Auftragsabwicklung Sunpor

Hier befindet sich die Auftragsabwicklung für Sunpor. Die Auftragsabwicklung beinhaltet vier unterschiedliche Prozesse.

Ablauf

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• Auftragsabwicklung

Auftragseingang

Der Auftrag wird per E-Mail an uns übermittelt.

Auftragseröffnung

siehe Auftragserfassung Team Sunpor

Auftragsannahme

Grundsätzlich werden alle Aufträge von Sunpor angenommen.

Auftragsbearbeitung

Hier entscheiden wir ob wir den Transport mit dem LKW, dem Container oder ob wir den Transport via Duisburg abwickeln.

Durchführung und Überwachung des Transportes

LKW

LKW Aufträge werden in der Dispogruppe XT erfasst.

Für diese Art von Transporten werden eigene Berger Fahrzeuge sowie fixe Subunternehmer (mit ADR Ausstattung) eingesetzt.

Vor der Durchführung muss mit der Abteilung Red Bull Truck abgeklärt werden wie viele LKWs nach Wien geladen werden.

Reservierung von Fahrzeugen

Die für Sunpor verfügbaren LKWs werden im Fahrzeugbaum in der Gruppe SP1 angezeigt.
Um einen LKW zu reservieren, muss man den gewünschten LKW zuerst mit der linken und dann mit der rechten Maustaste anklicken.
Es kann das Feld "Frachtbrief" ausgewählt werden.
Im Frachtbrief auf die Reisenummer doppelklicken


In der Reise in die Registerkarte "Eigenschaften" wechseln.


In einer neuen Zeile mit F9 die Art FZ_RES auswählen bei dem Feld Wert1 muss SP eingetragen werden.

Anschließend bei der Tür die Reise und den Frachtbrief verlassen.

Wenn man im Fahrzeugbaum mit dem grünen Pfeil aktualisiert, kann man sehen, dass der LKW mit SP gekennzeichnet ist.

Zuteilung von Fahrzeugen

Sobald ein LKW leer ist, kann er dem Sunpor Auftrag zugeteilt werden. (Rücksprache mit Team Eigenfuhrpark oder Team Partnerfuhrpark)
Dazu muss wie folgt vorgegangen werden:
Bei dem Feld Lkw die LKW Nummer eintragen und mit F10 speichern.
Wenn ein fixer Subunternehmer eingesetzt wird, dann bei dem Feld HLU die Unternehmernummer eintragen dann kann bei dem Feld Lkw mit F9 das Kennzeichen ausgewählt werden.
Mit F10 speichern.

CH Transporte

Bei Transporten in die Schweiz, wird die Ausfuhrverzollung von unserem Büro in Ludesch durchgeführt.
Wir erhalten von Sunpor die Ladepapiere (CMR & Faktura), diese leiten wir an Ludesch weiter.
Sobald wir die Ausfuhr erhalten, senden wir diese an Sunpor retour.

Die Ausfuhr sowie die Ladepapiere werden an das jeweils zuständige Verzollungsbüro weitergeleitet, damit diese die Einfuhrverzollung vorbereiten können.
Diese Dokumente müssen auch in Car_O bei jedem Auftrag hinterlegt werden.

Intermodal

Diese Aufträge werden in der Dispogruppe XC erfasst
Bei dieser Art von Transporten, wird der 45' Container per LKW-Chassis zu Sunpor gebracht. Dort wird er beladen und anschließend wird er in Krems auf die Bahn verladen.
Aktuell haben wir nur Lieferungen in die Türkei.
Diese Lieferungen werden von unserem Bahnoperator Metrans abgewickelt.

Info an Bahnoperator

Sobald wir von Sunpor die Aufträge für die kommende Woche erhalten, wird an Metrans ein Mail geschickt, mit der Info welche Aufträge für die nächste Woche geplant sind.



Mit diesem Info-Mail wird auch die aktuelle Excel-Liste mitgeschickt.



In dieser Excel-Liste werden nur die folgenden Felder von uns ausgefüllt:

• berger reference
• order number
• loading day
• loading time
• delivery Gebze - scheduled

Die restlichen Felder müssen immer von Metrans aktualisiert werden. Wir sollten spätestens jeden zweiten Tag eine aktuelle Liste erhalten. Sollte das nicht der Fall sein, muss auf jeden Fall nachgefragt werden.

Auftrag an Bahnoperator

Wenn Metrans die neuen Lieferungen bestätigt, können die Transportaufträge geschickt werden.
Dazu muss der Auftrag in Car_O wie folgt disponiert werden:

• bei dem Feld HLU die Unternehmernummer eintragen
• mit F10 speichern
• in der Reise bei dem Feld Kosten den Preis eintragen
• bei dem Feld Lkw ein Dummy Kennzeichen eintragen
• bei dem Feld Tr.-Mittel 45P eintragen

Anschließend den Transportauftrag aus Car_O ziehen und per Mail an Metrans schicken.

Beladung des Containers

Bei diesen Transporten wird die Ausfuhrverzollung von unserem Büro in Ludesch durchgeführt.
Wir erhalten von Sunpor die Ladepapiere (CMR, Faktura und A.TR.), diese leiten wir an Ludesch weiter.
Sobald wir die Ausfuhr erhalten, senden wir diese an Sunpor retour.

Die Ausfuhr sowie die Ladepapiere werden an Metrans weitergeleitet.
Diese Dokumente müssen auch in Car_O bei jedem Auftrag hinterlegt werden.
Des Weiteren muss in Car_O die Container- und Siegelnummer in der Reise eintragen werden. Diese Daten findet man auf dem von Sunpor übermittelten CMR.

Shortsea

Bei diesen Transporten wird der LKW bei Sunpor geladen und anschließend in Duisburg bei DPA - Duisport Agency GmbH in den 40' OT oder 45' CS Container umgeschlagen.
Diese Art von Transporten werden hauptsächlich für Lieferungen nach GB und IRL verwendet.
Wir unterscheiden zwei Transportabschnitte:

• Vorlauf - Transport im LKW von St.Pölten nach Duisburg
• Hauptlauf - Transport im Container von Duisburg zur Entladestelle in GB oder IRL

Vorlauf

Der Vorlaufauftrag wird in der Dispogruppe XT erfasst.
Dieser Auftrag wird wie alle anderen LKW Aufträge erfasst, außer dass bei abw.Empf. DPA - Duisport Agency GmbH:

Für den Vorlauf werden eigene Berger LKW oder fixe Subunternehmer eingesetzt. Die LKW müssen wie bei den "normalen" LKW Transporten ebenfalls reserviert und zugeteilt werden. Siehe hierzu Reservierung & Zuteilung

Vor der Beladung muss der Shortsea Carrier informiert werden, wann der Container in Duisburg freigestellt werden soll, auf welche Barge gebucht wird und wann der Container beim Empfänger zugestellt werden muss.
Wenn uns der Container bestätigt wird, dann muss an DPA - Duisport Agency GmbH die Info weitergegeben werden, wann der LKW zur Umladung eintrifft und auf welche Barge der Container geladen werden soll.

Wenn der LKW bei Sunpor geladen wurde, müssen folgende Informationen an DPA - Duisport Agency GmbH weiter gegeben werden.

• LKW Kennzeichen
• Ungefähre Ankunftszeit in Duisburg
• IMO Datenblatt

Sobald der LKW in Duibsurg eingetroffen ist, ist der "Vorlauf" erledigt

Hauptlauf

Der Hauptlaufauftrag wird in der Dispogruppe XRC erfasst.
Um diesen Auftrag zu erfassen muss man im XT Auftrag in der Registerkarte Kopieren das Feld Teilstrecken-FB anklicken - es wird automatisch ein T1 Auftrag erstellt
Der Auftrag muss wie folgt abgeändert werden:

• Dispo-Gruppe: XRC
• Transp.-Art: C
• Daten richtig pflegen

Der Auftrag wird anschließend auf Samskip disponiert.

In der Reise den Preis eintragen, bei dem Feld Lkw Container eintragen.
Anschließend den Auftrag an Samskip schicken.

Transportablauf

IMO-Datenblatt

Sobald der LKW bei Sunpor beladen wurde, müssen an DPA - Duisport Agency GmbH folgende Informationen weitergegeben werden:

• Oktabin Anzahl
• Ankunftsdatum in Duisburg mit ungefährer Uhrzeit
• LKW Kennzeichen
• unsere Auftragsnummer (Frachtbriefnummer in Car_O)
• Sunpor Auftragsnummer
  

Wir erhalten von Sunpor das IMO-Datenblatt. Dieses muss an Samskip weitergeleitet werden.

Sobald die Ware in den Container umgeladen wurde, erhalten wir von DPA - Duisport Agency GmbH die Umladepapiere sowie die Container- und Siegelnummer. Container- und Siegelnummer müssen in Car_O im T1 Auftrag in der Reise eingetragen werden. Die Dokumente im Dossier hinterlegen. DPA - Duisport Agency GmbH leitet diese Dokumente auch zeitgleich an Samskip weiter.

ACHTUNG: Bei OpenTop bzw. Curtainside Container müssen immer zwei Siegel verwendet werden!!

Wenn der Container im Empfangshafen eingetroffen ist, muss uns Samskip Bescheid geben wann sie den Container beim Empfänger zustellen wollen. Den Zustelltermin müssen wir an Sunpor weitergeben. Sunpor fragt den Zustelltermin beim Kunden an, und gibt uns dann die Bestätigung. Wichtig: Termine immer schriftlich bestätigen lassen.

Sea

Vorbereitung

Wir erhalten von Sunpor via Mail eine Anfrage für Containerverschiffungen.

Auf der Homepage der Reederei ein passendes Schiff suchen. Und anschließend bei Metrans anfragen, wann bei Sunpor geladen werden kann.

Wir erhalten von Metrans die Info wann der Leercontainer freigestellt werden muss, wann bei Sunpor geladen werden soll und wann der beladene Container voraussichtlich dann wieder im Hafen eintreffen wird.
Für Gefahrguttransporte über den Seeweg dürfen ausschließlich OpenTop Container verwendet werden. OpenTop Leercontainer müssen von BRV/HAM vorgeholt werden.

Sobald uns alle nötigen Informationen vorliegen, die Info an Sunpor weiterleiten.

Folgende Punkte müssen im Mail unbedingt angeführt werden:

• Verschiffungsmöglichkeit ist vorbehaltlich Schiffsraum, IMO Akzeptanz (Gefahrgut kann bis zur Verschiffung jederzeit wieder abgelehnt werden), Leerequipment-Verfügbarkeit
• OT Container können nur bei einer fixen Buchung zugesagt werden

Auftragserfassung & -bearbeitung

Wenn die Verschiffungsdaten für Sunpor ok sind, dann erhalten wir den Auftrag per Mail. Dieser muss wie folgt erfasst werden:

Planungsauftrag XP

• Dispogruppe: XP
• Erf. Art: AVI
• Termin Absender: Ladedatum bei Sunpor (ACHTUNG: Ladezeiten beachten!)
• Termin Empfänger: Schiffsankunft im Bestimmungshafen
• Kontrakt-FB: Frachtbrief-Nr. eintragen
  

Bei den Eigenschaften folgende Art eintragen:

• KONTR_ANZ --> bei Wert1: 1
• KONTR_DG --> bei Wert1: Die Dispogruppe eintragen, in der der Kontrakt erstellt werden soll. (XOE/XOW/XOM)
  

Shipment erstellen

siehe SHP erfassen
Anschließend die Shipment-Nr. bei dem XP Auftrag im Feld SHP eintragen.

Kontrakt erstellen

Um den Kontrakt-Frachtbrief zu erstellen, muss man bei dem Feld Kontrakt-FB auf die FB Nummer doppelklicken, dadurch gelangt man in folgende Maske:

Durch klicken des Buttons Kontrakt-FB erzeugen wird automatisch ein FB in der gewünschten Dispogruppe erfasst.

Hauptlaufauftrag

Der Hauptlaufauftrag wird automatisch erstellt --> Kontrakt FB. Folgende Punkte müssen abgeändert werden:

• abw. Abs.: Verschiffungsterminal
• Termin Absender: Schiffsabfahrt
• Preise in der Vorgabe nicht vergessen!
  

Vorlaufauftrag

Um den Vorlaufauftrag zu erstellen, den Hauptlaufauftrag "kopieren".
Bei dem Feld Extension V für Vorlauf eintragen. Anschließend auf den Button Teilstrecken-FB klicken.
Es wird automatisch ein TV1 FB erstellt.

Diesen Auftrag dann wie folgt bearbeiten:

• abw.Empf: Verschiffungsterminal
• Dispogruppe: XVE
• Termin Absender: Ladetag bei Sunpor
• Termin Empfänger: Closing im Abgangshafen
• SHP: Shipment Nr. plus VL (= Vorlauf)
• Text: (wichtig ist hierbei den Haken bei Fb zu setzen)
  • Containeranzahl & Containertyp
  • Bestellnummer bei Sunpor
  • Reederei
  • Bestimmungshafen
  • Schiff
  • Versiegelung: durch Sunpor
  • BHT/ZAPP: durch Metrans
  • Ausfuhrzollabfertigung: durch SUNPOR
• Auftrag auf Metrans disponieren & Preis eintragen
• Preise in der Vorgabe nicht vergessen!

Auftrag zur Leercontainervorholung

Um diesen Auftrag zu erstellen, den Vorlaufauftrag "kopieren".
Hier muss bei dem Feld Extension nicht V sondern L für Leercontainer eingetragen werden.
Diesen TL.1 Auftrag wie folgt bearbeiten:

• Absender: Terminal an dem der Container freigestellt wird
• Empfänger: Sunpor
• Frankatur: 90 ohne Berechnung
• Termin Absender: Freistelldatum lt. Buchung
• Termin Empfänger: Ladetag bei Sunpor
• Text: (wichtig ist hierbei den Haken bei Fb zu setzen)
  • Containerart
  • Containerrelease
  • Containerdepot
• Auftrag auf Metrans disponieren & Preis eintragen
• für Sunpor wird bei diesen Aufträgen keine Vorgabe erfasst.

Auftrag an Metrans

An Metrans werden beide Aufträge XLE (TL.1) und XVE (TV.1) per Mail geschickt.
Metrans organisiert die Leercontainervorholung, die Beladung des Containers bei Sunpor sowie den anschließenden Transport in den Abgangshafen.
Sobald Metrans den Leercontainer abgenommen hat, erhalten wir die Containernummer.
Die Containernummer muss im SLE und SVE Auftrag in der Reise und in dem Feld CTR-Nr. eingetragen werden.

Durchführung und Überwachung des Transportes

Am Tag der Beladung erhalten wir von Sunpor die Ladepapiere (CMR, Faktura, Delivery Note, IMO Datenblatt). Diese leiten wir an unser Büro in Ludesch Ludesch weiter.
Anhand der Ladepapiere die Siegelnummer im SVE Auftrag in der Reise bei dem Feld -Plombe eintragen Sobald wir die Ausfuhr erhalten, leiten wir diese an Sunpor weiter.
Alle Dokumente (Ladepapiere Sunpor & Ausfuhr) müssen an Metrans weitergeleitet werden. Da Metrans die BHT/ZAPP Referenz für uns erstellt.
Dokumente auch im Digitalen Dossier im XVE Auftrag hinterlegen.

B/L Instruktionen

siehe B/L Instruktionen Wenn wir von Sunpor das OK für das B/L erhalten, dann muss die Reederei informiert werden, dass das Original ausgestellt und an uns per Kurier gesendet wird.
Sobald uns das Original B/L vorliegt, behalten wir eine Kopie. Der Rest wird ebenfalls per Kurier an Sunpor geschickt.

CTR Ankunft im Hafen

Einen Tag vor dem Closing muss bei Metrans die BHT bzw. ZAPP Referenz angefragt werden. Diese muss dann im Car_O im XVE Auftrag bei Entladestelle Hinweis eingetragen werden.
Des Weiteren muss uns Metrans Bescheid geben, ob der Container bereits im Hafen eingetroffen ist.

Sobald der Container verschifft wurde, muss Sunpor per E-Mail darüber informiert werden. In diesem Mail muss auch die voraussichtliche Ankunft im Bestimmungshafen angeführt werden.

Nachbearbeitung

Wenn der Container im Bestimmungshafen eingetroffen ist, muss wieder ein E-Mail an Sunpor geschickt werden.
Somit ist der Transport erledigt.

Verantwortlicher

Susanne Löffl