Visits Seefracht FCL - Auftragsabwicklung

SEITE NOCH IM AUFBAU

kurze Beschreibung ...

Ablauf

Die Red Bull Werbematerial (VISITS) Container werden bei der Firma BLS Logistics in Hamburg in Container verladen und zu den verschiedenen Destinationen verschickt. Sobald wir die Aufträge von Red Bull erhalten, organisieren wir die Transporte.

Auftragseingang

Aufträge werden uns von Red Bull ins System übermittelt - Dispogruppe PVI

ACHTUNG: Es werden uns auch Aufträge übermittelt, die von BLS per TNT versschickt werden. Diese erkennen wir an der Ship. Cond., da diese YE Express ist. Bei diesen Aufträgen fragen wir bei Red Bull an ob wir diese stornieren können. Storno siehe Frachtbrief Stornierung

Auftragseröffnung

Wenn der neue Auftrag in unser System übermittelt ist, erhalten wir vom CSC ein Mail mit der Lieferscheinnummer. Danach können wir mit der Organisation des Transportes beginnen. Erhalten wir kein Mail, so müssen wir bei der zuständigen Länderbetreuerin im CSC nachfragen.

Nach Erhalt der Freigabe kontrollieren wir die Daten im Auftrag:

• Position - 1. Verp.: Art des Containers erfassen - Info bezüglich Containerart erhalten wir von Red Bull.
  • 20'BX = 20B
  • 40'BX = 40B
  • 40'HC = 40H
  • LCL = LTL

• Lieferschein - Gewicht kontrollieren -> Gewicht im Caro muss mit dem Gewicht auf der Proforma Rechnung ident sein

• Eigenschaften - Erfassung der Dispogruppe (SOC) zur späteren FB-Aufteilung

Auftragsannahme

Da Red Bull ein Key Account ist, wird der Auftrag automatisch angenommen.

Auftragsbearbeitung

Buchung des Auftrages bei der Reederei

Handelt es sich bei dem neuen Auftrag um eine FCL Sendung, so verwenden wir den Carrier laut aktuellem Visit MLP pricefile.

Anschließend suchen wir uns auf der Reederei Homepage ein passendes Schiff. Bei der Wahl des Schiffes ist die Aviso Zeit bei BLS (72 h) sowie der Vorlauf von BLS zum Hafen zu beachten.

Buchungsanfrage

Wenn wir die Buchungsanfrage an die Reederei schicken, erstellen wir als erstes das Shipment:

Erstellung des Shipments

Pro Container wird ein Shipment erstellt.

Car_O -> Programme -> Shipments verwalten

SCREENSHOT FOLGT!!!!!

Firma = 1
Bereich = FV
Carrier = ausgewählte Reederei
Depot = bei Lieferungen ex BLS immer ein Depot in Hamburg (dieses gibt uns die Reederei in der Buchungsbestätigung bekannt)
Voyage = Schiffsnummer
Typ = Containerart
Vessel = Schiffsname
Anzahl = Anzahl der Container (ACHTUNG: pro Shipment darf nur 1 Container gebucht werden!)
release ab = Datum ab welchem wir den Leercontainer am Depot benötigen. (1 Tag vorm Ladetag)
Terminal = Terminal, von welchem das Schiff abfährt
POL = Abgangshafen
ETD = vorr. Abfahrtsdatum des Schiffes
POD = Empfangshafen
ETA = vorr. Akunftsdatum des Schiffes
Bem. = Lieferscheinnummer
Text = wird eine Sendung in Carriage Haulage im Empfangsland weitertransport, so muss dies hier vermerkt werden

Um das Shipment dem Auftrag zuzuteilen, wird die Shipment-Nummer im Frachtbrief ins Feld Shipment eingetragen

Versand der Buchungsanfrage

Je nach Anbindung des Carriers ans INTTRA wird die Buchungsanfrage via Internet oder Mail gesendet.

Buchunsanfrage via Intra:

Buchungsanfragen müssen über die Buchungsseite INTRA übermittelt werden -> Inttra Homepage
Nach Anmeldung auf der Homepage klickt man in der Menüleiste auf „Booking“ – „Create New Booking“

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:
Carrier: ausgewählte Reederei
Contract Number: Filing Referenz
Shipper Name: Red Bull GmbH
Shippers Reference Number: Lieferscheinnummer
Forwarders Reference Number: Lieferscheinnummer
Port of Loading: Abgangshafen
Port of Discharge: Ankunftshafen
Vessel: ausgewähltes Schiff
Voyage: Reisenummer
Cargo Description: Warenbeschreibung, in unserem Fall „Red Bull Advertising Material“
Cargo Weight: Bruttogewicht laut Lieferschein
Container Quantity/Type: Containertyp
Customer Comments: in diesem Feld muss folgendes hingeschreiben werden:
Pick up date: (Datum an dem der Leercontainer benötigt wird)
Pick up depot: (Abnahmedepot)

Nachdem alle benötigten Felder gefüllt sind, dann die Buchung über den Button "Book Now" übermittelt werden.

Verantwortlicher

Astrid Baumgartner