Inbound - Auftragsabwicklung Red Bull
SEITE NOCH IM AUFBAU
kurze Beschreibung ...
Ablauf
Auftragseingang
Da es eine Datenverbindung zu unserem Kunden Red Bull gibt, können uns die Aufträge direkt ins System Car_O überspielt werden.
Auftragseröffnung
Da es eine Datenverbindung zu unserem Kunden Red Bull gibt, können uns die Aufträge direkt ins System Car_O überspielt werden.
Auftragsannahme
Da Red Bull ein Key Account ist, wird der Auftrag automatisch angenommen.
Auftragsbearbeitung
Buchung
Die diversen Kerry Logistics Länderbetreuer schicken vor endgültiger Buchung eine Anfrage an uns.
Die Buchungsanfrage kann z.B. so aussehen:
| new booking | |
| Shipper: | CHANGSHU YUDONG CHEMICAL |
| Consignee: | Red Bull |
| PO: | 4850004842 |
| Date of shipping advice : | 2014.03.01 |
| POL: | FOB Shanghai |
| POD: | HAMBURG |
| CARGO: | TAURINE JP8/RB2005 |
| Total: | 2160BAGS/54432kgs/75cbm/3x20' |
| Scheduled pick up: | cargo will be ready on 16-JAN |
| We'll book as follows: | |
| Ocean Carrier: | CMA |
| Voyage No: | 0019W |
| Vessel: | CSCL LE HAVRE |
| ETD: | 20-JAN- 2014 |
| ETA: | 18-FEB- 2014 |
Auf alle Fälle müssen aber folgende Informationen in der Buchungsanfrage enthalten sein:
- Anzahl der Container
- PO Nummer
- Reederei
- ETD
- ETA
Anschließend wird geprüft ob die von Kerry Logistics angegebene Reederei verwendet werden kann.
Bei den Häfen Wuhan und Shanghai wird auf drei Reeder aufgeteilt.
Sind alle Daten korrekt, müssen diese noch wie folgt in unserem System Car_O eingetragen werden.
Termin Absender Soll = ETD
Termin Empfänger Soll = ETA
Ladungsdispo POI Gesamtübersicht Plan FV = Reederei
Weiteres muss die neue Buchung noch bestätigt und in unserem Excelfile eingetragen werden.
Die Excel Liste Lieferungen Berger dient uns und Red Bull zum Überblick über alle aktuellen Lieferungen.
Shipment + Kontrakt erzeugen
Um ein Shipment erstellen zu können benötigen wir die pre alert Dokumente sowie die Packing List.
Die Packing List können wir bereits zwei Tage vor Verschiffung bei Red Bull anfordern.
Die pre-alert Dokumente sollten wir spätestens am 4. Arbeitstag nach Verschiffung von Kerry Logistics erhalten. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen diese angefordert werden.
Master BL
House BL
Packliste
Haben wir diese Dokumente erhalten, so beginnen wir mit der Erstellung des Shipments.
Grundsatzregel:
1 PO item z.B. 4850004850-10 = 1 Shipment = 1 Container
ABER 1 PO (= Purchase Order) kann mehrere Items z.B. 480004850-10/480004850-20 haben.
klick auf Button SHP verwalten (rechts oben in Car_O Menüleiste-weißes Segel 
)
Im Shipment müssen alle relevanten Daten aus dem Master B/L sowie House B/L eingetragen werden:
- Firma = 1
- Bereich = FV
- Carrier = Reederei
- Booking = M B/L Nummer
- Release = M B/L Nummer
- Voyage
- Vessel
- Typ = 20B
- Anzahl = 1
- POL = Port of Loading
- POD = Port of Destination
- ETD + ATD = B/L Datum
- Closing In = B/L Datum
- ETA = ETA auf Homepage von der Reederei
- DEMFD = 3 -> lt. unserer Vereinbarung mit Red Bull
- DETFD = 10 -> lt. unserer Vereinbarung mit Red Bull
- M B/L Nummer = B/L Nummer des Reederei B/Ls
- Als Bemerkung muss die Order Nummer als Referenz hinterlegt werden
- Kosten lt. Offert Reederei, siehe im Ordner: W:\Logistik\1_Ocean Import\Offerte Import
- M B/L Datum = B/L Datum des Reederei B/Ls
- Haken bei M B/L Express setzen
ACHTUNG: Es müssen IMMER 50 USD für Kerry Logistics erfasst werden, dabei muss auch der Haken bei SFK gesetzt sein.
Wenn diese Punkte erledigt sind, kann das zuvor erstellte Shipment zugeordnet werden:
F10 - Feld Shipment Nummer kopieren - im Frachtbrief Feld SHP einfügen - F10
Nachdem das Shipment angehängt wurde, ist es wichtig die Order im POI anzupassen.
Das heißt:
1. Daten wie folgt anpassen:
- Termin Absender (SOLL) = Abholdatum (Loading Date) lt. Packing List beim Lieferanten
- Termin Empfänger (SOLL) = vorrausichtlicher Ankunftstermin beim Empfänger in Europa = ETA + 10 Tage (da im Offert an Red Bull 10 Tage Detention Freizeit angeführt sind. D. h. der Container muss innerhalb dieser 10 Tage leer im Depot zurückgegeben werden, ansonsten fallen Detentionkosten an, siehe im Ordner: W:\Logistik\1_Ocean Import\Offerte Import)
2. Feld "Kontrakt-FB" muss mit Frachtbrief Nummer ident sein
3. In den Eigenschaften überprüfen ob folgende Aufteilungskriterien festgelegt wurden:
- KONTR_ANZ = Anzahl für FB-Aufteilung = 1
- KONTR_DG = Dispogruppe für FB-Aufteilung = SOI
- RB-BEREICH = Red Bull Bereich - Rohstoffe
- RBIPPICKUP = Abholdatum (Loading Date) lt. Packing List beim Lieferanten
4. In der Position das Gewicht lt. B/L anpassen. = Gewicht excl. Container
5. Im Text FOB Hafen - Reederei hinzufügen und den Hacken bei RG setzen
Nun kann der Kontrakt erstellt werden.
Dazu ist ein Doppelklick auf die Kontrakt-FB-Nummer notwendig!
In der Kontrakt-Maske reicht dann ein Klick auf „Kontrakt-FB erzeugen“ und der FB wird in die zuvor festgelegten Eigenschaften aufgeteilt sowie disponiert!
Als letzten Punkt muss im POI der Status händisch auf T geändert werden.
Seefrachtauftrag (SOI)
Nachdem die Kontrakte ins SOI aufgeteilt wurden, erfolgt die weitere Bearbeitung im SOI.
ACHTUNG: Im SOI Auftrag müssen folgende Änderungen manuell vorgenommen bzw. kontrolliert werden:
- Text
- Die Verrechnung der Nachlaufkosten und eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung. -> Nicht vergessen den Haken bei RG zu setzen.
- Vorgabe
- Verkaufspreis lt. Pricefile eingeben
- Reise
- Container und Siegelnummer von Packliste erfassen
- CTR-NR
- Containernummer von Packliste eingeben
Packing List
Die Lieferanten müssen nach erfolgtem "pick-up" uns unverzüglich eine Packliste mit folgenden Informationen übermitteln:
- SSCC Nummer
- EAN Nummer
- Mat. Bezeichnung
- Charge
- MHD
- Netto-KG
- Verp. Type
- Pal. Type
Ist diese korrekt muss sie wie folgt ins Car_O eingefügt werden:
- Packliste auf Desktop speichern
- aus dem Ordner "C:\Java_Car_O" das Program PacklistenImport_v0.8_Prod öffnen
- das gespeicherte Excelfile vom Desktop in das Program ziehen
- Kontrolle im Car_O
Um nach der Erfassung der Packliste die Maske wieder verlassen zu können, muss die Tastenkombination Strg+Q verwendet werden!
Übermittlung an RB
Nach erfolgter Eingabe der Daten werden an Red Bull folgende Statusnachrichten übermittelt:
- SHPCON Packliste
- SHPADV ETD, ATD und ETA
ACHTUNG: Bei Übermittlung dieser Nachrichten muss die oben genannte Reihenfolge strikt eingehalten werden!
SHP - Button SHPCON bzw. SHPADV drücken
Abrechnung
Im Car_O unter „Eigenschaften“ RB-Verrechnen auswählen und speichern (F10), dabei wird eine Mail automatisch in unsere Fakturierung geschickt und der Auftrag wird abgerechnet.
Tanja Freund bringt uns anschließend die Rechnung, welche von Helmut Marschik kontrolliert bzw. für den Versand freigegeben wird.
Weiteres muss noch der Frachtbrief für den Nachlauf erstellt werden.
- Kopieren
- Teilstrecken FB erzeugen
- Text in der Dispogruppe SNI anpassen
- Die Verrechnung eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung.
Zum Schluss muss der Status händisch auf T gesetzt werden.
ETA Kontrolle
Es ist wichtig, dass das ETA laufend überprüft wird, da immer wieder Änderungen vorkommen. Sollte ein Schiff früher am POD ankommen und es wird nicht bemerkt, können hohe Lagergelder anfallen.
Eine Info von Seiten der Reederei bekommt man selten bzw. nie.
Daher müssen die Aufträge regelmäßig mit Hilfe der Reederei Websites überprüft werden.
Ändert sich ein ETA (Voraussichtliches Ankunftsdatum) oder steht ein ATA (Definitives Ankunftsdatum) fest, so ist dies natürlich im Car_O und im Excelfile zu aktualisieren.
- in der Ladungsdispo „SOI“ den korrekten Auftrag suchen
- ins SHP gehen ETA bzw. ATA ausbessern/eintragen.
- in der Reise (Zwischenstrecke) das Feld „POD ETA“ oder „POD ATA“ ändern
- SHPADV Update an RB übermitteln
Wurde ein ATA eingetragen, sind noch folgende Schritte zu beachten:
- in den SNI Frachtbrief wechseln
- Termin Abs. (MÖGLICH) ATA eintragen - Uhrzeit = 08:00 Uhr
- Termin Empf. (MÖGLICH)ATA + 10 Tage eintragen - Uhrzeit = 08:00 Uhr
- Button RB-DFÜ (vorab) drücken (Benachrichtigung an RB erfolgt)
Dokumente/Verzollungsauftrag
Spätestens am Tag an dem der Container am POD ankommt, sollten wir die Original Dokumente (Rechnung, Packliste, Certificate of Origin, B/L) erhalten.
Die Dokumente werden T/T payment geschickt. Das heißt, dass der Lieferant die Dokumente an RB (1/3) sowie uns (2/3) schickt.
Achtung: Lautet der Empfänger Rauch Wídnau, erhalten wir keine Originale diese werden direkt in die Schweiz geschickt.
Hier verzollt der Empfänger selbst.
Bei RB Importen nach Ludesch müssen wir die Papiere per DHL an TISA Wolfurt schicken. Am Wichtigsten hierbei ist, dass das „Certificate of Origin“ als Original geschickt wird, die restlichen Dokumente können auch Kopien sein.
Weiteres bleibt immer ein Original des BL, der Rechnung und der Packliste bei uns.
Sobald die Docs sortiert wurden muss noch der Verzollungsauftrag an unser Büro in Ludesch geschickt werden.
Durchführung und Überwachung des Transportes
Nachbearbeitung des Transportes
siehe auch
Verantwortlicher
Astrid Baumgartner
