Der Anwendungsbereich umfasst den gesamten Bereich Transport & Logistik.

Ablauf

Bei der Belegrückmeldung werden sämtliche Eingangsrechnungen und Frachtdokumente bearbeitet, die jeden Tag mit der Post/Mail eintreffen. Die Eingangsrechnungen werden kontrolliert und verbucht. Die Ablieferbelege werden ebenso kontrolliert und für die Fakturierung aufbereitet.

Die Rechnung muss ordnungsgemäß ausgestellt sein.

Prüfung der Eingangsrechnung

Die eingehende Rechnung ist auf folgende Punkte zu kontrollieren ...

• auf Vollständigkeit - eine ordnungsgemäße Rechnung muss die diese Bestandteile aufweisen:

- Rechnungsdatum

- Rechnungsnummer

- Name bzw. richtiger Firmenwortlaut und Anschrift des Empfängers

- gültige UID Nummer von Lieferant und Empfänger (Prüfung unter UID Nummer Prüfung)

- Rechnungsbetrag in der richtigen Währung (USD oder EUR)

- Art der Leistung

- bei steuerpflichtigen Rechnungen: Steuersatz, Netto- und Bruttobetrag

• auf Richtigkeit - die Angaben müssen richtig sein

- Rechnungsbetrag

- Steuer ist richtig ausgewiesen

- unser Firmenwortlaut oder unsere UID-Nr sind richtig auf der Rechnung vermerkt.

Vorgehensweise, wenn die Eingangsrechnung nicht richtig ausgestellt ist

Wenn die unten stehenden Fälle auftreten, ist die Rechnung zu reklamieren, die Ablieferbelege können aber bearbeitet werden.

• Fall 1: Der Preis auf der Rechnung ist ein anderer als in unserem System

 In diesem Fall ist eine Rückfrage an die zuständige Abteilung zu erstellen, die Korrektur oder Reklamation erfolgt direkt aus der Dispo-Ebene

• Fall 2: Der Preis ist gar nicht eingetragen

 In diesem Fall ist eine Rückfrage an die zuständige Abteilung zu erstellen, die Korrektur oder Reklamation erfolgt direkt aus der Dispo-Ebene

• Fall 3: Bei der Rechnung fehlt ein wichtiger Bestandteil wie zB unsere UID-Nr. oder unser Firmenwortlaut ist falsch

 In diesem Fall ist der Rechnungsaussteller direkt zu kontaktieren, eine Korrektur wird verlangt. Die Rechnung bleibt in der Zwischenzeit ungebucht.

• Fall 4: Steuer wurde falsch ausgewiesen

 In diesem Fall ist der Rechnungsaussteller direkt zu kontaktieren, eine Korrektur wird verlangt. Die Rechnung bleibt in der Zwischenzeit ungebucht.

Prüfung der Ablieferbelege

Ablieferbelege sind auf folgende Punkte zu kontrollieren ...

Auf Vollständigkeit

• Sind alle notwendigen Dokumente mitgeschickt worden, die wir für unsere Abrechnung benötigen?
• Wurden die Dokumente vom Empfänger bestätigt?

Auf Richtigkeit

• Wurden die richtigen Ablieferbelege der Rechnung beigelegt?

Auf etwaigen Palettentausch

• Sind auf den Ablieferbelegen Palettenaktivitäten vermerkt?

Auf einen Schaden

• Sind auf den Ablieferbelegen Schäden oder Differenzen vermerkt?

Vorgehensweise bei temperaturgeführten Transporten

Die Frächter verpflichten sich bei Durchführung eines temperaturgeführten Transportes (Frigo) das Thermoprotokoll mit den Transportdokumenten an uns zu übermitteln. Sollte das Thermoprotokoll nicht vorliegen, können wir die Frachtrechnung nicht zur Bezahlung freigeben. Thermoprotokolle sind verpflichtend zu führen und ausnahmslos an uns auszuhändigen.

Wenn es sich um einen Kühltransport handelt, müssen die operativen Abteilungen in der Sendung als Verkehrstyp „Frigo“ verwenden (Beispielsendung BL-665255-BL-1):

Speditionelle Eingangsrechnungen werden im Cockpit „Belegrückmeldung“ bearbeitet, wenn die Eingaben in der Sendung richtig gemacht werden, sieht man eindeutig, ob es sich um einen Frigo-Transport handelt (Beispiel-Fahrt BL-739800):

Wenn alle Belege vollständig sind, wird die Rechnung zur Bezahlung freigegeben und die Dokumente archiviert (inkl. Thermoprotokoll). Wenn das benötigte Thermoprotokoll fehlt, wird es direkt vom Frächter angefordert, erst nach Erhalt wird die Rechnung zur Bezahlung freigegeben. Wenn wir Thermoprotokolle erhalten, die in der betroffenen Sendung nicht erfasst sind, wird die betroffene Abteilung kontaktiert, damit sie die Eingaben in der Sendung korrigieren.

Sonderfall Abtretungserklärung

• Wann benötigt man eine Abtretungserklärung?

Generell: Wir erteilen einer Niederlassung einen Auftrag und erhalten immer von wo anders (Hauptsitz) die Rechnung. Ausnahme ist auf der Rechnung die Niederlassung mit Adresse angeführt ist die Gutschrift auf die Niederlassung zu buchen!

• Vorgehensweise:

1. Es hat der Disponent der den Auftrag verkauft hat zu prüfen, ob nicht der Transportauftrag intern weitergegeben wurde oder, ob die Rechnung immer von diesem Sitz erstellt wird. 
2. Ist dies der Fall, ist in der Adresse im Feld Fremdzahler der Rechnungsersteller einzutragen. 
3. Die Rechnung wird verbucht und 
4. Es wird eine Abtretungserklärung geschrieben (Vorlage) und gefaxt. 
5. Bei Erhalt der bestätigten Abtretungserklärung ist die verbuchte Rechnung in die Buchhaltung zu geben und die bestätigte Erklärung im Ordner 'Bestätigungenen für Abtretung der Verbindlichkeiten' abzulegen.

Dokumentationsüberwachung des Aufgabengebietes (der Kategorie) Belegrückmeldung

Menekse Lacin

siehe auch

Verantwortlicher

Menekse Lacin