datenfeldes LA-Subtyp S20 (>Kundenauftrag<) im digtalen Archiv [LA Typ AR] geprüft:

1) Nachfolgende Abteilungen sind nicht betroffen und werden durch Excel-Filter ausgeblendet:
        
AB Contract Logistics allgemein
AB Event Sonstige
AB Flotte
AB RB Event
AB Road Service
AB Zoll Service

2) Leergut/Leerpaletten herausnehmen durch Filern nach >>Inhalt<<: alles mit „leer“ nicht anzeigen lassen
3) Kunden mit telefonischem Auftrag per Filter entfernen
         -> Excel Liste in H:\Quality\Reklamationen und Auswertungen\b_Auswertungen + Kennzahlen + Analysen 2017 mit dem Namen „0_IFS Kunden mit tel. Auftrag ab 08.05.17“
4) Kunden mit EDI-Anbindung herausfiltern -> nur Kunden ohne EDI (=Leere) anzeigen lassen
5) zusammengefasste Sendgungen herausnehmen (Befüllung "Zusammenfassung" mit Verweis auf andere Sendung) -> nur Leere anzeigen lassen
6) Archiv LA-Subtyp "S20" -> Anzeige aller Sendungen mit "0" = Doku jener Sendungen mit fehlender Archivierung

IFS-Kennzeichnung

Geprüft werden Sendungen auf allfällige Abweichungen von der Vorgabe IFS

1. Anzeige der Sendungen ohne Befüllung "VP" im Datenfeld IFS Food -> nur Leere anzeigen lassen
   
2. Prüfung Datenfeld Inhalt -> nach Begriffen für Lebensmittel und andere IFS Logistics relevante Waren durchsuchen
   
3. Stichproben auf Inhaltsbezeichnungen wie „Bier“, „Energy Drink“, "Getränke", „Wein“, "Pasta", etc.
   

Doppelte Kennzeichen

Geprüft wird auf Abweichungen von bestehenden Vorgaben aus der Dispositionsrisikoanalyse bei Sendungen mit Fahrten mit Dummykennzeichen und Fahrtdatum nach dem Beladetag.

1. Einfügen einer neuen Excel-Spalte nach „LKW" & „Auflieger“ und vor „Frachtführer Name“; die neue Spalte erhält die Bezeichnung dopp. KZ
   
2. Anwendung der Excel-Formel: =wenn(R2=S2;“dopp.KZ“;“OK“) -> Die ganze Spalte runter
   
3. Eingrenzung der Anwendung auf LKW-Transport in der Excel-Spalte TM-ID -> nur LKW anzeigen lassen
   
   

Im Anschluss filtern in dopp. KZ nach den betroffenen Sendungen.
Danach Check und Ausblenden der angezeigten, jedoch nicht relevanten doppelten Kennzeichen für Sonderanwendungen, wie z.B. Verzollung oder Verrechnung für Frachtausfall.

1. Frachtführer Name -> Eigenleistung nicht anzeigen lassen; (Dummy-)Kennzeichen hier nicht relevant
   
2. „Dummy Adresse für Frachtausfall“ nicht anzeigen lassen; (Dummy-)Kennzeichen hier nicht relevant.
   

ADR

Geprüft werden Sendungen auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der erfassten ADR-Daten im Hinblick auf allfällige Abweichungen von Vorgabe ADR in Lbase.

Ein Punkt der Prüfung ist der Abgleich auf erforderliche gültige ADR-Vereinbarung bei Straßentransporten

1. Begrenzen auf Sendungen MIT Gefahrgut -> durch Ausblenden der Sendungen mit leerem Datenfeld >>ADR UNNR<<
   
2. Einfügen einer neuen Excel-Spalte nach „Frachtführer Name“; die neue Spalte erhält die Bezeichnung ADR-Vereinbarung
   
3. Eingrenzen in Excel-Spalte TM-ID auf Transportmittel mit ROAD-Relevanz
   
4. Ausblenden von ADR-Mindermengen - > Auslblenden der Sendungen mit Beflüllung "0" in in Excel-Spalte Gefahrengut
   
5. in ADR-Vereinbarung Prüfung mittels SVERWEIS auf gültige ADR-Vereinbarung
   
   

Die festgestellte ADR-Abweichungen werden zusätzlich an den Gefahrgutbeauftragten weitergeleitet.

Temperaturgeführte Transporte

Da bei der Abrechnung von temperaturgeführten Transporten ein Temperaturprotokoll angefordert werden muss, muss die Information welche Transporte einen Frigo-Truck benötigen/benötigt haben auch richtig im TMS vorhanden sein. Geprüft werden alle Sendungen mit TM-ID = LKW und Temperaturkennzeichnung (außer ALN_T6). Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Transportmittel LKW und mit Temperaturkennzeichnung -> das Transportmittel muss als Frigo gekennzeichnet werden (außer es war wirklich kein temperaturgeführter Transport, dann ist die Kennzeichnung in der Spalte IFS temp zu entfernen)
2. Transportmittel Frigo und keine Temperaturkennzeichnung -> entweder wurde vergessen die Temperaturkennzeichnung einzutragen oder das Transportmittel wurde fälschlicherweise als Frigo angegeben

Bei einem richtig erfassten temperaturgeführten Transport, muss also sowohl die Temperaturkennzeichnung "IFS temp" als auch das Transportmittel "Frigo" erfasst werden (siehe [1]).

Abschluss

Anschließend müssen alle Auswertungen an entsprechende Abteilungsleiter versendet werden.
Mustertexte hierzu sind in dem H:\Quality\Reklamationen und Auswertungen\b_Auswertungen + Kennzahlen + Analysen 2017 in der Word-Datei „Texte Auswertungen“ nachzulesen.
Rückmeldungen werden in den Unterordner "Montagsauswertungen" im quality Postfach verschoben

Verantwortlicher

Markus Ambach