Verfassung Logistik Wiki

Einleitung

Die Verfassung soll den Rahmen und die Regeln für das Zusammenspiel der verschiedenen Wikis und deren Verwendung vorgeben, damit die Aufgaben der Kommunikation und Dokumentation bestmöglich erfüllt werden und sich jeder Mitarbeiter darin zurechtfindet und ein größtmöglicher Nutzen daraus entsteht.

Kommunikation und Dokumentation

Unsere interne Kommunikation und Dokumentation beruht auf dem System der Wikis.

Wir haben insgesamt 4 Wikis.

Intranet Wiki

Das Intranet Wiki dient vorwiegend der Kommunikation (z.B. News), der Dokumentation aller streng reglementierten Dokumente (z.B. QM Handbuch) und sonstiger für Mitarbeiter nicht veränderbare Dokumente (z.B. Organigramm) für das gesamte Unternehmen.

Berechtigungen: Schreibberechtigung im Intranet Wiki haben nur ausgewählte Personen, Leseberechtigung haben jedoch alle Mitarbeiter.

Weitere detaillierte Infos dazu findet man im …

Logistik Wiki

Das Logistik Wiki dient der Information und Dokumentation in unserem eigentlichen Geschäftsablauf.

Berechtigungen: Schreibberechtigung im Logistik Wiki hat jeder Angestellte und Leseberechtigung haben alle Mitarbeiter.

Gehört hier die Verfassung für das Logistik Wiki hin???

Weitere detaillierte Infos dazu findet man im Logistik Wiki unter „Einleitung Logistik Wiki“

IT Wiki

Das IT Wiki dient der Kommunikation und Dokumentation für die IT Abteilung.

Berechtigungen: Auf das IT Wiki haben nur ausgewählte Personen Zugriff.

Weitere detaillierte Infos dazu findet man im …

Lehrlings Wiki

Das Lehrlings Wiki dient als Übungsplattform für unsere Lehrlinge zur Kommunikation und Dokumentation für alle Belange der Lehrlingsausbildung.

Berechtigungen: Schreibrechte im Lehrlings Wiki sind nur den Lehrlingen vorbehalten, Leseberechtigung hat jeder Mitarbeiter.

Weitere detaillierte Infos dazu findet man im …

Logik Logistik Wiki

User-Logik

Grundsätzlich orientiert sich das Logistik-Wiki NEU (LWN), was die Logik für den User betrifft, am Organigramm der Berger Logistik GmbH.

Funktions-Logik

Diese basiert auf einer 3-Ebenen Logik, wobei wir von zwei Kategorie-Ebenen und einer Seiten-Ebene sprechen.

Links

Kategorie I: Zertifikate - Eine Zusammenfassung aller für die jeweilige Zertifizierung gültigen Dokumente inklusive allgemeiner Einleitung auf der Kategorieseite selbst.

Kategorie II: Struktur (Bereiche, Abteilungen, Teams), Hauptprozesse, Kunde, Dienstleister, Übersichtsseiten für Sammlungen (Informationen, Begriffsdefinitionen,..)

Seiten: Detailprozesse, Informationen, Begriffsdefinitionen

Kategorien

Kategorien sind im Logistik-Wiki ein Mittel, mit dem Seiten nach bestimmten Merkmalen zugeordnet werden können. Eine Seite kann einer oder mehreren Kategorien zugewiesen werden.

Die Kategorien können ihrerseits wieder anderen Kategorien zugeordnet sein. Sie werden stets am Ende einer Seite angezeigt.

Die Kategorien sollen den Artikelbestand gliedern, dessen Zugehörigkeit zu Strukturen, Hauptprozessen, Kunden, Dienstleister und Übersichtsseiten für Sammlungen darzustellen und dadurch das Logistik-Wiki übersichtlicher machen.

Generell

Kategorien werden ausschließlich vom QM erstellt. Jede Seite ist mindestens einer Kategorie zuzuordnen über die Anlage neuer Kategorien entscheidet ausschließlich das QM.

Es gibt zwei Kategorie-Ebenen im Logistik-Wiki

Kategorien der Ebene 1

Diese Kategorien dienen ausschließlich der Dokumentensammlung für unsere Zertifizierungen. Hier sind die Zertifikate ISO 9001, ISO 14001, IFS, SQAS und AEO angesiedelt. Jedes Zertifikat z.B. ISO 9001 ist eine eigene Kategorie.

Zu diesen Kategorien gehören Seiten und Kategorien zugeordnet, die für die jeweilige Zertifizierung relevant sind. Ein Gesamtüberblick aller zu einer Zertifizierung gehörenden Dokumentation ergibt sich aus der Zusammenfassung aller in den drei Wikis (Intranet, Logistik und IT) enthaltenen Dokumente.

Kategorien Ebene 1:

Zertifikate:

• ISO 9001

• ISO 14001

• IFS

• SQAS

• AEO

Kategorien der Ebene 2

Diese Kategorien sind auch sogenannte Themenkategorien. Die Einordnung folgt also der Regel „Gehört zu dem Thema“.

Zu diesen Kategorien gehören Struktur, Prozesse (Hauptprozesse sind selbst eigene Kategorien, die auch der Kategorie Prozesse zugeordnet sind), Kunde (Key Accounts sind selbst eigene Kategorien, die auch der Kategorie Kunden zugeordnet sind), Dienstleister und Übersichtsseiten für Sammlungen, die alle auf der Hauptseite enthalten sind.

Hier unterscheiden wir folgende Kategorien. Siehe Anhang.

Seiten

Seiten werden im Wiki auch als Artikel bezeichnet. Jede Seite muss mindestens einer Kategorie zugeordnet werden.

• Artikelnamen (Seitenname) überprüfen.

Besteht der Prozess/die Prozess-Seite möglicherweise bereits unter einem anderen Namen? Wo es möglich und sinnvoll ist sind Redundanzen jedenfalls zu vermeiden.

• Artikelbezeichnung (Seitenname) wählen

Der Titel der Seite soll so gewählt werden, dass das im Artikel behandelte Thema nach internem Sprachgebrauch üblich, gleichzeitig aber auch drittverständlich ist. Wenn es alternative Bezeichnungen für den im Artikel behandelten Sachverhalt gibt (Synonyme), dann sollen unter diesen Bezeichnungen Weiterleitungen (auch Redirects genannt) auf den Artikel angelegt werden. Soweit es nach den Namenskonventionen möglich ist, sollte man die Einmaligkeit des Artikeltitels anstreben.

• Schreibstil

Schreibe neutral und sachlich: Beschreibe den Sachverhalt und nicht deine persönliche Meinung. Schreibe verständlich und leserorientiert: Versteht mehr oder weniger jeder deine Aussage? Ist etwas, das du für relevant oder irrelevant hältst, auch für den Leser relevant bzw. irrelevant?

• Länge des Artikels

Ein Artikel im Logistik Wiki sollte mindestens aus 2 Sätzen bestehen und für jeden verständlich machen, um welchen Sachverhalt es sich handelt.

• PDF-Dateien

Grundsätzlich ist alles als Text ins Logistik Wiki zu schreiben. Nur in Ausnahmefällen dürfen PDF-Dateien ins Wiki gestellt werden. Hierfür muss Rücksprache mit der Qualityabteilung gehalten werden und die zugehörige Word-Datei soll der Qualityabteilung (Markus Ambach und Simone Plattner) zugesendet werden.

Allgemeine Seiten

Allgemeine Seiten beschreiben ein Thema (Prozess, Kunde, Dienstleister,...) grundlegend und können, müssen aber nicht auf alle zutreffen. Seiten sind ab dem Zeitpunkt allgemein, sobald sie für mehr als 1 Team relevant sind.

Teamspezifische Seiten

Teamspezifische Seiten beschreiben ein Thema (Prozess, Kunde, Dienstleister,...), dass nur das benannte Team betrifft. Sie beschreiben etwas zusätzliches, was über die allgemeine Beschreibung hinausgeht und für das Team von Bedeutung ist. Diese Seiten werden immer mindestens einer Teamkategorie zugeordnet. Bei der Erstellung von teamspezifischen Seiten eine Verlinkung auf die allgemeine Seite unter der Überschrift Allgemein hinzufügen, falls diese auch zutrifft.

Benennung:

Teamspezifische Seiten beginnen, falls vorhanden, mit dem Namen der allgemeinen Seite (z.B. „Auftragserfassung“) und enden mit der Bezeichnung der Teamkategorie (z.B. Team Red Bull Rail and Short Sea) in Summe also Name der allgemeinen Seite und Teamname ergibt zum Beispiel „Auftragserfassung Team Red Bull Rail and Short Sea“.

Prozessseiten

Prozessseiten werden den Prozesskategorien und dem Prozess als Kategorie zugeordnet, wenn es sich um allgemeine Seiten handelt. Handelt es sich um teamspezifische Seiten werden diese nur der Teamkategorie zugeordnet. Bezieht sich ein allgemeiner Prozess auch auf ein bestimmtes Team muss das Team diesen in diese Seite nach dem Prozessnamen mit der Überschrift Allgemein verlinken und darunter auf die teamspezifischen Merkmale hinweisen. Nachstehend der Aufbau einer Prozessseite:

a) Überschrift Prozessname, darunter wird dieser kurz beschrieben

b) (bei einer teamspezifischen Seite mit Verlinkung auf die allgemeine Seite fügt man hier die Überschrift Allgemein ein)

c) Überschrift Anwendungsbereich

d) Überschrift Ablauf

e) Überschrift Sonstiges

f) Überschrift Weblinks

g) Überschrift siehe auch

h) Überschrift Prozessverantwortliche

Kundenseiten

Kunden sind normalerweise Seiten.

Ausnahme für Key Accounts werden eigene Kategorien angelegt damit die normalerweise dabei erforderlichen zusätzlichen Seiten entsprechend zugeordnet werden können und für alle anderen Kunden werden einzelne Seiten (idealerweise nur eine pro Kunde) angelegt.

Aufbau einer Kundenseite in folgender Reihenfolge und Überschriften:

a) Überschrift „Der Name des Unternehmens“, darunter wird dieses kurz beschrieben.

b) (bei einer teamspezifischen Seite mit Verlinkung auf die allgemeine Seite fügt man hier die Überschrift Allgemein ein)

c) Überschrift Verbundene Unternehmen

d) Überschrift Erfassungsvorschriften

e) Überschrift Lademittelvorschriften

f) Überschrift Abrechnungsvorschriften

g) Überschrift Reklamationsabwicklung

h) Überschrift Belegrückmeldungsvorschrift

i) Überschrift Factsheets

j) Überschrift Sonstiges

k) Überschrift Weblinks mit Link zur offiziellen Homepage.

l) Überschrift siehe auch mit weiterführenden Informationen.

Auf der allgemeinen Seite für Kunden werden alle Informationen aufgelistet. Auf den Teamseiten nur jene Information, die für das Team jeweils relevant sind. Die Allgemeine Seite wird durch einen Link mit einbezogen.

Sollte eine Information nicht vorhanden sein, wird die Überschrift zwar hingeschrieben, allerdings steht kein Inhalt darunter

Überwachung von Seiten

Bestehende Seiten

Alle Seiten (allgemeine und teamspezifische) welche einen Verantwortlichen (Teamleiter, Abteilungsleiter, Bereichsleiter, ...) betreffen, müssen auf Änderungen überwacht werden. Auch Seiten auf die wir nur verlinken, müssen beobachtet werden.

Dazu muss bei der zu überwachenden Seite bei „Diese Seite beobachten“ ein „Hacken“ gesetzt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass man bei einer Änderung in dieser Seite ein E-Mail bekommt und die Änderung nachverfolgen kann.

Neue Seiten

Um über neue Seiten informiert zu werden und um zu prüfen ob diese Seite auch für meinen Bereich relevant ist, nützt man die Wiki-Funktion „Letzte Änderungen“.

Diese muss mindestens 1 x pro Woche aufgerufen werden und bis zum Datum der letzten Prüfung kontrolliert werden.

Spezialseiten

Jeder Verantwortliche (Teamleiter, Abteilungsleiter, Bereichsleiter, ...) ist verpflichtet regelmäßig (min. ¼ jährlich) mit Hilfe der „Spezialseiten“ im Logistik Wiki seine Seiten, verlinkte Seiten und zugeordnete Kategorien auf defekte Weiterleitungen, nicht kategorisierte Seiten, verwaiste Dateien, verwaiste Seiten usw. zu überprüfen und gegeben falls zu korrigieren.

Jährliche Überprüfung

Jeder Verantwortliche (Teamleiter, Abteilungsleiter, Bereichsleiter, ...) mindestens 1 x im Jahr alle seine Seiten, verlinkte Seiten und zugeordnete Kategorien zu prüfen.

Formatieren von Seiten

Den Syntax und die Regeln wie man eine Seite formatieren und aufbauen soll findet man in den:

Leitplanken Seitenstandard Logistik Wiki Neu

Anleitungen Syntax Logistik Wiki

Anhang

Auflistung Kategorien

Kategorien Ebene 1:

Zertifikate:

• ISO 9001

• ISO 14001

• IFS

• SQAS

• AEO

Kategorien Ebene 2 Allgemein:

Struktur (8 Bereiche)

• Sales

• European Business

• Global Business Various Customers

• Global Business Red Bull

• • Abteilung Red Bull Europe

• • • Team Red Bull Truck

• • • Team Red Bull Rail and Short Sea

• • Abteilung Red Bull World

• • • Team Red Bull Air and Ocean

• • • Team Red Bull Portstuffing

• Flotte

• Product Management

• IT

• Administration

Prozesse:

• Prozesse

• • Angebotserstellung

• • Auftragsabwicklung

• • Belegrückmeldung

• • Fakturierung

• • Reklamationsbearbeitung

• • Lademittelverwaltung

Kunden:

• Kunden

• • Red Bull

• • Kunde 2

• • Kunde 3

Dienstleister:

• Dienstleister

• • Bahn

• • LKW

• • Schiff

• • Luft

Übersichtsseiten für Sammlungen:

• Übersichtsseiten für Sammlungen