Vorgabe Prozessschritte für Auftragsabwicklung allgemein
Die Auftragsabwicklung regelt die Zuständigkeiten und den Ablauf für die Auftragsabwicklung im Bereich Transport & Logistik.
Die Regelungen gelten für alle Mitarbeiter des Bereichs Transport & Logistik.
Ablauf
Folgende Überschriften müssen lt. Vorlage-Auftragsabwicklung vorkommen.
1.Auftragseingang
Wir erhalten den Auftrag zur Durchführung eines Transports vom Auftraggeber oder von der Be- oder Entladestelle.
Bevor der Auftrag erfasst wird, wird das Kreditlimit des Frachtzahlers mit Hilfe der Buchhaltung überprüft.
Eine Sichtkontrolle auf Rechtskonformität ist ebenso durchzuführen. Nur rechtskonforme Transportverträge dürfen angenommen werden. {z.B. keine Überladung! (vgl. Nutzlast); keine Auftragsannahme für den Transport von gefälschten Produkten etc.}
2.Auftragseröffnung
Der Auftrag wird in unserem System Lbase erfasst, mit allen relevanten Daten unter Beachtung von Zusatzanforderungen wie Vorgabe IFS und Vorgabe ADR in Lbase. Die notwendige Dokumentation des Kundenauftrags ist sicherzustellen durch Ablage des Kundenauftrags im digitalen Archiv im dafür vorgesehenen Ordner S20. Aufträge die wir per EDI erhalten sind bereits ausreichend dokumentiert.
siehe auch Auftragsabwicklung - Archivierung Kundenauftrag
3.Auftragsannahme
Ist das Kreditlimit des Frachtzahlers ok, wird der Transportauftrag angenommen und die Auftragsbestätigung wird versendet.
Ist das Kreditlimit des Frachtzahlers nicht ok, muss der Kunde kontaktiert und der Transportauftrag geklärt werden. Wird der Transportauftrag dennoch nicht angenommen muss eine Auftragsablehnung gesendet werden.
4.Auftragsbearbeitung
Unternehmer / Reeder / Bahnoperator oder Luftfrachtoperator wird ausgewählt.
Wurde der Transportauftrag angenommen, kann dieser disponiert werden - Erfassung der detaillierten Sendungsdaten (Lieferscheinnummer, Menge, etc.)
Anschließend wird der Transportauftrag inkl. aller relevanten Daten an den jeweiligen Lieferanten übermittelt.
5.Durchführung und Überwachung des Transportes
Die Einhaltung aller geltenden gesetzlichen Bestimmungen muss zu jedem Zeitpunkt des Transports gewährleistet sein. Dies in Übereinstimmung mit unserer Unternehmenspolitik und Zertifizierungen und den Regelungen des Qualitätsmanagement.
Ist die Erbringung vereinbarter Dienstleistungen einmal nicht möglich, ist der Auftraggeber nach Kenntnis relevanter Abweichungen (z.B. pünktliche Zustellung, Beeinträchtigung der Ware etc.) umgehend zu informieren.
6.Nachbearbeitung des Transportes
Ist eine Abrechnung ohne Papiere möglich, kann bereits abgerechnet werden. --> Buchhaltung / Sobald wir die Frachtpapiere erhalten müssen diese kontrolliert werden.
Ist eine Abrechnung ohne Papiere nicht möglich, müssen zuerst die Frachtpapiere kontrolliert werden
siehe auch
Verantwortlicher
Markus Ley
Verantwortlicher für Bereich
Road & Rail - Markus Ley
Air & Ocean - Kurt Leidinger
