Deepsea-Standardprozess Inbound - Auftragsabwicklung

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Auftragseingang

Die Aufträge erhalten wir zB per Mail, Fax, Telefon, usw. ...

Auftragsbearbeitung

Planung

Shipment erstellen

Das Shipment dient dazu, dass mehrere Container auf 1 SHPMT sein können und anschließend nicht jeder einzelne Frachtbrief, sondern nur das SHPMT abgeändert werden muss.

MUSS-Felder im SHPMT sind:

• Firma, Bereich
• Carrier, Booking, Voyage, Vessel, Container-Typ und Anzahl
• pre-Carrier
• POL, ETD, ATD, Closing-In, POD und ETA
• DEMFD und DETFD
• BL-Nr. und BL-Datum
• Carrier Strecke und Gebühren

Wenn diese Felder befüllt sind, müssen ETA Termine regelmäßig upgedatet und der ATA Termin eingetragen werden.

Kontrakt vorbereiten/aufteilen

Im AVI-Frachtbrief müssen folgende Kriterien eingehalten werden:

1. Eingabe im Feld "Kontrakt-FB" muss mit Frachtbrief Nummer ident sein
2. in den Eigenschaften folgende Aufteilungskriterien festlegen:
   • KONTR_ANZ = Anzahl für FB-Aufteilung
   • KONTR_DG = Dispogruppe für FB-Aufteilung
3. Shipment zuweisen
4. Doppelklick auf "Kontrakt-FB" Nummer = gleiche Nummer wie Frachtbrief Nummer
5. Button "Kontrakt-FB erzeugen" anklicken

Reise erstellen

Reise wird nach Kontraktaufteilung automatisch auf den im SHPMT eingetragenen pre-carrier erzeugt.

Abwicklung

Vorlauf

Der Vorlauf wird in Abstimmung mit dem Absender vereinbart.
Anschließend ist es notwendig, bei einer Reederei zu buchen.
Sobald der frühstmögliche Abholtermin und die Buchung fixiert sind, kann der Transport zum POL unter Einhaltungen des Closings organisiert werden.

Hauptlauf

Während des Seetransports muss laufend der ETA Termin überprüft werden.
Spätestens 7 Tage vor Schiffsankunft wird an die zuständige Reederei der Freistellungsauftrag gesendet werden.

Der Freistellungsauftrag dient dazu,

• dass die zuständige Reederei die Container freistellt.
• dass der genannte Nachlauf-Operator die Container übernehmen darf.
• dass die Reederei weiß, in welchem Depot der Container zurückgegeben wird.

Zur einfacheren Zuordnung im Betreff die B/L Nr., Order Nr. sowie Vessel und Voyage Nr. angeben.

Nach Ankunft im Port of Destination (POD) muss das ATA Datum im SHPMT eingetragen werden.

Nachlauf

Ca. 7 Tage vor Schiffsankunft wird bei Weitergabe an Dritte ein Transportauftrag geschickt.

Der Transportauftrag dient dazu,

• dass Operator informiert wird, in welchem Terminal die Import Container ankommen.
• dass Operator frühzeitig die Abnahme einplanen bzw. buchen kann.
• dass Operator weiß, wo verzollt werden muss.
• dass Operator weiß, wohin die Ware geliefert werden muss.
• dass Operator weiß, wo der Leercontainer retourniert werden muss.

Zur Verzollung müssen immer frühzeitig die notwendigen Papiere und Kosten an den Zollpartner übermittelt werden.
Vor Zustellung muss mit dem Empfänger wegen Termin Rücksprache gehalten werden.

Anmerkung:

Der Container darf nach Ankunft nur kurz im Hafen kostenlos stehen bleiben, danach fallen Demurrage-Kosten an. Die Freizeiten sind je Hafen unterschiedlich (Auskunft gibt Hafenbertreiber oder Reederei) als Richtwert gelten für BX ca. 3 Tage, für Reefer 1 Tag und Gefahrengut ebenfalls 1 Tag. Dieser Umstand ist bei der Beauftragung des Nachlaufdienstleisters zu berücksichtigen, damit eine zeitgerechte Abholung organisiert werden kann.

Verantwortlicher

Hermann Geier