Auftragsabwicklung Sunpor

Hier befindet sich die Auftragsabwicklung für Sunpor. Die Auftragsabwicklung beinhaltet vier unterschiedliche Prozesse.

Ablauf

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• Auftragsabwicklung

Auftragseingang

Der Auftrag wird per E-Mail an uns übermittelt.

Auftragseröffnung

siehe Auftragserfassung Sunpor

Auftragsannahme

Grundsätzlich werden alle Aufträge von Sunpor angenommen.

Auftragsbearbeitung

Hier entscheiden wir ob wir den Transport mit dem LKW, dem Container oder ob wir den Transport via Duisburg abwickeln.

Durchführung und Überwachung des Transportes

CH Transporte

Bei Transporten in die Schweiz, wird die Ausfuhrverzollung von unserem Büro in Ludesch durchgeführt.
Wir erhalten von Sunpor die Ladepapiere (CMR & Faktura), diese leiten wir an Ludesch weiter.
Sobald wir die Ausfuhr erhalten, senden wir diese an Sunpor retour.

Die Ausfuhr sowie die Ladepapiere werden an das jeweils zuständige Verzollungsbüro weitergeleitet, damit diese die Einfuhrverzollung vorbereiten können.
Diese Dokumente müssen auch in Lbase bei jedem Auftrag hinterlegt werden.

Intermodal

Bei dieser Art von Transporten, wird der 45' Container per LKW-Chassis zu Sunpor gebracht. Dort wird er beladen und anschließend wird er in Krems auf die Bahn verladen.
Aktuell haben wir nur Lieferungen in die Türkei.
Diese Lieferungen werden von unserem Bahnoperator Metrans abgewickelt.

Info an Bahnoperator

Sobald wir von Sunpor die Aufträge für die kommende Woche erhalten, wird an Metrans ein Mail geschickt, mit der Info welche Aufträge für die nächste Woche geplant sind.



Mit diesem Info-Mail wird auch die aktuelle Excel-Liste mitgeschickt.



In dieser Excel-Liste werden nur die folgenden Felder von uns ausgefüllt:

• berger reference
• order number
• loading day
• loading time
• delivery Gebze - scheduled

Die restlichen Felder müssen immer von Metrans aktualisiert werden. Wir sollten spätestens jeden zweiten Tag eine aktuelle Liste erhalten. Sollte das nicht der Fall sein, muss auf jeden Fall nachgefragt werden.

Beladung des Containers

Bei diesen Transporten wird die Ausfuhrverzollung von unserem Büro in Ludesch durchgeführt.
Wir erhalten von Sunpor die Ladepapiere (CMR, Faktura und A.TR.), diese leiten wir an Ludesch weiter.
Sobald wir die Ausfuhr erhalten, senden wir diese an Sunpor retour.

Die Ausfuhr sowie die Ladepapiere werden an Metrans weitergeleitet.

Diese Dokumente müssen auch in Lbase bei jedem Auftrag hinterlegt werden.

Des Weiteren muss in Lbase Container- und Siegelnummer abgespeichert werden. Diese Daten sind dem von Sunpor übermittelten CMR zu entnehmen.

Shortsea

Bei diesen Transporten wird der LKW bei Sunpor geladen und anschließend in Duisburg bei DPA - Duisport Agency GmbH in den 40' OT oder 40' CS Container umgeschlagen.
Diese Art von Transporten werden hauptsächlich für Lieferungen nach GB und IRL verwendet.
Wir unterscheiden zwei Transportabschnitte:

• Vorlauf - Transport im LKW von St.Pölten nach Duisburg
• Hauptlauf - Transport im Container von Duisburg zur Entladestelle in GB oder IRL

Transportablauf

IMO-Datenblatt

Sobald der LKW bei Sunpor beladen wurde, müssen an DPA - Duisport Agency GmbH folgende Informationen weitergegeben werden:

• Oktabin Anzahl
• Ankunftsdatum in Duisburg mit ungefährer Uhrzeit
• LKW Kennzeichen
• unsere Auftragsnummer (Sendung in Lbase)
• Sunpor Auftragsnummer
  

Wir erhalten von Sunpor das IMO-Datenblatt. Dieses muss an Samskip weitergeleitet werden.

Sobald die Ware in den Container umgeladen wurde, erhalten wir von DPA - Duisport Agency GmbH die Umladepapiere sowie die Container- und Siegelnummer. Container- und Siegelnummer müssen in Lbase eingetragen werden. Die Dokumente sind im Archiv zu hinterlegen. DPA - Duisport Agency GmbH leitet diese Dokumente auch zeitgleich an Samskip weiter.

ACHTUNG: Bei OpenTop bzw. Curtainside Container müssen immer zwei Siegel verwendet werden!!

Wenn der Container im Empfangshafen eingetroffen ist, muss uns Samskip Bescheid geben wann sie den Container beim Empfänger zustellen wollen. Den Zustelltermin müssen wir an Sunpor weitergeben. Sunpor fragt den Zustelltermin beim Kunden an, und gibt uns dann die Bestätigung. Wichtig: Termine immer schriftlich bestätigen lassen.

Sea

Vorbereitung

Wir erhalten von Sunpor via Mail eine Anfrage für Containerverschiffungen.

Auf der Homepage der Reederei ein passendes Schiff suchen. Und anschließend bei Metrans anfragen, wann bei Sunpor geladen werden kann.

Wir erhalten von Metrans die Info wann der Leercontainer freigestellt werden muss, wann bei Sunpor geladen werden soll und wann der beladene Container voraussichtlich dann wieder im Hafen eintreffen wird.
Für Gefahrguttransporte über den Seeweg dürfen ausschließlich OpenTop Container verwendet werden. OpenTop Leercontainer müssen von BRV/HAM vorgeholt werden.

Sobald uns alle nötigen Informationen vorliegen, die Info an Sunpor weiterleiten.

Folgende Punkte müssen im Mail unbedingt angeführt werden:

• Verschiffungsmöglichkeit ist vorbehaltlich Schiffsraum, IMO Akzeptanz (Gefahrgut kann bis zur Verschiffung jederzeit wieder abgelehnt werden), Leerequipment-Verfügbarkeit
• OpenTop Container können nur bei einer fixen Buchung zugesagt werden

Auftragserfassung & -bearbeitung

Wenn die Verschiffungsdaten für Sunpor ok sind, dann erhalten wir den Auftrag per Mail. Dieser muss wie folgt erfasst werden:

bei Wert1: 1

• KONTR_DG --> bei Wert1: Die Dispogruppe eintragen, in der der Kontrakt erstellt werden soll. (XOE/XOW/XOM)
  

-->

Kontrakt FB. Folgende Punkte müssen abgeändert werden:

• abw. Abs.: Verschiffungsterminal
• Termin Absender: Schiffsabfahrt
• Preise in der Vorgabe nicht vergessen!
  

-->

Vorlaufauftrag

Um den Vorlaufauftrag zu erstellen, den Hauptlaufauftrag "kopieren".
Bei dem Feld Extension V für Vorlauf eintragen. Anschließend auf den Button Teilstrecken-FB klicken.
Es wird automatisch ein TV1 FB erstellt.

Diesen Auftrag dann wie folgt bearbeiten:

• abw.Empf: Verschiffungsterminal
• Dispogruppe: XVE
• Termin Absender: Ladetag bei Sunpor
• Termin Empfänger: Closing im Abgangshafen
• SHP: Shipment Nr. plus VL (= Vorlauf)
• Text: (wichtig ist hierbei den Haken bei Fb zu setzen)
  • Containeranzahl & Containertyp
  • Bestellnummer bei Sunpor
  • Reederei
  • Bestimmungshafen
  • Schiff
  • Versiegelung: durch Sunpor
  • BHT/ZAPP: durch Metrans
  • Ausfuhrzollabfertigung: durch SUNPOR
• Auftrag auf Metrans disponieren & Preis eintragen
• Preise in der Vorgabe nicht vergessen!

Auftrag an Metrans

An Metrans werden beide Aufträge XLE (TL.1) und XVE (TV.1) per Mail geschickt.
Metrans organisiert die Leercontainervorholung, die Beladung des Containers bei Sunpor sowie den anschließenden Transport in den Abgangshafen.
Sobald Metrans den Leercontainer abgenommen hat, erhalten wir die Containernummer.
Die Containernummer muss im SLE und SVE Auftrag in der Reise und in dem Feld CTR-Nr. eingetragen werden.

--> 

Durchführung und Überwachung des Transportes

Am Tag der Beladung erhalten wir von Sunpor die Ladepapiere (CMR, Faktura, Delivery Note, IMO Datenblatt). Diese leiten wir an unser Büro in Ludesch Ludesch weiter.
Anhand der Ladepapiere die Siegelnummer im SVE Auftrag in der Reise bei dem Feld -Plombe eintragen Sobald wir die Ausfuhr erhalten, leiten wir diese an Sunpor weiter.
Alle Dokumente (Ladepapiere Sunpor & Ausfuhr) müssen an Metrans weitergeleitet werden. Da Metrans die BHT/ZAPP Referenz für uns erstellt.
Dokumente auch im Digitalen Dossier im XVE Auftrag hinterlegen.

B/L Instruktionen

siehe B/L Instruktionen Wenn wir von Sunpor das OK für das B/L erhalten, dann muss die Reederei informiert werden, dass das Original ausgestellt und an uns per Kurier gesendet wird.
Sobald uns das Original B/L vorliegt, behalten wir eine Kopie. Der Rest wird ebenfalls per Kurier an Sunpor geschickt.

CTR Ankunft im Hafen

Einen Tag vor dem Closing muss bei Metrans die BHT bzw. ZAPP Referenz angefragt und in Lbase hinterlegt werden.
Des Weiteren muss uns Metrans Bescheid geben, ob der Container bereits im Hafen eingetroffen ist.

Sobald der Container verschifft wurde, muss Sunpor per E-Mail darüber informiert werden. In diesem Mail muss auch die voraussichtliche Ankunft im Bestimmungshafen angeführt werden.

Nachbearbeitung

Wenn der Container im Bestimmungshafen eingetroffen ist, muss wieder ein E-Mail an Sunpor geschickt werden.
Somit ist der Transport erledigt.

Verantwortlicher

Anton Schmutz