Lenkung Dokumente und Daten

Diese Verfahrensanweisung bestimmt und regelt die Eindeutigkeit aller Anweisungen und Unterlagen des Qualitätsmanagements.

Fakten

Lenkung ist ein Sammelbegriff für die Erstellung, Änderung, eindeutige Kennzeichnung, Prüfung, Freigabe, Verteilung und Archivierung von Dokumenten im Qualitätsmanagementsystem.

Festlegungen für Dokumente

Verfahrensablauf - Herausgabe von neuen Dokumenten

Alle neuen Dokumente sind gelenkt, d.h. eine eindeutige Zuordnung ist durch Versionsnummer und Gültigkeitsbeginn auf dem QM-Dokument sichergestellt.

(1) Ordnungsgemäß erstellen (eindeutig kennzeichnen - mit Versionsnummer und Datum)
(2) prüfen (festgelegter Fachverantwortliche)
(3) freigeben (festgelegter Fachverantwortliche)
(4) weiterleiten des erstellten Dokuments an die entspre­chenden Arbeitsplätze
(5) austauschen - die abgelaufene und ungültige Unterlagen ist zu vernichten oder eindeutig als ungültig markiert zu archivieren

Verfahrensablauf - Änderung von neuen Dokumenten

Bei einer inhaltlichen Abänderung eines QM-Dokumentes ist das Dokument mit einer neuen Versionsnummer und neuem Gültigkeitsbeginn herauszugeben.

Festlegungen zur Archivierung von Dokumenten

Im Wiki befinden sich alle Dokumente in der jeweils gültigen Version.
Es sind nur diese zuverlässig aktuellen Dokumente zu verwenden!
Eine lokalke Speicherung von Wiki-Dokumenten und deren Verwendung ist zu unterlassen!

Bei Entsorgung sind alle sensiblen Dokumente zu schreddern

Alle auf Papier ausgedruckten Dokumente mit vertraulichen Inhalten sind unleserlich zu machen, entweder durch Verwendung von Reißwolf/Aktenschredder oder durch Zerreißen in unleserliche Kleinteile.

• bei Kleinmengen kommen Schredder (Buchhaltung / Geschäftsleitung etc.) zur Anwendung.

• bei Räumung Altakten aus dem Archiv, erfolgt die Entsorgung über ein zertifizertes Entsorgungsunternehmen. Bestätigungen über entsorgte Akten werden in der Buchhaltung abgelegt.

Datensicherheit

Der sichere Umgang mit Dokumenten jeder Art ist mit unterschriebener IT Verpflichtungserklärung bei Dienstantritt geregelt.

Verantwortlicher

Frank Göbels