Auftragsabwicklung Team Red Bull Truck - Visits

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Auftragseingang

Red Bull Aufträge werden automatisch in unser System eingespielt

Auftragseröffnung

automatisch durch RB (Red Bull), wenn der Auftrag eingespielt wird.

Auftragsbearbeitung

1) E-Mail von Red Bull ausdrucken

2) E-Mail von RB dann in Truck-Ordner in Länder-Ordner (da wo Entladestelle ist) verschieben

3) Auftrag bearbeiten

 a) LBASE öffnen und die Links oben auf Sendung klicken.
    Datei:1.PNG

 b) Dann den selbst erstellten Filter Visits verwenden. 
 
    Datei:2.PNG

 c) Von Red Bull eingespeiste Aufträge haben den Status Erfasst, diese sind von uns noch unbearbeitet. 

    Auf einen Erfassten Auftrag Klicken und so ändern das folgendes in genannten Feldern steht. 
    
    -	Org.einheit: AG RB Europe Truck
    -	Verkehr: Truck
    -	Checken ob Adressen stimmen (vor allem Ladestelle)
    -	Typ: Einzelsendung
    -	CAR1: A. Den Text der in der Word Datei "Sätze im Text ex BLS Hamburg" enthalten sind einfügen
              B. Bei Länder mit Zoll den zutreffenden Text in der Word Datei "Länder mit Zoll + Texte dazu" einfügen.
              C. Wenn nötige folgende Info: für die Zustellung wird ein Klein-LKW+ Hebebühne benötigt
              D. Wenn nötige folgende Info: Zustelltermin = Fixtermin
    - Bei Lademeter: Lademeter-Anzahl eintragen !!!
    - Tagespreis (RED BULL PREIS) laut Preisliste eingeben (bei Teilpartien mit der Palettenkalkulation Preis ausrechnen) 
   

4) Warten bis Verladedaten (Mail mit Verladetag und Verladezeit) von BLS kommt!

  Der Verladetag und die Verladezeit wird immer von BLS vorgegeben.

  Kontakte Ladestelle: jan.bassen@ham.senator-international.com 
                       bjoern.bandahl@ham.senator-international.com

5) Auftrag weiter bearbeiten:

    -  Ladezeiten + Ladetag wie vorgeschrieben (laut E-Mail von BLS)  eingeben 
    -  Entladezeiten + Entladetag ändern (Entladezeiten + Laufzeit laut Word Liste "Liste Entladestellen-Entladezeiten-Laufzeiten")
       [Laufzeit = wie lange der LKW von der Ladestelle bis zur Entladestelle braucht]                                                
    -  Statuswechsel auf HALBFERTIG

6) 1. DFÜ machen !!! (Ladetag wird an RB über das System übermittelt)

7) Den Preis heraussuchen den wir den Frächter für ähnliche bzw. den Selben Auftag schon mal Bezahlt haben.

8) Ladungsangebot an in frage kommende Frächter schreiben (Siehe Word Liste "Liste fixe Unternehmer ex Hamburg")

   -  Immer aus dem Persönlichen Postfach bei Outlook
   -  Soll die Eckpunkte wie in der unteren beispiel Mail enthalten. 

9) Wenn wir mit dem Frächter den Preis + das Zustelldatum vereinbart haben:

   -  Alles richtig im System eintragen (Zustelldatum ggf. ändern !!)
   -  Statuswechsel auf FERTIG

   1.  Auftrag in der Übersicht anwählen (nicht in den Auftrag gehen)
   2.  Mit angewählten Auftrag auf LA-Übersicht klicken
   3.  Filter: "Auftrag schicken" wählen
   4.  Charterfahrt anlegen: A. Bei "Bitte geben Sie einen Frächter ein!" auf das leere Feld Klicken und mit F5 Frächter suchen, dann kommt ein zweites Fenster und Dort Frächtername bei Name1 eingeben und dann auf Tabelle 
                                aktualisieren.
                             B. Preis eingeben 
                             C. DUMMYE01 bei LKW + Auflieger eingeben (bei Klein-LKW beim Auflieger DUMMYMW eingeben)
                             D. Auf OK drücken.

Datei:10.png

Datei:11.png

Datei:12.png

Datei:13.png

10) Bei fixen Unternehmern schicken wir den Auftrag per Mail

     -  Transportauftrag öffnet sich 
     -  Auf Desktop speichern  
     -  In die Mail reinziehen
     -  Nicht vergessen: bei Outlook LESEBESTÄTIGUNG anhacken.
     -  Kleinigkeit dazuschreiben und an Frächter senden (siehe Bild)

  Bei neuen Frächtern schicken wir den Auftrag per FAX.

     -  Auftrag drucken  
     -  Web fax composer verwenden 
     -  Internetseite öffnet sich 
     -  Frächterdaten aus der Timocom eingeben

11) 1 Tag vor der Beladung (um ca. 9:30 Uhr – bis max. 10:00 Uhr) nach Hamburg die Verladedaten für den nächsten Tag schicken !!

     -  Besonders wichtig für Aufträge außerhalb der EU / Länder mit Zoll:
        Bekanntgabe der letzten EU-Außengrenze = Grenze an der der LKW die EU verlässt + Kosten Hamburg-Grenze. – BLS muss die Zollpapiere vorbereiten

12) 1 Tag vor der Abholung bzw. am Verladetag – Kennzeichen beim Frächter anfordern.

     -  Wenn erhalten: Beim Auftrag im System eingeben, dazu klickt man in der Übersicht auf den Auftrag und gibt das Kennzeichen ein.  
        (Man muss es evtl. erst von Martina oder Thomas anlegen lassen) 
     -  2. DFÜ schicken (dazu wie bei der 1. DFÜ Auftrag in Übersicht anwählen und "Übermittlung Dispo-Information" klicken, dann auf DFÜ Kennzeichen
        (DFÜ Kennzeichen – das Kennzeichen wird über das System an RB übermittelt)

13) Einen Tag vor dem Beladen / oder vorher auch möglich: PREISBESTÄTIGUNG an RB schicken

     -  Bei Komplettladungen KEINE PREISBESTÄTIGUNG MACHEN !!! (also nur bei Teilparien)
     -  Ursprüngliche E-Mail von Red Bull suchen (ist auch ausgedruckt) + antworten:

     Beispieltext: 

     Betreff: bleibt gleich – Preisbestätigung

     Hallo, 
     danke für den Auftrag! 
 
     Hier der Preis von „Ladestelle“ nach „Entladestelle“ für … ldm: €…,-- (RB Preis siehe Tagespreis in der Sendung)

14)

Verantwortlicher

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