Diskussion:Letra 1-Step Deepsea ex NÜZIDERS

Hierbei handelt es sich um die spezifische Auftragsabwicklung von Containertransporten ex Nüziders - AT.

Auftragseingang

Da es eine Datenverbindung zu unserem Kunden Red Bull gibt, können uns die Aufträge direkt ins System Car_O überspielt werden.

Auftragseröffnung

Da es eine Datenverbindung zu unserem Kunden Red Bull gibt, können uns die Aufträge direkt ins System Car_O überspielt werden.

Auftragsannahme

Da Red Bull ein Key Account ist, wird der Auftrag automatisch angenommen.

Auftragsbearbeitung

MLP (Hauptlaufauftrag)

Auftragseingang

Die Aufträge werden uns automatisch von Red Bull in unser System Car_O übermittelt. Die Aufträge gehen in der Dispogruppe PO1 ein. In der Position und im Lieferschein - Menge, Artikel, Gewicht etc. kontrollieren, in den Eigenschaften die Dispogruppe (SOE/SOW/SOM) für FB-Aufteilung eingeben.

SOE -> Asien / Australien / Neuseeland

SOW -> Amerika

SOM -> Afrika

Zusätzlich zum Auftrag im System erhalten wir von Red Bull ein Mail mit dem Verfügbarkeitsdatum der Ware sowie dem gewünschten Ankunftsdatum im Empfangsland.

SHP erfassen

SHP erfassen

klick auf Button SHP verwalten (rechts oben in Car_O Menüleiste-weißes Segel )

Hier wird eine Buchungsanfrage mit carrier, release depot und release Datum für CTR, Anz. und CTR Typ, Schiffsname, POL mit ETD und POD mit ETA erfasst.

Das Shipment wird nach erfassen aller Daten mit F10 gespeichert und eine fortlaufende Nummer wird automatisch im Feld "Shipment" eingetragen.

Dass vorgefertigte SHP wird dann entweder auf der Internetplatform INTRA erfasst und übermittelt oder per Mail via Hardcopy an die erfassten Wunschreederei als Anfrage geschickt.

SHP einem Kontrakt zuteilen

Auf Feld SHP stellen und die Shipmentnummer eintrage oder mit F9 das erstellte SHP suchen und auswählen. Mit Funktionstaste F10 speichern. Hier können mehrere Kontrakte dasselbe SHP haben – von Containermenge abhängig. Doppelklick auf Feld SHP.

Farbgestaltung bei SHP's

Gelb SHP hat noch keinen Kontrakt

Grün Anzahl der Container im SHP = Anzahl Container aller zugeordneten Kontrakte und Feld BOOKING ist gefüllt.

Türkis Anzahl der Container im SHP = Anzahl Container aller zugeordneten Kontrakte und Feld BOOKING ist leer

Blau SHP hat Kontrakt(e) zugeordnet, aber Containermenge SHP = größer als Containermenge Kontrakte das heißt es können noch Kontrakte zugeordnet werden.

Rot SHP hat Kontrakt(e) zugeordnet, aber Containermenge SHP = kleiner als Containermenge Kontrakte das heißt wir haben bereits zu viele Kontrakte zugeordnet.

Fertigstellung SHP

Nach Erhalt der Buchungsbestätigung von der Reederei kann das SHP vervollständigt werden. SHP mit der vorhandenen SHP Nummer aufrufen und aktualisieren. Button SHPADV drücken (= Verschiffungsdaten werden an Red Bull versendet) und mit Funktionstaste F10 speichern.

Nach Übermittelung des Shipments an Red Bull erhalten wir automatisch wieder je Lieferschein zwei neue Aufträge für die PLP Abwicklung.

PLP (Vorlaufauftrag)

Allgemeine Infos

Für den PLP-Vorlauftransport in den Hafen werden zwei Frachtbriefe im Car_O benötigt!

1. Dispogruppe SLE - Frachtbrief.T0 für Leercontainervorholung vom Depot zur Ladestelle Rauch. Dieser Auftrag wird automatisch beim Eingang des SVE Auftrages erstellt.
2. Dispogruppe SVE - Frachtbrief für den beladenen Container bis zum Hafen. Dieser Auftrag wird uns von Red Bull direkt, nach Versendung des SHPADV im Shipment vom MLP, ins System übermittelt.

Alle gelben Aufträge sind neu und müssen noch bearbeitet werden. Die Aufträge werden immer Shipmentmäßig bearbeitet. Es muss vor Bearbeitung sichergestellt werden, dass alle Aufträge einer Buchung übermittelt worden sind.

Transporte von 20' Standard Container

Bei Standartauftägen wird das Ladefenster bei Rauch von uns vorgegeben. Zu Beachten ist, dass genug Ware verfügbar ist (im Zweifelsfall bei RB nachfragen) und dass das Ladefenster 3 Tage umfasst.

SVE Auftrag

Bei Termin Abs. (MÖGLICH) + Termin Absender (SOLL) das Ladefenster lt. Planung eintragen. ACHTUNG: Ladefenster muss 3 Tage und immer von 08:00 bis 17:00 Uhr haben. z.B. 20.05.2014 08:00 Uhr bis 22.05.2014 17:00 Uhr. Bei Termin Empf. (MÖGLICH) + Termin Empfänger (SOLL) das Earliest-Gate-In und Closing lt. Shipment eintragen.

Positionen bearbeiten:

• 1.Verp. = 20B für einen 20' CTR
• Brutto = zu dem Gewicht muss noch das Gewicht des Leercontainers (2000 KG) dazugezählt werden

Eigenschaften bearbeiten:

• MTL_YH: In Wert2 den Ankunftshafen aus Wert1 von Zeile MTL_YA kopieren.
• VERPACK: In Wert1 die Transportart HUWAG101 (= 1 Step Bahn ex Nüziders)

Nachdem der SVE Auftrag fertig bearbeitet ist, Auftrag neu aufrufen und Button "RB DFÜ Vorab" betätigen. --> Ladedatum wird an Red Bull und Rauch übermittelt.

WICHTIG: Bevor der Button "RB DFÜ Vorab" betätigt wird, muss in den Eigenschaften unbedingt nochmal die Transportart (Verpack) kontrolliert werden.

SLE Auftrag

Positionen bearbeiten

• Anz. = 1
• 1.Verp. = 20B für einen 20' CTR
• Inhalt = Leercontainer
• Brutto = 2000 KG (=Gewicht des Leercontainers)

Eigenschaften bearbeiten

• MTL_YH: In Wert2 den Ankunftshafen aus Wert1 von Zeile MTL_YA kopieren.

Transportauftrag für 20 Box Leercontainer

Nachdem die SLE Aufträge von einem Shipment bearbeitet wurden, müss dieser auf den Bahnoperator RCA disponiert werden.

Es sollten wenn möglich immer drei Aufträge auf einer Reise zusammengefasst werden, bei "Kosten" muss der aktuelle RCA Preis eingegeben werden. (Wenn sich mehrere Aufträge auf einer Reise befinden muss der Preis dementsprechend multipliziert werden). Bei dem Feld "Lkw" wird die fortlaufende Dummy-WGG Nummer eingetragen. Bei dem Feld "Tr.-Mittel" muss 66 für Kombiverkehr Bahn eingetragen werden.

Anschließend die Transportaufträge an RCA schicken. In dem E-Mail muss im Betreff die Destination und der Tag der Zustellung in Nüziders angeführt werden.

Erhalt WGG & CTR Nummer

Sobald die Leercontainer von Wolfurt abgegangen sind, erhalten wir von RCA eine Excel Liste mit den abgenommenen Containern.

Anhand dieser Laufinformation kann der SLE Auftrag auf die richtige Waggonnummer disponiert und die CTR-Nummer eingetragen werden.

Vor eintragen der Container-Nummer im SLE Auftrag, muss auf der Homepage der gebuchten Reederei im Tracking kontrolliert werden ob die Containernummer korrekt ist. (Sollte man eine CTR-Nummer auf der Reederei Homepage nicht finden, muss unser MLP-Partner telefonisch bei der Reederei nachfragen.) Wenn die Nummer richtig ist wird diese im SLE Auftrag eingetragen. Die CTR-Nummer wird automatisch in den SVE Auftrag übertragen. Nach neuaufrufen des SVE Frachtbriefs muss der Button "RB DFÜ vorab" getätigt werden. (= CTR-Nummer wird an Red Bull und anschließend an Rauch übermittelt).

Transporte von 20 Reefer Container

Rauch hat für die Beladung eines Reefer Containers ebenfalls 3 Tage Zeit. Der Leercontainer wird von der Roland per Bahn zu Rauch und der geladene Container wieder zum POL gebracht.

Die Aufträge werden wie normale 20 Box Container bearbeitet. Folgende Punkte müssen beachtet werden:

SVE Auftrag

• In der Position muss bei 1.Verp. 20R für einen 20' Reefer eingetragen werden
• Brutto = zu dem Gewicht muss noch das Gewicht des Leercontainers (3000 KG) dazugezählt werden

SLE Auftrag

• 1.Verp. = 20R für einen 20' Reefer
• Brutto = 3000 KG (=Gewicht des Leercontainers)

Verladeplanung

Sobald wir vom MLP Partner die Info erhalten, dass wir einen Reefer Auftrag im System haben, muss folgendes E-Mail an die zuständige Person bei Roland gesendet werden:

Dabei sind folgende Punkte unbedingt zu beachten:

• Im Betreff muss der "Weg" des Containers angeführt werden (z.B.: Hamburg - Nüziders - Hamburg)
• Im Betreff muss unsere Auftragsnummer angeführt werden
• In dem E-Mail muss unbedingt der Text "ACHTUNG: Rauch Nüziders hat für die Beladung des Containers drei Tage Zeit" angeführt werden.

Wir erhalten von Roland die genaue Info wann wir bei Rauch laden müssen, wann der Container am Depot freigestellt werden muss, wann der Container zugestellt und abgeholt wird und wann der Container auf der Bahn verladen wird bzw vorraussichtlich am Hafen eintrifft.

Transportauftrag für 20 Reefer Container

Anschließend müssen an Roland die Transportaufträge geschickt werden. Der SLE Auftrag ist für die Leercontainervorholung und der SVE Auftrag ist für den Transport des "vollen" Container von Rauch in den Hafen.

Das geplante Ladefenster muss in Car_O eingetragen werden, anschließend den Button "RB DFÜ vorab" tätigen.

Erhalt Container Nummer

Roland gibt uns nach Abnahme des Leercontainers im Depot die Containernummer bekannt, sollte das nicht der Fall sein muss unbedingt nachgefragt werden. Die Containernummer nach Erhalt auf der Reedereihomepage kontrollieren und in Car_O eintragen. Mittels RB-DFÜ Vorab wird die Nummern an Red Bull und Rauch übermittelt. An Rauch muss zusätzlich zur Übermittlung noch ein E-Mail geschickt werden, mit der Nummer sowie dem Ladefenster des Containers, dass der Container per LKW angeliefet und abgeholt wird.

Durchführung und Überwachung des Transportes

PLP (Vorlaufauftrag)

Verladung - Übergabedokumente

Nachdem die Container beladen wurden, erhalten wir von Rauch die Waggonliste (Übergabedokumente).

Anhand dieser Übergabedokumente werden die SVE Aufträge Waggonmäßig neu disponiert. Bei Termin Absender (SOLL) muss der definitive Ladetag eingetragen werden. Unternehmer ist wieder RCA. Bei "Kosten" muss der aktuelle RCA Preis eingegeben werden. (Wenn sich mehrere Aufträge auf einer Reise befinden muss der Preis dementsprechend multipliziert werden). Bei dem Feld "Lkw" wird die WGG-Nummer lt. Übergabedokument eingetragen. Bei dem Feld "Tr.-Mittel" wird 66 für Kombiverkehr Bahn eingetragen.

Anschließend müssen die Transportaufträge an RCA gesendet werden. Im Betreff des E-Mails muss der Tag der Verladung angeführt werden.

Nachdem die CTR beladen worden sind, bekommen wir via System ein Picking.

Nach Erhalt dieser Mail muss im jeweiligen Auftragn die Containernummer vom Picking mit der aus dem System verglichen werden. Anschließend den Button "RB DFÜ" tätigen und speichern. RB DFÜ = Meldung an RB dass die Ware verladen wurde und unterwegs ist.

Zugsplanung

Jeden Mittwoch wird eine Liste mit allen Aufträgen an den Bahnoperator geschickt, damit diese auf die Abgänge ex Wolfurt in die Nordhäfen gebucht werden. Nachdem der Bahnoperator die Aufträge eingeteilt hat, wird der Abgang ins Excel-File eingetragen und an uns zurück geschickt.

Nach Erhalt der ergänzten Buchungsliste muss kontrolliert werden ob mit den geplanten Abgängen das Closing erreicht werden kann. Falls nicht muss mit dem Bahnoperator Rücksprache gehalten werden.

Wenn die Abgänge für uns in Ordnung sind, müssen die geplanten Zugsabfahrten in den Eigenschaften der SVE-Frachtbriefe unter "Routing plan" eingetragen werden:

Sobald alle CTR der Buchungsliste eingetragen worden sind, wird über den ORACLE Discoverer Viewer die Listen herausgezogen und per Mail an die Bahn gesendet:

Abgangsmeldungen RCA - Frachtbriefe

Wir erhalten von RCA für jeden Abgang die Frachtbriefe. Anhand dieser kontrollieren wir welche Container von Wolfurt abgegangen sind. Zusätzlich zu diesen bekommen wir auch noch Abgangsmeldungen. Diese sind jedoch für uns nur Zusatzinfos.

Um den Abgang einzugeben wird nach der Containernummer vom RCA-Frachtbrief gesucht und das Datum vom Abgang dann in den Eigenschaften der SVE-Frachtbriefe unter "Routing Ist" eingetragen.

Gate In

Wir bekommen vom MLP die Info wann ein CTR im Hafen eingetroffen ist per Mail durchgegeben.

Im SVE muss das Gate-In Datum sowie die Uhrzeit bei den beiden Feldern von Termin Empfänger(SOLL) eingegeben und anschließend das RB-DFÜ übermittelt werden.

Nach tätigen des RB-DFÜ ist der Transport bzw Auftrag für den PLP komplett abgeschlossen.

MLP (Hauptlaufauftrag)

Picking Eingang

Zeitgleich mit dem PLP bekommt auch der MLP das Picking via System. Dies ist die Info, dass der CTR bei Rauch geladen worden ist

Nach Erhalt dieser Meldung muss der Kontrakt im PO1 aufgeteilt werden um den Hauptlaufauftrag (SOM/W/E) zu erstellen. Dafür nach der LS-Nummer aus der Mail im Car_O suchen und das Feld Kontrakt-FB mit Doppelklick öffnen. In der geöffneten Maske dann Butten Kontrakt-FB erzeugen klicken.
Durch diesen Arbeitsschritt werden aus den Daten vom PO1 und dem Shipment ein Hauptlaufauftrag generiert.

Im erstellten Hauptlaufauftrag werden dann die Container- und Siegelnummer aus dem Picking-Mail in die Reise unter Registerkarte Zwischenstreck kopiert.

Anschließend wird noch der vereinbarte Preis an Red Bull in der Vorgabe im erstellten Hauptlaufauftrag erfasst.

B/L Instruktion

Sobald alle Kontrakte eines Shipments aufgeteilt worden sind müssen wir die Containerdaten der Reederei bekannt geben, damit diese ein BL erstellen können.

Bei fast allen Reedereien erfolgt dieser Schritt über die Internetplatform INTRA. Falls eine Reederei keine Anbindung ans INTRA hat wird die BL Instruktion via Excel File per Mail gesendet. Diese Daten müssen übermittelt werden, damit die Reederei weiß in welchem Container, welcher Auftrag mit welcher Ware geladen und mit welchem Siegel dieser CTR geschlossen wurde.

Aus den übermittelten Daten wird von der Reederei dann ein B/L Draft erstellt, welches wir vorab zur Kontrolle bekommen. Erst nach Kontrolle durch uns bzw unserem Kunden wird das B/L Draft freigegeben und das "richtige" BL kann gedruckt werden.

Gate In Kontrolle

Ein Tag vor Closing, spätestens am Closing Tag muss kontrolliert werden ob der CTR am Hafen angekommen ist. Dafür im Tracking der gebuchten Reederei nach der Containernummer suchen.

Wenn der Container im Hafen angekommen ist, die Reise vom Hauptlauf des Containers öffnen und in der Registerkarte Zwischenstrecke ins Feld Gate in das Datum und die Uhrzeit eingeben.

Alle Gate In Daten müssen auch an den PLP bekanntgegeben werden. Dazu die Daten per Mail weiterschicken.

B/L Erhalt

Ein bis Zwei Tage nach Schiffsabfahrt bekommen wir von der Reederei das B/L. Dies ist für uns die Bestätigung, dass der Container auf dem gebuchten Schiff verladen worden ist. Nach Erhalt des B/Ls wird dieses nochmal mit dem Draft bzw dem System kontrolliert. Ob es ein Original BL oder ein Express BL ist hängt von den Bestimmungen im Empfangsland ab, dies wird jedoch bei der BL Instruktion bereits dem Carrier bekannt gegeben.

Wenn das Dokument fehlerfrei ist, wird das B/L im Shipment eingetragen. Dazu wird das ATD, MBL Datum und die MBL Nummer ausgefüllt. Wenn es sich nicht um Original BLs handelt, muss noch das Kontrollkästchen MBL Express aktiviert werden. Als letzten Schritt noch den Button SHP-ADV drücken, damit das Abfahrtsdatum auch an Red Bull übermittelt wird.

Nachbearbeitung des Transportes

MLP (Hauptlaufauftrag)

Felder pflegen

Falls es irgendwelche Änderungen gibt zb ETD oder ETA, muss diese im System eingetragen werden und ein Update an Red Bull gesendet werden. Wenn es sich nur um ein paar Tage handelt, genügt bei Standardaufträgen ein neuübermitteln via SHP-ADV. Wenn die Abweichung zu den gebuchten Daten größer (ab drei Tagen) ist muss zusätzlich zur Übermittelung per SHP-ADV noch die neuen Daten ans CSC-Team kommuniziert werden

Zwischenhafen

Wenn Container über einen Zwischenhafen fahren und dort auch umgeladen werden, muss spätestens 2 Tage nach ETA, im Zwischenhafen kontrolliert werden ob der geplante Feeder erreicht worden ist. Falls nicht müssen die Daten im Car_O angepasst und gegebenenfalls zusätzlich zur Übermittlung per System noch ein E-Mail ans CSC-Team geschrieben werden.

Zur Kontrolle eignet sich am besten die „Swimming Stock" aus dem Oracle Discoverer.

Shipping Advice

Das Shipping Advice einer Buchung sollte ca 1 Woche nach Schiffsabfahrt geschickt werden. Spätestens aber eine Woche vor ETA.

Dazu wird dem Car_O im Shipment über dem Button "Shipping Advice" das Dokument generiert und als PDF gespeichert. Dieses Dokument wird dann zusammen mit der Proforma Invoice und dem BL an den jeweiligen Verteiler (siehe Factsheet des jeweiligen Landes) per Mail übermittelt. Bei Australien und Neuseeland wird statt der Proforma Invoice die Handelsrechnung und zusätzlich noch die Packing Declaration im Mail mitgeschickt.

Shipment End

Es sollte täglich kontrolliert werden ob die Schiffe wie geplant im Bestimmungshafen ankommen. Es werden immer die Buchungen kontrolliert, welche das ETA in der Vergangenheit ist. Dazu auf der Reederei Homepage im Tracking nach Buchungs- oder Containernummer suchen und wenn der CTR als angekommen im Tracking ist, das Ankunftsdatum im Car_O ins Feld ATA übertragen. Nach eintragen der tatsächlichen Ankunft noch den Button SHP-ADV betätigen, damit bei Red Bull der Auftrag aktualisiert wird.

DEM / DET Kontrolle

Als letzten Schritt bei der Auftragsabwicklung muss das Abnahmedatum vom geladenen Containers im POD und die Leerrückgabe des CTR im Empfangsland in der Hauptlaufreise des jeweiligen CTR eingetragen werden. Dies dient Red Bull als Kontrolle, damit keine unnötigen Standgelder anfallen. Dazu auf der Reederei Homepage im Tracking nach Buchungs- oder Containernummer suchen und die Daten ins System übertragen. Wenn diese Daten nicht im Tracking sind, muss bei den zuständigen Kontaktpersonen der Reederei angefragt werden.

Zur Kontrolle eignet sich am besten die DEM by ETA 2 Abfrage aus dem Oracle Discoverer Mappe „DISPO_Planning_to_Sailing". Es werden immer die CTR geprüft, welche bei denen das ATA in der Vergangenheit liegt.

Swimming Stock Listen

Jeden Montag wird per E-Mail an die jeweiligen Verteiler (siehe Factsheets RB) eine Swimming Stock List gesendet.

Diese Liste wird mit dem ORACLE Discoverer erstellt. Dazu in der Mappe „DISPO_Planning_to_Sailing" die Registerkarte „Swimming Stock" öffnen und nach Auswahl des jeweiligen Landes die Liste ins Excel exportieren, speichern und senden.

Verantwortlicher

Christina Schlechter