Letra 2-Step Crossdocking LKW/Container Shortsea- Auftragsabwicklung

Hierbei handelt es sich um die spezifische Auftragsabwicklung von Transporten mit Umschlag LKW/Container.

Ablauf

Transportplanung- und Beauftragung

Aufträge gehen im Car_O zuerst in die Disporgruppe RB Europe PL - Planning (warten upd LG Ort) ein. Nun müssen wir abwarten bis Red Bull uns ein Update zu dem Lagerort sendet. Ist das Update des Lagerortes bei uns im System eingegangen, erscheint der Auftrag automatisch in der Dispogruppe RB Europe PL - Planning.

In der Dispogruppe RB Europe PL - Planning muss nun entschieden werden ob der Auftrag im 1-Step oder 2-Step abgewickelt wird. Wenn die Abwicklung des Auftrages entschieden wurde muss die Shipping Condition kontrolliert werden.

• LR = Letra Land Rail (1Step)
• LT = Letra Land Truck (1Step)
• CT = Letra Land Crossdocking Truck (2Step)
• CI = Letra Land Crossdocking Intermodal (2Step)
• CR = Letra Land Crossdocking Wagon (2Step)

Sollte die Shipping Condition nicht richtig übermittelt worden sein, müssen wir diese richtigstellen und die Transportart inkl. der Route in den Eigenschaften ausbessern.

ACHTUNG: In den Eigenschaften darf die Shipping Condition nicht ausgebessert werden!!!

Nun kann der Auftrag in 1- oder 2-Step aufgeteilt werden. Dazu müssen folgende Button betätigt werden.

Sobald wir den Auftrag als 2-Step erzeugt haben, wird dieser automatisch in die Dispogruppe RB Europe PL2 - Planning (2-step Land) übermittelt. Nun kann der Auftrag weiters bearbeitet werden.

MLP (Planung)

Alle Aufträge befinden sich nun in der Dispogruppe RB Europe PL2 - Planning (2-step Land).

Absprache mit RB wann ab wann die Ware verfügbar ist. Anhand der Verfügbarkeiten können nun auch die MLP Aufträge geplant werden.

• Termin Absender (SOLL) = hier wird das geplante Ankunftsdatum bzw. Verladedatum beim Crossdocking Partner eingetragen. Ankunftszeit kann mit 08:00 bis 15:00 Uhr eingetragen werden.
• Termin Empfänger (SOLL) = hier wird das geplante Ankunftsdatum bzw. Entladedatum beim Empfänger eingetragen. Ankunftzeit kann mit 08:00 bis 12:00 Uhr eingetragen werden.

In den FB-Eigenschaften muss bei folgenden Eigenschaften etwas eingetragen werden:

• Anzahl für die FB-Aufteilung = hier wird die Anzahl der benötigiten Hauptlauf kontrakte eingetragen.
• Dispogruppe für FB-Aufteilung = hier wird die Dispogruppe eingetragen wo die Hauptlauf kontrakte eingehen müssen.

Danach muss ein Shipment erstellt werden.

MLP Shipment erstellen

Ein neues Shipment kann erstellt werden wenn wir auf die Schaltfläche Shipment verwalten klicken.

Danach müssen wir im Shipment folgende Felder befüllen:

• Feld Firma = 1
• Feld Bereich = FV
• Feld Shipment = hier wird automatisch eine fortlaufende Nummer eingefügt;
• Feld Art = hier muss die Art des Hautplaufshiments ausgewählt werden;

*LKW
*Bahn
*Container

• Feld Carrier = hier muss der Carrier eingetragen werden der für den Hautplauftransport verantwotrlich ist;
• Feld Crossdocking = hier muss der Crossdocking Partner eingefügt werden;
• Feld Booking = hier wird eine Dummynummer hinterlegt; momentan die letzten 9 Stellen der Shipmentnummer;
• Feld Plan = hier muss das geplante Ankunftsdatum bzw. Verladedatum beim Crossdocking Partner eingetragen werden;
• Feld ETD = hier muss das geplante Ankunftsdatum bzw. Verladedatum beim Crossdocking Partner eingetragen werden;
• Feld Typ = hier muss der Transportmitteltyp hinterlegt werden;

*45P = 45ft pallet-wide-container
*40P = 40ft pallet-wide-container
*03 = Sattelzug Tautliner

• Feld Anzahl = hier muss die Anzahl der Lieferungen eingetragen werden, die sich auf einem SHP befinden sollen;
• Feld Bemerkung = hier können wichtige Informationen zu dem SHP eingefügt werden;
• Feld Carrier Strecke = HDI (Hinfahrt-Direkt)
• Feld Gebühr = -FO (Frachtkosten steuerfrei)
• Feld Fracht = hier wird der aktuelle Preis laut Offert des Carriers hinterlegt;

Nachdem das Shipment fertig ausgefüllt wurde muss die Shipmentnummer kopiert werden, und auf die entsprechende Lieferung bzw. Lieferungen gehängt werden.

Das MLP-Shipment und die Plandaten müssen nun an RB übermittelt werden. Dazu müssen folgende Button abgefertigt werden.

Versand MLP Shipment

Anhand der folgenden Buttonreihung werden die Daten im MLP-Shipment versendet:

1. Sobald dieser Button betätigt wurde werden die Lade- und Entladedaten in den Shipmenteigenschaften gefüllt.

• LL03Plan = Wert1 ist gleich Termin Absender (SOLL) erster Wert / Wert 2 ist gleich Termin Absender (SOLL) zweiter Wert;
• LL05Plan = Wert1 ist gelich Termin Absender (SOLL) zweiter Wert / Wert 2 ist gleich Termin Empfänger (SOLL) zweiter Wert;

2. Sobald dieser Button betätigt wird in den Shipmenteigenschaften die Route gepflegt. ACHTUNG: momentan müssen die Routen manuell gefüllt werden, anhand der aktuellen Preisfiles.

3. Dieser Button muss im Anschluss an die zwei oben genannten Button Anlage und Route betätigt werden, damit die Daten an RB und Rauch versendet werden.

PLP (Planung)

PR2 - Vorlaufplanung

Nachdem wir das MLP Shipment an RB versendet haben bekommen wir automatisch einen "Plan-Vorlauf Auftrag" übermittelt. Bitte den Frachtbrief kontrollieren, ob die richitge Ladestelle angegeben ist.

• Termin Absender (MÖGLICH) = geplantes Verladedatum bei Rauch
• Termin Absender (SOLL) = geplantes Verladedatum Rauch

• Termin Empfänger (MÖGLICH) = geplantes Ankunftsdatum bei Crossdocking Partner
• Termin Empfänger (SOLL) = geplantes Ankunftsdatum bei Corssdocking Partner

In den FB-Eigenschaften muss die Eigenschaft "RB_ROUTE" eingetragen werden. Im Wert eins muss die entsprechende Route für den Vorlauftransport von der Ladestelle zum Crossdocking Partner eingetragen werden. Die Routen können aus den aktuellen Preisfiles entnommen werden.

Nun muss die Position im PR2 Auftrag aufgeteilt werden, damit eine UBPO an RB versendet werden kann. Anhand der UBPO werden uns von RB die entsprechenden Vorlauflieferungen übermittelt. Dazu muss wie folgt vorgegangen werden

UB-PO Versand

UB-PO versenden - Achtung hier muss dringend darauf geachtet werden, ob es sich um eine 1zu1, 2zu2, 3zu2 oder um eine 5zu6 Beziehung handelt! Dementsprechend muss bei FB-Positionen teilen die Anzahl angepasst werden!

Nach UB-PO Versand Frachtbrief neu aufrufen und DFÜ (vorab) versenden. Warten bis Auftrag in der Dispogruppe ST eingeht.

PLP Vorlauflieferungen ST

Absprache mit der Ladestelle wann definitiv geladen werden kann.

Termin Absender (IST) und Termin Empfänger (IST) pflegen. die Uhrzeiten müssen nach dem vereinbarten Verladeslot eingetragen werden. Ankunftzeit kann mit 08:00 bis 12:00 Uhr eingetragen werden.

Beispiel Verladeplan Rauch Widnau

Beispiel Verladeplan Rauch Widnau Es wird auch ein Excel File "Verladeplan Rauch Widnau" an die Ladestelle versendet in dem die Lieferscheine für die jeweiligen Slots die uns zur Verfügung stehen eingeteilt werden können.

• Erster Slot: von 06:30 Uhr bis 08:40 Uhr hier können jeweils 9 Lieferscheine eingeteilt werden.
• Zweiter Slot: von 08:40 Uhr bis 10:30 Uhr hier können jeweils 9 Lieferscheine eingeteilt werden.
• Dritter Slot: von 10:30 Uhr bis 12:30 Uhr hier können jeweils 9 Liefersheine eingeteilt werden.

Benötigen wir zu den bereits vorhandenen Slots noch zusätzliche muss dies mit der Verladestelle vereinbart werden.

Dispostion

Im Normalfall wird immer eine Woche vor Verladedatum der Auftrag disponiert. Bei kurzfristigen Änderungen muss der Auftrag entsprechend angepasst werden.

Reise erstellen

Sollten mehrere Lieferungen in einen Waggon geladen werden müssen diese zusammengefasst werden. Dafür muss eine Reise erzeugt werden. Im Letra Landfracht 2Step Prozess - PLP gilt die Reise als Shipment. Reise-ID Nummer wird bei RB als PLP Shipment angezeigt.

In der Reise müssen folgende Daten eingetragen werden:

• HLU-Unternehmen
• HLU-Kosten
• fortlaufende DUMMY-WGG Nummer
• Transportart für Bahn:

*W4A = Waggon Habbills 346 (Schweden)
*W2A = Waggon Hbbillns 305/245/246 (Schweden + Duisburg)
*W4C = Waggon Hilrrs (Spanien)
*W4B = Waggon Hirrs 1/2/3 (UK Waggon)
*W4D = Waggon Hirrs 4/6 (UK Waggon)

• Sonderfahrt

*GW = Einzelwagen
*GR = Waggongruppe (z.B: 5zu6 CA+BR+MX)
*GZ = Ganzzug

• eventuelle Nebenkosten

Versand der Ladedaten

Nach Disposition der einzelenen Aufträge müssen nun die geplante Verladedaten, Transportmittelarten und Sonderfahrten an RB und Rauch übermittelt werden.

Anhand der folgenden Buttonreihung werden diese Daten versendet:

1. Sobald dieser Button betätigt wurde werden die Lade- und Entladedaten in den Reiseeigenschaften gefüllt.

• LL03Plan = Wert1 ist gleich Termin Absender (SOLL) erster Wert / Wert 2 ist gleich Termin Absender (SOLL) zweiter Wert;
• LL05Plan = Wert1 ist gelich Termin Absender (SOLL) zweiter Wert / Wert 2 ist gleich Termin Empfänger (SOLL) zweiter Wert;

2. Sobald dieser Button betätigt wird in den Reiseeigenschaften die Route gepflegt. ACHTUNG: momentan müssen die Routen manuell gefüllt werden, anhand der aktuellen Preisfiles.

3. Dieser Button muss im Anschluss an die zwei oben genannten Button Anlage und Route betätigt werden, damit die Daten an RB und Rauch versendet werden.

Nachdem die Ladedaten und die Route an RB und Rauch übermittelt wurde muss nun die Verladung anhand des folgenden Buttons fixiert werden. Hier nun die Info von RB wann die Planung für die Verladung abgeschlossen werden muss.

1. Sobald dieser Button betätigt wurde wird in den Reiseeigenschaften das Plan End Datum gefüllt.

• LL01IST = hier wird aktuelles Datum und Uhrzeit der abgeschlossenen Planung gefüllt;

2. Dieser Button muss um Anschluss an den oben genannten Button Plan End betätigt werden, damit die Daten an RB und Rauch versendet werden.

Sobald dieser Status gesetzt wurde kann Rauch die Daten bei ihm ins WAMAS übernehmen, dass heißt die Verladung der Wagen kann jederzeit erfolgen.

Ladefenster anpassen

• sollte sich das Ladedatum ändern aufgrund einer Produktionsverschiebung etc..., bevor wir eine Reise im Auftrag erstellt haben müssen wir folgenden Button betätigen. Hier wird nur das geänderte Ladefenster an RB versendet. Eventuell wichitg Infos, wie z.B. Infos bei Produktionsverschiebeungen, bei Schäden etc... sollten in das Digitale Dossier eingefügt werden.

• sollte sich das Ladedatum ändern aufgrund einer Produktionsverschiebung etc..., und wir haben schon eine Reise im Auftrag erstellt, muss das Ladefenster angepasst werden und in der Reise folgende zwei Button betätigt werden.

1. Sobald dieser Button betätigt wurde, werden die Daten in den Reiseeigenschaften LL03Plan und LL05Plan geändert;

2. Im Anschluss zu dem oben genannten Button UPD muss dieser Button betätigt werden, damit die Änderungen an RB und Rauch versendet werden.

Kundenpreise hinterlegen

Diese Kosten werden in der Vorgabe hinterlegt.

ACHTUNG: Unbedingt auf den Frachtzahler achten!

Verladeliste versenden

Am Donnerstag der Vorwoche bis ca. 10:00 Uhr, muss an die Ladestelle eine Verladeliste "shipping rail week" gesendet werden.

Übersicht an Empfänger versenden

• Die "delivery consignee month" Liste wird jeweils Montags/Mittwochs/Freitags an den entsprechenden Empfänger als Überischt gesendet.

Transportdurchführung

PLP (Durchführung)

Am Verladetag bekommen wir von der Ladestelle die Waggonnummer und Siegelnummern ins System übermittelt. Desweiteren erhalten wir ein Picking inkl. Loading End Datum des Wagens. Diese Daten werden im Feld Telematik (ank,Beg,Ende) Wert3 gefüllt. Anhand der Zollpapiere die wir nach der Verladung erhalten müssen die Waggon- und Siegelnummern kontrolliert werden. Bei Differenzen müssen wir mit der Ladestelle in Kontakt treten und abklären welche Waggon- oder Siegelnummern korrekt sind. Anschließend müssen wir in der Reise folgende Button kontrollieren und abarbeiten.

Folgender Button muss gefüllt sein wenn wir die Wagen-, Siegelnummer und das Loading End von der Ladestelle erhalten haben.

Im Anschluss müssen folgende Button betätigt werden.

1. Sobald dieser Button betätigt wurde, wird in den Reiseeigenschaften das Loading End von Rauch gefüllt.

• LL04IST = Wert 1 nicht gefüllt / Wert 2 ist gleich Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert 3 Loading End Rauch;
• LL05IST = Wert 1 ist gleich Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert 3 Loading End Rauch;

2. Dieser Button muss im Anschluss an den oben genannten Button UPD LE/ST betätigt werden, damit die Daten an RB versendet werden.

Abgang beladener Waggon

Hier gibt es folgende Unterschiede:

Wenn Waggons über einen Spediteur-Unternehmer gebucht wurden, müssen alle Papiere an diesen weitergegeben werden, damit dieser einen CIM Frachtbrief bei der Bahngesellschaft erstelln kann.

Wenn Waggons dirket bei der Bahngesellschaft aufgegeben werden, muss hier meistens ein eklektronischer CIM-Frachtbrief von uns erstellt werden. Beispiel hierzu unter elektronische CIM-Frachtbrieferstellung.

Desweiteren bekommen wir von unserem Bahnoperator täglich eine Laufüberwachung für alle konventionellen Bahntransporte. Anhand dieser Information können wir die Wagen in Transit genau nachverfolgen und die Ankunftsdaten bei den entsprechenden Empfängern updaten.

Sollte es zu Änderungen des Ankunftstermins kommen müssen folgende Button abgeabreitet werden.

• sollte sich das Ladedatum ändern aufgrund einer Produktionsverschiebung etc..., und wir haben schon eine Reise im Auftrag erstellt, muss das Ladefenster angepasst werden und in der Reise folgende zwei Button betätigt werden.

1. Sobald dieser Button betätigt wurde, werden die Daten in der Reiseeigenschaft und LL05Plan Wert 2 geändert;

2. Im Anschluss zu dem oben genannten Button UPD muss dieser Button betätigt werden, damit die Änderungen an RB versendet werden.

Ankunft beladener Waggon

Wir erhalten von unserem Bahnoperator täglich eine Laufüberwachung der Wagen in Transit. Anhand dieser Liste können wir erkennen welche Wagen beim Crossdocking Partner eingetroffen sind. Sobald der Wagen beim Crossdocking Partner eingetroffen ist, benötigen wir die exakte Ankunftszeit des Wagens, welche von ihm im DISPO CROSSDOCKING REISE eingetragen wird. Diese Daten erscheinen im Frachtbrief in folgenden Feldern.

• Die genaue Ankunftszeit des Wagens beim Empfänger muss im Feld Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert1 eingetragen werden.

Soabld der Wagen beim Crossdocking Partner entladen wurde, wird im Auftrag automatisch die Scanzeit der letzten Palette gefüllt.

• Die genaue Entladezeit des Wagens beim Empfänger muss im Feld Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert3 eingetragen werden.

Anschließend müssen folgenden Button abgefertigt werden:

1. Sobald dieser Button betätigt wurde wird in den Reiseeigenschaften folgende Daten gefüllt.

• LL05IST = Wert2 ist gleich Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert3;

2. Im Anschluss zu dem oben genannten Button UPD SHP End muss dieser Button betätigt werden, damit alle Daten an RB nochmals upgedatet werden.

3. Im Anschlus zu dem oben genannten Button SHP UP muss dieser Button betätigt werden, damit die exakte Entladezeit aus der Reiseeigenschaft LL05IST an RB versender wird.

Danach ist für uns der Vorlauftransport abgeschlossen. Der Auftrag kann auf Status T gesetzt werden.

MLP(Durchführung)

Am Umladetag bekommen werden von den Crossdocking Partnern die Containernummer und Siegelnummern im DISPO CROSSDOCKING REISE eingetragen. Sobald diese hinterlegt wurden erscheinen die Kennzeichen im jeweiligen FB. Ist die Umladung beim Crossdocking Partner abgeschlossen und der Container versiegelt, erhalten wir eine automatische Nachricht per E-Mail das wir ein SHPCON versenden müssen. Dazu müssen uns in der Reise des Frachtbriefes - Zwischenstrecke die Siegelzeit und im DISPO CROSSDOCKING REISE die erste Scanzeit heraussuchen. Diese müssen nun in folgenden Feldern eingetragen werden.

• Die Siegelzeit des Container's beim Crossdocking Partner muss im Feld Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert3 eingetragen werden,
• sowie im Shipment im Feld IST bis.

• Die erste Scanzeit beim Crossdocking Partner muss im Shipment im Feld IST von eingetragen werden.

Im Shipment müssen die folgenden drei Buttons mit einem roten Haken versehen sein.

1.

2.

3.

Anschließend müssen folgende Button abgefertigt werden.

1.

2.

Im Anschluss müssen folgende Button betätigt werden.

1. Sobald dieser Button betätigt wurde, wird in den Shipmenteigenschaften das Loading End vom Crossdocking Partner gefüllt.

• LL04IST = Wert 1 nicht gefüllt / Wert 2 ist gleich Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert 3 Loading End Crossdocking Partner;
• LL05IST = Wert 1 ist gleich Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert 3 Loading End Crossdocking Partner;

2. Dieser Button muss im Anschluss an den oben genannten Button UPD LE/ST betätigt werden, damit die Daten an RB versendet werden.

Abgang beladener Container

Sollte es zu Änderungen des Ankunftstermins beim Empfänger kommen, müssen folgende Button abgeabreitet werden.

1. Sobald dieser Button betätigt wurde, werden die Daten in den Shipmenteigenschaften und LL05Plan Wert 2 geändert;

2. Im Anschluss zu dem oben genannten Button UPD muss dieser Button betätigt werden, damit die Änderungen an RB versendet werden.

Ankunft beladener Container

Wir erhalten nach Ankunft des Container's bei der Entladestelle von unserem Carrier die exakten Entladezeiten. Diese Daten müssen in den folgenden Feldern eingetragen werden.

• Die genaue Ankunftszeit des Container's beim Empfänger muss im Feld Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert1 eingetragen werden.

Soabld der Container beim Empfänger entladen wurde, muss im Auftrag in dem folgenden Feld die exakte Entladezeit eingetragen werden.

• Die genaue Entladezeit des Container's beim Empfänger muss im Feld Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert3 eingetragen werden.

Anschließend müssen folgenden Button abgefertigt werden:

1. Sobald dieser Button betätigt wurde, wird in den Shipmenteigenschaften folgende Daten gefüllt.

• LL05IST = Wert2 ist gleich Telematik (Ank,Beg,Ende) Wert3;

2. Im Anschluss zu dem oben genannten Button UPD SHP End muss dieser Button betätigt werden, damit alle Daten an RB nochmals upgedatet werden.

3. Im Anschlus zu dem oben genannten Button SHP UP muss dieser Button betätigt werden, damit die exakte Entladezeit aus den Shipmenteigenschaften LL05IST an RB versender wird.

Danach ist für uns der Hauptlauf transport abgeschlossen. Der Auftrag kann auf Status T gesetzt werden.

Verantwortlicher

Julia Gschwentner