Rauch Inbound - Auftragsabwicklung

Hierbei handelt es sich um die spezifische Auftragsabwicklung der Importlieferungen.

Auftragseingang

Wir erhalten die Aufträge per Mail.

Auftragseröffnung

Alle Aufträge müssen in der Dispogruppe POI erfasst werden.

Auftragsannahme

Da Rauch ein Key Account ist, wird jeder Auftrag angenommen.

Auftragsbearbeitung

Buchung

Unser Partner Kerry Logistics schickt vor endgültiger Buchung eine Anfrage an uns

Die Buchungsanfrage kann z.B. so aussehen:

new booking
Shipper:	Yixing-Union Biochemical
Consignee:	Rauch
PO:	14A16
Date of shipping advice :	2014.05.23
POL:	FOB Shanghai
POD:	HAMBURG
CARGO:	CITRIC ACID ANHYDROUS(8-40MESH)
Total:	10x20' / 200.600 Kg
Scheduled pick up:	cargo will be ready on 25.05.2014

We'll book as follows:
Ocean Carrier:	CMA
Voyage No:	0019W
Vessel:	CSCL LE HAVRE
ETD:	30.05.2014
ETA:	28.06.2014

Auf alle Fälle müssen aber folgende Informationen in der Buchungsanfrage enthalten sein:

• Anzahl der Container
• PO Nummer
• Reederei
• ETD
• ETA
• Abgangshafen POL

Anschließend wird geprüft ob die von Kerry Logistics angegebene Reederei verwendet werden kann.

Derzeit müssen die Aufträge auf 3 Carrier aufgeteilt werden.

Sind alle Daten korrekt, muss dies noch unserem Partner bestätigt werden und in unserer Liste und im Caro erfasst werden.

Die Excel Liste Lieferungen Rauch dient uns zum Überblick über alle aktuellen Lieferungen.

Auftragserfassung

Alle Aufrträge müssen wie folgt erfasst werden:

Am Besten einen alten Auftrag kopieren (Pfeiltaste unten und F4) und wie folgt abändern:

Termin Abs Mögkich + SOLL: ETD

Termin Empf. Möglich: ETA

Termin Empf. SOLL: ETA + 10 Tage (voraussichtliche Ankunft beim Empfänger)

Auftragsnummer abändern

Dispo Gruppe: POI

Kontrakt-FB = Frachtbriefnummer

Positionen Anzahl: 10

1. Verp: 20B

LS Zeichen: PO Nummer

Inhalt: CITRIC ACID ANHYDROUS

Brutto: 200600

Food: VP

Halt. : HL

Eigenschaften:

KONTR_ANZ 10

KONTR_DG XOI

Ladungsdispo POI Gesamtübersicht Plan FV = Reederei

Shipment + Kontrakt erzeugen

Um ein Shipment erstellen zu können benötigen wir die pre alert Dokumente.

Die pre-alert Dokumente sollten wir spätestens am 4. Arbeitstag nach Verschiffung von Kerry Logistics erhalten. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen diese angefordert werden.

Master BL

House BL

Haben wir diese Dokumente erhalten, so beginnen wir mit der Erstellung des Shipments.

Grundsatzregel: 1 PO item z.B. 14A15 = 1 Shipment = 10 Container

klick auf Button SHP verwalten (rechts oben in Car_O Menüleiste-weißes Segel )

Im Shipment müssen alle relevanten Daten aus dem Master B/L sowie House B/L eingetragen werden:

• Firma = 1
• Bereich = FV
• Carrier = Reederei
• Booking = M B/L Nummer
• Release = M B/L Nummer
• Voyage
• Vessel
• Typ = 20B
• Anzahl = 10
• POL = Port of Loading
• POD = Port of Destination
• ETD + ATD = B/L Datum
• Closing In = B/L Datum
• ETA = ETA auf Homepage von der Reederei
• DEMFD = 3 -> lt. unserer Vereinbarung mit Red Bull
• DETFD = 14 -> lt. unserer Vereinbarung mit Red Bull
• M B/L Nummer = B/L Nummer des Reederei B/Ls
• Als Bemerkung muss die Order Nummer als Referenz hinterlegt werden
• Kosten lt. Offert Reederei, siehe im Ordner: W:\Logistik\1_Ocean Import\Offerte Import
• M B/L Datum = B/L Datum des Reederei B/Ls
• Haken bei M B/L Express setzen

ACHTUNG: Es müssen IMMER 50 USD für Kerry Logistics erfasst werden, dabei muss auch der Haken bei SFK gesetzt sein.

Wenn diese Punkte erledigt sind, kann das zuvor erstellte Shipment zugeordnet werden:

F10 - Feld Shipment Nummer kopieren - im Frachtbrief Feld SHP einfügen - F10

Nachdem das Shipment angehängt wurde, ist es wichtig die Order im POI anzupassen.

Das heißt:

1. Daten wie folgt anpassen:

• Termin Absender (SOLL) = ATD lt. MB/L
• Termin Empfänger (SOLL) = vorrausichtlicher Ankunftstermin beim Empfänger in Europa = ETA + 10 Tage (da im Offert an Red Bull 10 Tage Detention Freizeit angeführt sind. D. h. der Container muss innerhalb dieser 10 Tage leer im Depot zurückgegeben werden, ansonsten fallen Detentionkosten an, siehe im Ordner: W:\Logistik\1_Ocean Import\Offerte Import)

2. Feld "Kontrakt-FB" muss mit Frachtbrief Nummer ident sein

3. In den Eigenschaften überprüfen ob folgende Aufteilungskriterien festgelegt wurden:

• KONTR_ANZ = Anzahl für FB-Aufteilung = 10
• KONTR_DG = Dispogruppe für FB-Aufteilung = XOI

4. In der Position das Gewicht lt. B/L anpassen. = Gewicht excl. Container

5. Im Text FOB Hafen - Reederei hinzufügen und den Hacken bei RG setzen

Nun kann der Kontrakt erstellt werden.

Dazu ist ein Doppelklick auf die Kontrakt-FB-Nummer notwendig!

In der Kontrakt-Maske reicht dann ein Klick auf „Kontrakt-FB erzeugen“ und der FB wird in die zuvor festgelegten Eigenschaften aufgeteilt sowie disponiert!

Als letzten Punkt muss im POI der Status händisch auf T geändert werden.

Seefrachtauftrag (XOI)

Nachdem die Kontrakte aufgeteilt wurden, erfolgt die weitere Bearbeitung im XOI.

ACHTUNG: Im XOI Auftrag müssen folgende Änderungen manuell vorgenommen bzw. kontrolliert werden:

• Text
  • Die Verrechnung der Nachlaufkosten und eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung. -> Nicht vergessen den Haken bei RG zu setzen.
• Vorgabe
  • Verkaufspreis lt. Pricefile eingeben
• Reise
  • Container und Siegelnummer erfassen
• CTR-NR
  • Containernummer von Packliste eingeben

Abrechnung

Eine Mail mit den Frachtbriefnummern an die Fakturierung senden.

Weiteres muss noch der Frachtbrief für den Nachlauf erstellt werden.

• Kopieren
• Teilstrecken FB erzeugen
• Text anpassen
  • Die Verrechnung eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung.
• Dispogruppe XNI
• Frankatur oben: FOB
• Frankatur unten: leer

Zum Schluss muss der Status händisch auf T gesetzt werden.

Nachlaufauftrag (XNI)

Nachdem wir vorher bereits den ersten Frachtbrief für den Nachlauf erzeugt haben, müssen wir wenn der Auftrag an RCA vergeben wird jetzt den zweiten erstellen.

Dazu wieder auf Feld Kopieren und Teilstrecken FB erzeugen.

Freistellung

Jeden Montag (interne Regelung) schicken wir für die Aufträge, welche in den nächsten 14 Tagen am Hafen ankommen sollen die Freistellungsaufträge.

Der Freistellungsauftrag dient dazu:

1. dass die zuständige Reederei die Container an RCA freistellt
2. dass somit unser Bahnoperator RCA die Container im Hafen übernehmen darf
3. dass die Reederei weiß in welchem Depot der Container zurückgegeben wird

Arbeitsablauf

1. Beide FB müssen wie folgt benannt werden

Der FB mit der Endung .T1 ist für den Bahntransport mit RCA bestimmt

Der FB mit der Endung .T2 wird für den Frächter verwendet

2.Im FB vom Frächter ist vorerst nur folgendes einzutragen

abw. Absender = RCA Terminal Wolfurt (707086)

Als Text muss bei Lieferungen nach NÜZ/LUD das Kürzel „TIB“ eingegeben werden, bei Lieferungen nach Widnau muss das Kürzel „TIW“ eingegeben werden.

Dies dient später als Info für den Frächter.

3. Im FB von RCA (.T1) müssen diese Daten eingegeben werden:

abw. Absender = Terminal, an welchem das Schiff in Hamburg oder Bremerhaven ankommt

abw. Empfänger = RCA Terminal Wolfurt (707086)

alle Termine = ETA 00:00 Uhr (Die Termine werden erst mittels Buchungsbestätigung angepasst).

4. Anschließend muss der FB auf RCA Salzburg disponiert werden. (712403 bei Feld HLU eintragen)

5. Eingabe der Kosten und auch aller Nebenkosten in der Reise

6. Bei Transportmittel 67 (Kombiverkehr LKW) eintragen.

7. Erfassen der Vorgabe lt. Pricefile

• Gebühren:
  • Fracht = - FO
  • T1 Erstellung = T2O

• Kosten der Reederei:
  • THC = Gebühr OTA

Die Kosten des Reederes werden in der Vorgabe als Minusbeträge eingegeben, da diese an uns verrechnet werden.

8. Eigenschaften

Art = CTR_RELPOX

Wert 1 = bleibt leer

Wert 2 = CT AT-Wolfurt - anschließend speichern und man bekommt ein Mail zugeschickt.

Das Freistellungsmail, welches wir durch die Setzung der Eigenschaft unter Punkt 8 erhalten haben, kann dann mit einer Kopie des MB/L an die zuständigen Personen der Reederei gesendet werden.

Transportauftrag

Jeden Montag (interne Regelung) schicken wir für die Aufträge, welche in den nächsten 14 Tagen am Hafen ankommen auch die Transportaufträge an unseren Partner RCA.

Der RCA-Transportauftrag dient dazu:

1. dass RCA weiß, dass Container in Hamburg/Bremerhaven ankommen
2. dass der Auftrag von RCA gebucht werden kann
3. dass RCA, die Container ex HAM/BRE auf die Züge planen kann

Auf was muss geachtet werden:

1. dass der abweichende Absender das Ankunftsterminal des Schiffes ist
2. dass bei abw. Empfänger RCA Wolfurt eingetragen ist
3. dass der Auftrag als PDF mit der Auftragsnr. abgespeichert wurde (zB: 14A15-1)

Wichtig:

Bei Übermittlung des Transportauftrags an die zuständigen Personen der RCA – M B/L ebenfalls dazuhängen und auch im Mail das Terminal, ETA, Freizeit sowie das Schiff angeben.

Buchungsbestätigung

Normalerweise bekommen wir noch am selben Tag an dem der Transportauftrag rausgeschickt wurde, die Buchungsbestätigung.

Im .T1 Frachtbrief der RCA sind diese Termine wie folgt einzugeben:

Termin Absender (SOLL) = geplantes Abgangsdatum

Termin Empfänger (MÖGLICH) = ETA + 10 Tage

Termin Empfänger (SOLL) = geplantes Ankunftsdatum in Wolfurt

Im .T2 FB müssen die Termine wie u.a. eingetragen werden:

Termin Absender (SOLL+MÖGLICH) = geplantes Ankunftsdatum

Termin Empfänger (SOLL + MÖGLICH) = ETA + 10 Tage

ETA Kontrolle

Es ist wichtig, dass das ETA laufend überprüft wird, da immer wieder Änderungen vorkommen. Sollte ein Schiff früher am POD ankommen und es wird nicht bemerkt, können hohe Lagergelder anfallen.

Eine Info von Seiten der Reederei bekommt man selten bzw. nie.

Daher müssen die Aufträge regelmäßig mit Hilfe der Reederei Websites überprüft werden.

Ändert sich ein ETA (Voraussichtliches Ankunftsdatum) oder steht ein ATA (Definitives Ankunftsdatum) fest, so ist dies natürlich im Car_O und im Excelfile zu aktualisieren.

1. in der Ladungsdispo „XOI“ den korrekten Auftrag suchen
2. ins SHP gehen ETA bzw. ATA ausbessern/eintragen.
3. in der Reise (Zwischenstrecke) das Feld „POD ETA“ oder „POD ATA“ ändern

Wurde ein ATA eingetragen, sind noch folgende Schritte zu beachten:

1. in den SNI Frachtbrief wechseln
2. Termin Abs. (MÖGLICH) ATA eintragen - Uhrzeit = 08:00 Uhr
3. Termin Empf. (MÖGLICH)ATA + 10 Tage eintragen - Uhrzeit = 08:00 Uhr

RCA Änderungsinformation

Es kann auch vorkommen, dass sich eine Schiffsankunft ändert und dadurch der geplante Zug nicht erreicht werden kann. Wenn dies der Fall ist, schickt RCA eine Änderungsinformation. Im System müssen die gleichen Felder wie bei der Eingabe der Buchungsbestätigung angepasst werden.

RCA Laufinformation (Turn out)

Nachdem RCA die Bestätigung hat dass der Container am Hafen verladen worden ist, erhalten wir die Laufinformation.

Anhand dieser Information geben wir folgende Daten im SNI Frachtbrief ein:

Termin Absender (SOLL) = Abgangsdatum 08:00 Uhr Termin Empfänger (SOLL) = voraussichtliches Ankunftsdatum in Wolfurt 08:00 Uhr In der Reise muss noch die Wagon Nummer eingetragen werden

Anlieferung beim Empfänger

Wenn wir von RCA die definitive Abgangsmeldung erhalten haben, wird der Zustelltermin bei RB-LC Carmen Gasser angefragt.

Sobald wir den definitiven Zustelltermin erhalten haben, muss im System noch folgendes erfasst werden:

Der Termin muss in beiden Frachtbriefen (T1 + T2) bei Termin Empfänger (SOLL) eingegeben werden

Der .T2 Frachtbrief muss auf den Frächter disponiert werden ( Achtung: Reisedatum muss bei beiden Frachtbriefen dasselbe sein)

In der Reise müssen die Kosten eingegeben werden

In den Eigenschaften erneut CTR-RELPOX mit Depot in Wolfurt auswählen

Im Text noch die Turn In Referenz ( Referenz zur Leerrückgabe) angeben

Anschließend senden wir den Transportauftrag an den Frächter.

Am Tag der Zustellung muss beim Frächter überprüft werden ob dieser den Termin einhalten kann.

Verzollung / Einlagerung Zolllager

Die Abwicklung der Einlagerung in das Zolllager nach vorherigem Löschen des Transitdokuments (T1) durch die Fa. Rauch Nüziders ist in einer eigenen Prozessbeschreibung unter Zollabwicklung Ludesch dokumentiert.

XNI Frachtbrief Abrechnung

Am Tag an welchem der letzte Container der PO beim Empfänger angeliefert wurde, werden die Aufträge abgerechnet.

Hier ist folgendes zu bearbeiten:

• Status auf T setzen

• abw. Empfänger - rauslöschen

• Hacken bei Umsatzsteuer ohne TS K

• Speichern F-10

Nachdem wir o. g. Daten angepasst haben, müssen wir ein Mail an die Fakturierung mit den Frachtbriefnummern und der Kontrollsumme schicken.

Durchführung und Überwachung des Transportes

Übermittlung der ATB Nummern

RCA benötigt die ATB Nummern für die Abnahme des Containers am Hafen.

Die Nummern müssen zweimal wöchentlich (meist Dienstag und Freitag) verschickt werden.

Die ATB's findet man auf den Webseiten der Reederein, diese einfach kopieren und an RCA senden.

Um einen besseren Überblick zu haben, tragen wir dies noch in unserer Liste ein.

Anfordern von Pre Alerts

Am Dienstag und Freitag muss immer überprüft werden ob noch Pre alerts fehlen.

Die fehlenden dann einfach bei Kerry anfordern.

Liste

• Liste Rauch ( im Logistik Ordner)

O.a. Liste ist wöchentlich zu versenden, diese einfach aktualisieren, kontrollieren und lt. Vorlage verschicken.

Eintragen von ETA Daten im Kalender

Die aktuellen ETA Daten müssen im Kalender erfasst werden und sind täglich zu überprüfen. Für diese Kontrolle gibt es einen eigenen Stehkalender.

Bekanntgabe der Abnahme und Erfassung der Lagergelder

Einmal pro Woche muss an RCA eine Auflistung geschickt werden. Hier geben wir unserem Partner die Abnahmetermine ex Wolfurt bekannt.

Anschließend müssen die anfallenden Lagergelder in der Reise (XNI) unter Nebenkosten erfasst werden.

Hier gilt wie folgt:

Tag 1 bis 6: 2 EUR pro Tag und Container ab Tag 6: 3,50 EUR pro Tag und Container

Verantwortlicher

Verena Kreusel