Reklamations- & Schadensmeldung

Die Reklamation wird vom zuständigen Disponenten oder der Administration im jeweiligen Frachtbrief in Car_O dokumentiert.

Ablauf

Wenn man im Frachtbrief rechts oben das rote Buch anklickt, gelangt man in die Reklamationsbearbeitungs-Maske.

Frachtbrief/Lieferschein

In dieser Maske muss die Reklamation wie folgt dokumentiert werden:

Als ersten Schritt in der Reklamationsmeldung muss bei dem Feld "Frachtbrief/Lieferschein" bei "LS-Nr." entweder mit F9 eine Lieferscheinnummer ausgewählt werden oder es muss ein * eingegeben werden.

Wann wird was eingegeben? (1)

*	Ein * wird ausgewählt wenn sich die Reklamation nur auf den Frachtbrief bezieht.
Lieferschein- nummer	Eine Lieferscheinnummer wird ausgewählt wenn sich die Reklamation auf einen bestimmten Lieferschein auf dem Frachtbrief bezieht. (dies ist natürlich nur möglich wenn sich mehrere Lieferscheine auf dem Frachtbrief (in den Positionen) befinden)

Wenn in dem Feld "Frachtbrief/Lieferschein" bereits mehrere Reklamationen erfasst wurden (siehe Bild rechts), dann in das Feld "FB-Nr." stellen und auf der Tastatur den Pfeil nach unten drücken, somit gelangt man in eine "leere" Reklamationsmaske.

ACHTUNG! Das Feld "LS-Nr." ist ein Pflichtfeld, d.h. wennn dieses Feld nicht gefüllt ist, kann die Reklamation nicht erfasst werden.

ACHTUNG! Es ist wichtig immer mit Tab oder Enter in die nächsten Felder zu springen, 
ansonsten werden die Aktionen nicht richtig gesetzt.

Sachbearbeiter: (2)	Kürzel des jeweiligen Sachbearbeiters - wird automatisch gefüllt
Melder-Datum: (3)	Erfassungsdatum der Reklamation - wird automatisch gefüllt
Rekla-Nr.:	Laufende Reklamationsnummer (diese Nummer wird dann in die Schadensbearbeitung mit übernommen, d.h. Reklamationsnummer = Schadensnummer) - wird automatisch gefüllt

---

Melder: (4) Pflichtfeld!	Name und Firma des Melders (wer meldet uns die Reklamation)
gemeldet über: (5) Pflichtfeld!	Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail Adresse, etc. des Melders
Melder-Art: (6) Pflichtfeld!	Melder nach Beteiligtenstatus (mit F9 auswählen) Auftraggeber Beladestelle Disposition Versicherung Umladestelle Entladestelle HLU-eigen HLU-fremd HLU-fix IT Prozess Hafen Sonstige

---

Reklamationsart: (7) Pflichtfeld!	Reklamationsart - wo ist eine Abweichung eingetreten? - Art der Reklamation (mit F9 auswählen) Auftragsbearbeitung Beladestelle-Dokumente Beladestelle-Kennzeichen Beladestelle-Termin Beladestelle-Transportmittel Beladestelle-Ware Beladestelle-Zoll Entladestelle-Dokumente Entladestelle-Termin Entladestelle-Transportmittel Entladestelle-Ware Entladestelle-Zoll Umladestelle-Dokumente Umladestelle-Termin Umladestelle-Transportmittel Umladestelle-Ware Umladestelle-Zoll Unterwegs-Defekt Unterwegs-Sonstige Unterwegs-Stau Unterwegs-Unfall Unterwegs-Ware Unterwegs-Zoll
Grund: (8) Pflichtfeld!	Reklamationsgrund- welche Abweichung ist eingetreten? Grund der Reklamation (mit F9 auswählen) Abweichung Schiffsdaten Abweichung Temperaturvorgabe Abweichung Termin Anmeldefehler Be-/Entladeverzögerung Bruch Diebstahl Dispositionsrisiko fehlendes Kennzeichen Fehlmenge Haltbarkeit überschritten KFZ Haftpflicht KFZ Kasko Laufzeit Nässe Produktionsverschiebung Sonstige Transportmittel defekt Transportmittel nicht verfügbar Transportmittel ungeeignet Unfall Verdorben Verpackung beschädigt Verschub der Ware
Verursacher: (9) Pflichtfeld!	wer hat die Abweichung verursacht? Verursacher nach Beteiligtenstatus (mit F9 auswählen) Beladestelle Disposition Entladestelle Hafen HLU-eigen HLU-fix HLU-fremd IT Prozess Sonstige Umladestelle Zoll
Verursacher Grp./Kdnr.: (10)	In dieses Feld wird die Gruppe und die Kundennummer des Verursachers eingetragen. Dieses Feld benötigen wir deshalb, weil z.B. der letztendlich durchführende HLU nicht unbedingt der Verursacher der Reklamation sein muss.

---

Die Felder "QM-Grund" (11) und "QM-Sonstige" (12) sind nicht zu befüllen, diese sind der Quality-Abteilung vorbehalten.

---

Bemerkung: (13)

zusätzlicher Informationstext zur Reklamation (in diesem Feld keine Texte löschen nur hinzufügen)

---

weitere Bearbeitung

Nachdem die Reklamation vollständig erfasst wurde muss noch bei dem Feld "weitere Bearbeitung" festgelegt werden ob es sich um einen Reklamationsfall für die Schadensabteilung oder die QS-Abteilung handelt.

Durch setzen dieses Hakens erscheint in dem Feld "Aktionen" eine Aktion, durch diese Aktion wird eine Information in der ToDo Liste der zuständigen Abteilung angezeigt. Das setzen dieser Aktion ersetzt den Versand von E-Mails in den Eigenschaften.

Durch diese Information in der ToDo Liste ist es der zuständigen Abteilung möglich die Reklamation weiter zu bearbeiten.

ACHTUNG! Sobald eine Aktion gesetzt wurde, ist eine Löschung der Aktion nicht mehr möglich.

Kriterium Schadensabteilung

bei jeder Beschädigung der Ware und bei jeder Reklamation, aus der sich eine finanzielle Forderung ergeben könnte.

Kriterium QS-Abteilung

bei folgenden Reklamationsgründen ist das Häckchen bei QS zu setzen:

• Abweichung von Temperaturvorgaben
• Diebstahl
• Haltbarkeit überschritten
• Laufzeit - falls Abweichung >2 Tage auf Land- oder Luftweg bzw. >1 Woche auf Seeweg
• Nässe
• Transportmittel defekt / nicht verfügbar oder ungeeignet
• Unfall
• Verdorben
• und allgemein bei wiederkehrenden Abweichungen, wo eine Ablaufänderung überlegt werden sollte.

Status

via Taste F9 abrufbar:

Nach erfolgter Erledigung ist der Status vom Anmelder der Reklamations- bzw. Schadensbearbeitung auf ERLEDIGT abzuändern.

Auch Reklamationen, die keine weitere Maßnahmen erfordern (z. B. Abweichung Schiffsabfahrt) sind auf ERLEDIGT zu setzen und entsprechend zu kommentieren (z.B.: "Keine weiteren Maßnahmen erforderlich"/"Kunde wurde informiert").

Beispiel für Einträge verschiedener Bearbeiter:

ERLEDIGT von Sachbearbeiter

ERLEDIGT von Versicherungsabteilung (Thomas Haslwanter): Keine weitere Aktionen geplant - evt. Forderungen sind binnen 12 Monate anzumelden, da ansonsten verjährt.

OFFEN auf ToDo Liste von Quality

Verantwortlicher

Vorname Nachname