Abstimmung - Lademittelverwaltung

Eine Lademittelabstimmung ist ein Abgleich zwischen unserem Lademittelsaldo und dem Fremdsaldo! Das heißt bei einer Lademittelabstimmung werden unsere Aufzeichnungen mit den Aufzeichnungen des anderen verglichen bzw. abgeglichen.

!!!! WICHTIG: Bevor ein Lademittelkonto nicht komplett abgestimmt wurde - NICHT ABLEGEN !!!!!

Ablauf

Es muss als erstes überprüft werden ob sich der Lademittelsaldo zum Saldo des Vormonats verändert hat.

Grundeinteilung (VERÄNDERUNG IM ABSCHLUSSZEITRAUM):

		WAS IST ZU TUN??
JA	es ist eine Saldenveränderung	Lademittelüberprüfung erforderlich!!!
NEIN	es ist KEINE Saldenveränderung	Lademittelprüfung NICHT erforderlich!! = Konto abgestimmt!!! wir bestätigen die erhaltene Lademittelaufstellung: Einträge ins Car_O durchführen Vermerk auf der erhaltenen Aufstellung: "Konto abgestimmt....Datum....Name" Bestätigung per Fax an den Kontoaussteller senden Ablegen im Ordner "Palettenkonten" unser gesendetes Konto wurde bestätigt: Einträge ins Car_O durchführen Kopie speichern im Ordner: LADEMITTELBESTÄTIGUNG (zu finden bei: W:\ Home_User - Lademittelverwaltung - Jahr - Monat - Lademittelbestätigung)

Wenn eine BEARBEITUNG (Lademittelüberprüfung) erforderlich ist:

		WAS IST ZU TUN??
JA	Anfangssaldo "ALT" ist abgestimmt	Lademittelkonto "NEU" abstimmen.
NEIN	Anfangssaldo ist NICHT abgestimmt	Lademittelkonto "NEU" und "ALT" abstimmen. (an Bearbeitung Vormonat anhängen)

Unterschied AKTIV (Intern) und PASSIV (Extern) Abstimmung:

		WAS IST ZU TUN??
AKTIV (Intern)	Lademittelabstimmung:	prüfen der Lademittelbuchungen Korrekturbuchungen durchführen siehe Korrekturen Differenzen mitteilen bei Problemen den zuständigen Disponenten um Abklärung bitten wenn es sich um Italienische Firmen handelt kann man sich auch an Lucia Galvani wenden. Einträge ins Car_O durchführen
PASSIV (Extern)	Lademittelabstimmung:	Wir warten auf eine Antwort hinsichtlich unserer gesendeten Kontoaufstellung. Differenzen abklären eventuelle Korrekturbuchungen durchführen siehe Korrekturen wenn keine Antwort auf unser gesendetes Lademittelkonto erfolgt = Einverständnis! Vermerk auf unserem Lademittelkontoauszug: (wenn wir innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt keine Mitteilung von Ihnen erhalten, gilt dieser Auszug als akzeptiert.) bei Problemen den zuständigen Disponenten um Abklärung bitten Einträge ins Car_O durchführen

Wenn wir KEINE REAKTION auf unser gesendetes Lademittelkonto erhalten:

	WAS IST ZU TUN??
Paletten zu unseren Gunsten: (Guthaben)	durch Zeitablauf entsteht Einverständnis dann mit dem zuständigen Disponenten abklären ob: Verrechnung Abholung im Notfall Saldo stehen lassen (Übertrag ins nächste Abschlussmonat) siehe Einträge
Paletten zu unseren Lasten: (Schuld)	Saldo stehen lassen bis eine Aufforderung zur Rückgabe kommt (Eingangsrechnung od. Lademittelkonto) !!! nach 2 Jahren verjähren unsere Palettenschulden !!! eventuell die Palettenschuld ausbuchen --> vorher mit Mair Friedl absprechen!!!

Korrekturen

Was ist eine Korrekturbuchung?

Eine Korrekturbuchung ist eine Ausgleichsbuchungfür Lademittel.

INFO: nach einem Monatsabschluss sind keine Ausbesserungen der Buchungen mehr möglich!!!!!

Wann werden Korrekturbuchungen durchgeführt?

Korrekturbuchungen werden erst dann durchgeführt wenn der Abschluss (Datum des Transportes liegt im abgeschlossenen Monat) bereits ausgeführt wurde.

Wie funktioniert eine Korrekturbuchung?

• Frachtbriefbearbeitung öffnen
• in die Lademittelverwaltung - Bewegungen/Buchen wechseln
• Doppelklick auf die gewünschte Buchung
• Pfeil-Taste nach unten drücken
• gewünschten Buchungssatz eingeben (z.B. 250 für Auftraggeber->Berger)
• Frachtbriefnummer (auf dem die Korrekturbuchung stattfinden soll)
• Tausch-Datum ist Reise-Datum

WICHTIG: bei Rückgaben das Rückgabedatum eintragen!!!!

• Pal.-Schein eigen oder fremd (wenn vorhanden!!)
• Buchungstext eintragen / die wichtigsten sind:
  • KORREKTUR
  • RÜCKGABE

WICHTIG: Palettenscheine vom Auftraggeber Reco Chemie Ladestelle: Melnik immer die Nummer von 'Dodaci list cislo' bei Pal.-Schein fremd eintragen!!!!!

• KORREKTUR ANFANGSBESTAND oder KORREKTUR ENDBESTAND
• Pal-Typ: Text: EURO (für Europaletten)
• Bei der Entlastungs- und Belastungsbuchung wird einfach die Ausgleichsbuchungverkehrt herum gebucht, damit das Konto auf Null ist. (Kontrolle auf der Kontoaufstellung)

Beispiel: (Vorher und Nachher)

URSPRÜNGLICHE BUCHUNG

KORREKTURBUCHUNG ZU URSPRÜNGLICHER BUCHUNG

• F10 für speichern
• Kontrolle bei Übersicht.

Verrechnungen und Abhol- / Zustellaufträge

Wann werden Europaletten verrechnet?

Grundsätzlich werden Paletten verrechnet bei:

• Nicht-Konto-Schulden
• Kontoguthaben, die zu hoch werden (vorher mit dem zuständigen Disponenten absprechen!)
• Auflösung von einem Lademittelkonto (z.B.: wenn ein Unternehmer nicht mehr für uns fährt)

Wie funktioniert eine Verrechnung?

siehe bei Verrechnung von NICHT - KONTO - Schulden

Einträge

Was sind Einträge?

Sind Abschlussinformationen der einzelnen Auftraggeber (DRI) bzw. der Unternehmer (FV) die in Car_O festgehalten werden.

Wo werden Einträge durchgeführt?

• Programme
• Lademittelverwaltung
• Adressen Lademittelverwaltung
• mit F7 suchen (VORSICHT: Groß und Kleinschreibung beachten!!)
• in die Erfassung wechseln

Welche Textfelder müssen ausgefüllt werden?

• Feld INTERN: ist für interne Bemerkungen vorgesehen.

z.B. „noch nie Abgleich“

• Feld ABGESTIMMT DATUM: Datum des letzten Kontoabgleichs (nicht vom Abschluss) eintragen.
• Feld USER: Name des Bearbeiters (kommt automatisch wenn das Datum eingetragen wurde)
• Feld BEMERKUNG: TEXT: „schriftlich bestätigt“ oder TEXT: „Konto abgestimmt“
• Feld BEMERKUNG INTERN: kann man für diverse interne Bemerkungen nutzen.

z.B.: für Abholungen oder Rückgaben

• Feld Anzahl (= Saldo abgestimmt): den abgestimmten Saldo eintragen. d.h.

wenn eine Korrekturbuchung ein anderes Monat (wo bereits ein Abschluss durchgeführt wurde) betrifft gehört es in diesem Monat korrigiert. GÜLTIG AB 01.10.2009 (vergangene Monate nicht berechnet!!)

z.B eine Korrekturbuchung wurde zu einem Transport vom 18.10.2009 durchgeführt (wo der Abschluss bereits durchgeführt wurde)dann gehört es in dem Monat 10/09 geändert und auf jedes folgende Monat miteingerechnet. VORSICHT: Palettenbewegungen mitrechnen!!!

++WICHTIG++

Sollte ein Lademittelsaldo (Saldo abgestimmt) aufwändiger zum rechnen sein dann einen Rechenvorgang in den Ordner Palettenkonto ablegen:

Muster für einen Rechenvorgang:

Muster Einträge Anzahl abgestimmt:

Wo sieht man die eingetragenen Abschlussinformationen?

Die eingetragenen Informationen findet man im Discoverer / Saldenauswertung / Hauptkonto

Verantwortlicher

Menekse Lacin