Visits Seefracht LCL - Auftragsabwicklung

Hierbei handelt es sich um die spezifische Auftragsabwicklung von LCL Containertransporten in der Seefracht.

Ablauf

Wenn nur einige Paletten Red Bull Werbematerialien verschickt werden sollen und diese einen Container nicht ausfüllen, werden diese per LCL (Stückgut) verschickt.

Die Info ob der Auftrag per LCL verschickt werden soll, erhalten wir von Red Bull.

Auftragseingang

Aufträge werden von Red Bull ins System übermittelt -> Dispogruppe PVI

Auftragseröffnung

Wenn der neue Auftrag in unser System übermittelt ist, erhalten wir vom CSC ein Mail mit der Lieferscheinnummer. Erhalten wir kein Mail, so müssen wir bei der zuständigen Länderbetreuerin im CSC nachfragen.

Nach Erhalt der Freigabe kontrollieren wir die Daten im Auftrag:

• Position - 1. Verp.: Art des Containers, in diesem Fall „LTL“ für LCL erfassen Lieferschein - Gewicht kontrollieren -> Gewicht im Caro muss mit dem Gewicht auf der Proforma Rechnung ident sein.
• Eigenschaften - Erfassung der Dispogruppe (SOC) zur späteren FB-Aufteilung

Wenn der Auftrag per LCL verschickt werden soll, fragt Red Bull bei uns die Kosten für LCL an. Weiters erhalten wir die Abmessungen und Gewicht der Paletten, damit wir die Angebote bei unseren Partnern anfragen können.

Angebotseinholung:

Handelt es sich bei dem neuen Seefrachtauftrag um eine LCL Sendung, so fragen wir bei folgenden LCL Partnern an:

SACO: Kontaktpseronen zu den jeweiligen Destinationen finden wir auf der Homepage von Saco http://www.saco.de

Panalpina: Ulrike Steiner und Andrea Schuler

Kühne+Nagel: Nadine Glanzer

Anfrage:

Um eine Anfrage versenden zu können, benötigen wir folgende Daten:

• Incoterm

• Bestimmungshafen / Bestimmungsort

• Abmessungen je Packstück

• Gewicht je Packstück

Wenn wir diese Daten haben, schicken wir ein Mail an unsere Partner:

Aufbau des Betreffes: PO Nummer (wenn vorhanden) + Kürzel Abgangsland - Kürzel Empfangsland + LCL Offert/Anfrage

Angebotsvergleich:

Sobald wir ein Offert von einem unserer "Partner" erhalten haben, "eröffnen" wir den Angebotsvergleich. In diesem Vergleich vergleichen wir die Preise aller drei Angebote. Hierzu öffnen wir uns die leere Angebotsvorlage, welche im Ordner Logistik - RB Visits - Angebote Visits_Seefracht ex HH - Angebote Vergleich SEA - VGL_430000xxxx_xx-xx_x0'xx_00.01.2010.xls gespeichert ist.

Lt. Offert werden die Preise im Vergleich, in der jeweils dafür vorgesehenen Zeile / Spalte eingetragen. Weiter werden folgende Daten lt. Auftrag / Factsheet im linken oberen Bereich erfasst:

• Gewicht
• von / FCA
• POL / FOB
• POD / CFR
• nach / DDU

ACHTUNG: linke Spalte = USD Preise / rechste Spalte = EUR Preise -> muss unbedingt unterschieden werden, da ansonsten der Vergleich falsch ist!

Auftragsbearbeitung

Auftrag erteilen:

Nach Erhalt aller drei Angebote, spätestens aber 48 h nach Erhalt des Auftrages erteilen wir den Auftrag an einen unserer Partner. Folgende Kriterien sind hierbei zu beachten:

• Preis

• bisheriges Servise

Erstellung des Shipments:

Nach Erhalt der Buchungsbestätigung von unserem Partner muss das Shipment erstellt werden.

Car_O -> Programme -> Shipments verwalten

Firma = 1

Bereich = FV

Carrier = ausgewählte Parnter

Depot = bei LCL immer PCH Packstation Hamburg

Voyage = Schiffsnummer

Vessel = Schiffsname

Typ = LCL

Anzahl: 1

pre Car. = ausgewählter Partner

Terminal = Terminal, von welchem das Schiff abfährt

POL = Abgangshafen

ETD = vorr. Abfahrtsdatum des Schiffes

POD = Empfangshafen

ETA = vorr. Akunftsdatum des Schiffes

Bem. = Lieferscheinnummer

Danach muss das erstellte Shipment dem Auftrag zugeteilt werden.

Durchführung und Überwachung des Transportes

Fertigstellung des Shipments / Abklärung Ladetag:

Nach Erhalt der Buchungsbestätigung von unserem Partner kann das Shipment an Red Bull übermittel werden. Button SHPADV drücken (= Verschiffungsdaten werden an Red Bull versendet)

Nach Versand des Shipments an Red Bull muss mit BLS der Abholtag abgeklärt werden. Die Info wann die Ware geladen warden muss um das geplant Schiff zu erreichen, erhalten wir von unserem Partner.

Vorlaufauftrag:

Bei LCL Sendung wird der Vorlauf immer von unserem Partner organisiert. Den Auftrag hierzu erhalten Sie bereits bei Vergabe des Auftrages, da der Incoterm für die Aufträge, welcher wir an Sie erteilen, wie folgt ist: FCA Hamburg - CFR ?? / DDU ??.

Abwicklung des Vorlaufauftrages im System:

Alle Vorlaufaufträge gehen in der Dispogruppe PVI ein. Nach Erhalt des Auftrages stellen wir diesen die Dispogruppe SVC um.

Kontrolle des übermittelten Auftrages:

Zur Sicherheit kontrollieren wir im übermittelten Aufrag folgende Daten:

• abw. Empf. muss Terminal lt. Shipment sein

• Termin Empfänger (SOLL) muss Closing lt. Shipment sein

• SHP muss Shipmentnummer inkl. der Zusatz VL sein

• Position - 1. Verp. muss LTL sein

Bearbeitung des Vorlaufauftrages:

Frachtbrief:

Termin Absender (SOLL) = Zeitfenster, welches mit BLS und unserem Partner für die Beladung vereinbart wurde

Eigenschaft:

1. CTR_Release

Es muss sowohl in der Spalte Wert1 als auch in der Spalte Wert2 die Booking lt. Shipment aufscheinen

1. MTL_YH

Wert 2 = Wert 1 von MTL_YA

1. Erfassung der Eigenschaft VERPACK

Wert1 = HUTRU101

Erfassung der Reise:

Nachdem oben angeführte Änderungen vorgenommen wurden, disponieren wir den Auftrag. Hierzu geben wir bei HLU das Kürzel unseres Partners ein. Dadurch wird die Reise erstellt.

Kürzel:

• Saco - 711114

• Kühne + Nagel - 706813

• Panalpina - 714168

Reise:

In der Kategorie Reise müssen folgende Daten erfasste werden:

• Vorlaufkosten lt. Offert

• Tr.-Mittel = 67

Nebenkosten:

Hier erfassen wir Kosten, welche uns von unseren Partnern zusätzlich zu oben angeführten Kosten verrechnet werden.

Nachdem die Reise fertiggestellt wurde, müssen wir den Button RB-DFÜ (vorab) betätigen.

Empfänger + Red Bull über Abholtermin/Schiffsdaten informieren:

Einen Tag bevor der Lieferschein bei BLS geladen wird, schicken wir an Red Bull in Fuschl sowie dem Empfänger eine pick up confirmation mit den Schiffsdaten:

an: Empfänger -> POS Contact In The Country (siehe Factsheet)

cc: Red Bull Fuschl -> Responsible Person CSC (siehe Factsheet)

Loading Details von BLS:

Am Ladetag erhalten wir die „Loading Details“ von BLS.

Wenn wir diese erhalten, vervollständigen wir den Vorlaufauftrag und erstellen den Hauptlaufauftrag:

Vervollständigen des Vorlaufauftrag:

• Eintragung der Containernummer im Frachtbrief

Frachtbrief - Feld CTR.-Nr.

• Eintragung der Containernummer und der Siegelnummer in der Reise

Reise - Reise - -WB

• Erfassung einer LKW-Nummerin der Reise - LKW (dies ist nötig damit der Vorlaufauftrag an RB übermittelt werden kann - Kennzeichen muss nicht stimmen = Dummy Kennzeichen)

• Frachtbrief - Button RB-DFÜ vorab betätigen

Erstellung Hauptlaufauftrag:

PVI - Auftrag öffnen - Doppelklick auf Feld Kontrakt-FB - Klick auf Kontrakt-FB erzeugen -> Hauptlaufauftrag wird erzeugt

Hauptlaufauftrag (Dispogruppe SOC) öffnen - Reise - -WB - Erfassung der Containernummer / -Plombe - Erfassung der Siegelnummer

Weiters müssen im Hauptlaufauftrag die Proforma Rechnung von Red Bull im Frachtbrief Dossier hinterlegt werden, sowie die VK Preise an Red Bull laut unserem Angebot eingetragen werden.

B/L Instruktionen:

Weiters müssen nach Erhalt der Loading Details, die BL Instruktionen an den jeweiligen Partner versendet werden.

Hierzu schicken wir eine Mail mit Shipper, Conignee, Notitfy Party und Goods Description an unseren Partner

BHT / ZAPP Erstellung:

Die Hafenanmeldung wird bei LCL von unseren Partnern erledigt.

B/L:

Ein bis zwei Tage vor Verschiffung sollten wir einen Vorabzug des B/L bekommen. Diesen schicken wir zur Kontrolle entweder direkt ins Land oder an die zuständige Person im CSC. (siehe Factsheet)

Sobald wir vom CSC oder dem Empfangsland das Okay für den B/L draft erhalten haben, geben wir dieses Okay an unseren Partner weiter und geben ihm auch gleichzeitig bekannt ob wir ein Express oder Original B/L (siehe Factsheet) benötigen.

Das Original B/L sollten wir, ein paar Tag nach Schiffsabgang erhalten. Sobald wir es erhalten, schicken wir es per TNT direkt ins Land oder zu RB Fuschl (siehe Factsheet).

Weiters schicken wir nach Erhalt des Original oder Express B/Ls ein Shipping advice (=pick up confirmation incl. documents) raus. Bei diesem Mail wird das B/L sowie alle Dokumenten und Bilder, welche sich auf der Datenbank von BLS befinden, als Anhang mitgeschickt.

Falls ein Original BL verschickt wird, schreiben wir auch die TNT Tracking Nummer im Mail dazu.

Nachbearbeitung des Transportes

Felder im Shipment pflegen:

Informationen zur Pflegung diverser Shipmentfelder erhalten wir entweder auf der Reederei Homepage mittels Tracking oder auf Anfrage direkt von der Reederei.

• In: spätestens am Closingtag muss die Sendung am Hafen sein - - genaues "Eintreffdatum" inkl. Uhrzeit wird hier eingetragen.

• ATD: spätestens zwei Tage nach geplantem ETD sollten wir die Bestätigung haben, dass der Container verschifft wurde - genaues "Abgangsdtaum" wird hier eingetragen, sollte der Container nicht abgegangen sein, so müssen wir das ETD updaten.

• wir der Container umgeladen so müssen auch die Felder Via1 ATA sowie ATD gepflegt werden.

• ATA: spätestens zwei Tage nach dem geplanten ETA sollten wir die Bestätigung haben, dass der Container am POD angekommen ist - genaues "Ankunftsdtaum" wird hier eingetragen, sollte der Container nicht angekommen sein, so müssen wir das ETA updaten.

Nach jeder Änderung muss der Button SHPADV betätigt werden, damit Red Bull die neuen Informationen erhält!

Verantwortlicher

Verena Kreusel